Виділення путівок на харчування та створення замовлення на поїздки є загальною частиною роботи асистентів.
Хоча ця діяльність підпадає під економічний відділ, "піпетка" з розрахунками та заповненням таблиць часто залишається за помічниками. Кожен асистент, який відповідає за правильність оформлених квитків на харчування та виплат на проїзд, повинен: знати законодавство. Не покладайтесь лише на різні дискусійні форуми, тому що інформація там може бути не актуальною чи правдивою. Можна, звичайно, проконсультуватися, але завжди потрібно перевірити пораду та обґрунтувати її конкретним законодавством. Ні в якому разі не слід розглядати розмови кілька років тому. Закони занадто часто змінюються в нашій державі. Уважно стежте за тими, хто пов’язаний з вашою роботою. Ви завжди будете на крок попереду.
Детальніше про книгу ТУТ
Переходимо до теми харчування та подорожей.
Інформація для початківців асистентів: Сума, розрахована в проїзному наказі, - це допомога на проїзд, розмовно «дієта». Працівники отримують дієти замість ваучерів на їжу, коли вони їдуть у відрядження (наприклад, службова поїздка до клієнта або зустріч). Допомога на проїзд може включати різні предмети, не тільки харчування. Їх сума залежить головним чином від кількості годин відрядження. Не в кожну поїздку працівник автоматично отримує дієти.
Щоб говорити про "мандрівників", необхідно всебічно розглянути питання харчування, тобто зрозуміти розподіл ваучерів на їжу. Основним документом є Трудовий кодекс, § 152:
(1) Роботодавець зобов'язаний забезпечувати працівників харчуванням у всіх змінах відповідно до принципів правильного харчування безпосередньо на робочому місці або поблизу нього; роботодавець або агентство з тимчасової зайнятості також має це зобов'язання щодо тимчасово призначеного працівника. Він не має цього зобов'язання щодо працівників, відряджених у відрядження, за винятком працівників, відряджених у відрядження, які працювали більше чотирьох годин на своєму звичайному робочому місці. Зобов'язання роботодавця, викладене в першому реченні, не поширюється на працівників, які виконують роботу в інтересах суспільства за кордоном.
Іншим важливим документом є спеціальний регламент, який стосується як ваучерів на харчування, так і грошових витрат на проїзд. З 1 липня 2019 року набирає чинності новий Захід щодо кількості їжі, згідно з яким сХарчування для часових поясів:
(a) 5,10 євро за часовий пояс від 5 до 12 годин,
(b) 7,60 євро за часовий пояс, що перевищує 12 годин до 18 годин,
(c) 11,60 євро за часовий пояс, що перевищує 18 годин.
З вищезазначених норм випливає, що ваучери на їжу повинні надаватися в мінімальній сумі 75% від суми 5,10 євро, що означає, що ви не можете отримати квиток на харчування меншим ніж 3,83 євро і в той же час не вище 5,10 євро. У той же час необхідно знати, що компанії можуть відшкодувати працівникам весь квиток на харчування (це вигода, що виходить за рамки закону), або лише його частину, як визначено в пункті 3 статті 152 КЗпП.:
Роботодавець повинен внести страву, передбачену в пункті 2, у розмірі щонайменше 55% від ціни страви, але не більше ніж за кожну їжу до кількості 55% їжі, наданої під час відрядження, що триває Від 5 до 12 годин.
Це означає, що якщо ми отримаємо квиток на харчування на суму 3,83 євро, компанія відшкодує нам мінімум 55%, тобто 2,11 євро та максимум 2,81 євро (55% від 5,10 євро). Скільки вирішити, залежить від роботодавця. З фонду оплати праці компанії можуть вирахувати різницю між вартістю квитка на харчування та сумою, внесеною роботодавцем.
Інший приклад: компанія вирішує видати працівникам ваучери на харчування в розмірі 4 євро. Але це лише мінімально сприятиме цьому, тобто 55% від суми 4 євро = 2,20 євро. Решта 1,80 євро буде віднята з чистої зарплати працівників. Можливо, у вас також є такий предмет у вашій платіжній квитанції.
Повернемося до Трудового кодексу:
Працівник, який виконує роботу більше чотирьох годин у рамках робочої зміни, має право на харчування. Якщо робоча зміна триває більше 11 годин, роботодавець може домовитись про надання іншого гарячого основного харчування. Він не має цього зобов'язання щодо працівників, відряджених у відрядження, за винятком працівників, відряджених у відрядження, які працювали більше чотирьох годин на своєму звичайному робочому місці.
Якщо ви працюєте понаднормово і живете на роботі більше 11 годин, ви можете отримати два квитки на їжу на цей день. Однак це не вимагається, це лише добра воля роботодавця.
Правильна асистентка ніколи не просить вища зарплата своїх колег. Однак він може говорити в таких деталях, які будуть вигідні людям і компанії. Співробітники отримають щось додаткове, і компанія не зіпсує компанії кілька євро фінансово. Можливо, начальник буде протестувати проти того, що "ті хлопці взагалі не можуть розлучитися на роботі", то навіщо він їм щось додаткове. Багато людей вдячні за такі дрібниці, і підхід роботодавця відобразиться на результатах їх роботи.
Багато разів трапляється, що відрядження триває 4 години 55 хвилин. Коли ви додаєте туди ці 5 хвилин, працівник отримує вищу норму їжі. (Остерігайтеся спекулянтів, які навмисно пишуть більше годин, їх потрібно швидко орієнтувати. Чесний працівник завжди запише точну тривалість поїздки, і це слід оцінити.) Помічники, я не раджу вам брехати засоби. По-перше, запитайте у начальника, чи можете ви час від часу додавати відсутні 5 хвилин, щоб зробити його зручнішим для працівника. Серцем також потрібно користуватися під час роботи. Вам також може знадобитися трохи від цього працівника, і він із задоволенням зробить це за вас. Або бажаючих прийти на роботу в суботу. Доступ до людей дуже важливий.
Зазвичай відходи переробляються в компаніях у попередньому місяці. Письмове розпорядження про розміщення працівника слід дати заздалегідь, але не кожна компанія насправді це робить. Ви можете знайти відповідну інформацію в законі або на веб-сайті Міністерства праці та соціальних справ .
Більшість компаній використовують економічне програмне забезпечення для мандрівників. Програма запитає у вас усі необхідні дані (дати, час, тип транспортного засобу, витрата палива.) І сама розрахує витрати на проїзд. На деяких підприємствах ви можете зустріти замовлення на поїздки в Excel. У цьому випадку можна порівняти точність таблиць типова форма для проїзних замовлень. Якщо вам не подобається спосіб компанії створювати мандрівників, зверніться до економічного відділу. Якщо вам соромно щось запитувати на роботі, у нас є анонімний консультативний центр:)
Прийшовши на нову роботу, ви, мабуть, будете спиратися на існуючий порядок денний, і ви зможете легко озирнутися назад до того, що рахувалося, як очікувалося. Ніколи не копіюйте без перевірки, оскільки попередній помічник міг допустити помилки. Ви завжди повинні розуміти, чому мандрівник робиться таким, яким він є, а не просто копіювати те, що ви не розумієте.
Закон про компенсацію проїзду має пряме відношення до Трудового кодексу.
Закон про компенсацію подорожей розрізняє внутрішні та закордонні відрядження. В обох випадках слід враховувати, чи використовував працівник службовий автомобіль чи власний транспортний засіб.
Давайте спочатку розглянемо ділові поїздки по Словацькій Республіці.
Приклад 1:
Працівник прийшов на роботу о 7:00 ранку. О 9:00 він відправився на ділову зустріч до Словацької Республіки на службовому автомобілі. Він повернувся до компанії о 13:00 і працював у своєму кабінеті до 15:30.
Оскільки він перебував лише на території Словацької Республіки, а поїздка тривала разом менше 5 годин, надбавки на проїзд не враховуються (не має права на них). Працівник отримає лише квиток на харчування або забезпечить його харчуванням, як і в інші дні, коли він не збирається у відрядження.
Якби він повернувся із засідання о 14:00, він би вже мав право на страву в розмірі 5,10 євро, оскільки згідно із Заходом на харчування, він потрапляв би в діапазон часу 5-12 годин.
Приклад 2:
Працівник прийшов на роботу о 7:00 ранку. О 9:00 він відправився на ділову зустріч до Словацької Республіки на службовому автомобілі. Він повернувся до компанії о 14:00 і працював у своєму кабінеті до 17:00.
Що це значить? Він був у відрядженні 5 годин, тобто потрапляє в зону, яка має право на компенсацію за проїзд у розмірі 5,10 євро. Крім того, він працював 2 години вранці та 3 години вдень на своєму звичайному робочому місці, що більше 4 годин передбачено КЗпП, тому працівник також має право на квиток на харчування на цей день.
Слід також мати на увазі, що обідня перерва не включається до робочого часу (винятки наведені в § 91 КЗпП). Це означає, що якщо хтось має робочий час з 7:00 до 15:30, він працює 8,5 години на роботі, але насправді працює 8 годин і рівно 8 годин, які заплатив.
Перерви на роботі обов’язкові відповідно до пункту 91 Кодексу законів про працю, пункт 1: Роботодавець зобов'язаний надати працівникові, робоча зміна якого перевищує шість годин, перерву для відпочинку та прийому їжі тривалістю 30 хвилин. У пункті 4 далі йдеться: Перерви для відпочинку та їжі не передбачаються на початку та в кінці зміни.
Наш працівник справді був 10 годин на роботі, але зараховує 9,5 години.
Приклад 3:
Працівник прибув на роботу 30 серпня 2019 року о 7:00 ранку. О 7:30 він відправився у відрядження до Чехії на власному автомобілі. Він перетнув чеський кордон о 8:15. Він прибув до місця призначення о 8:40 і почав виконувати свою роботу (наприклад, чистити кондиціонер клієнта). О 10:00 він закінчив, сів у машину, перетнув кордон о 10:20 та об 11:00 він знову у компанії. Потім він залишався на своєму звичайному робочому місці в майстерні до 15:30.
Працівник має право на прийом їжі, оскільки він перебував на своєму звичайному робочому місці протягом 0,5 години вранці та 4,5 години після повернення з Чехії. Незважаючи на те, що ми вираховуємо обідню перерву, він все одно вважає, що пропрацював 4,5 години на робочому місці.
Іноземна відрядження розраховується за час перебування поза Словацькою Республікою - Закон про компенсацію проїзду, § 13, пункти 1 та 4:
Харчування в євро або в іноземній валюті визначається залежно від тривалості закордонної відрядження за межами території Словацької Республіки в календарний день, тоді як тривалість закордонної відрядження за межами території Словацької Республіки ділиться на час зон
(a) протягом 6 годин включно,
б) від 6 до 12 годин,
в) понад 12 годин.
Якщо закордонна відрядження за межі території Словацької Республіки триває календарний день
а) протягом 6 годин включно працівник має право на надбавку за харчування у розмірі 25% від базової норми харчування,
б) протягом від 6 до 12 годин працівник має право на надбавку за харчування у розмірі 50% від базової норми харчування,
в) протягом 12 годин працівник має право на надбавку за харчування у розмірі базової норми харчування.
А тепер повернімося до нашого працівника. Він був у Чехії з 8:15 до 10:20, а це дві години п’ять хвилин. Тому він потрапляє в перший часовий пояс. Базова ставка за вищевказаним показником становить 600 крон. Оскільки ми платимо працівникові в євро, нам потрібно з’ясувати курс ЄЦБ з дня відрядження. Увага - якщо закордонна відрядження триває два дні (що триває в понеділок, а повернеться у вівторок), курс розраховується на всю відрядження з вівторка. Наприклад, тут можна знайти курси обміну CZK/EUR .
30 серпня 2019 року курс чеських крон/євро становив 25,914.
600: 25,914 = 23,15 євро
23,15 х 0,25 = 5,79 євро
Під час відрядження за кордон роботодавець може надати працівникові, крім допомоги на харчування, ще й т. Зв кишенькові гроші до 40% від норми харчування, на яку він має право (Розділ 14 Закону про допомогу на проїзд).
Скажімо, ми хочемо дати нашому працівникові кишенькові гроші в повному обсязі, тому ми розраховуємо 5,79 х 0,40 = 2,32 євро.
Отже, харчування та допомога становлять 8,11 євро.
Але це ще не все. Цей наш працівник поїхав до Чехії на власному автомобілі, бо компанія якраз була на службі. Ми попросимо у нього технічну ліцензію та блокування заправки від 30.8.2019. Якщо блоку немає, ми повинні знайти тут середню ціну палива, наприклад .
Середня ціна дизеля у 35-му КТ 2019 становила 1,203 євро.
Крім того, нам потрібно знати Захід щодо розмірів базової компенсації за використання дорожніх автотранспортних засобів у відрядженнях, згідно з якою розмір базової компенсації за кожен 1 км проїзду за
(a) одноколійні транспортні засоби та триколісні велосипеди становлять 0,053 євро,
(b) пасажирські дорожні моторні транспортні засоби становлять 0,193 євро.
За цією формулою ви правильно розрахуєте компенсацію за користування приватним транспортним засобом:
(загальна кількість км х витрата літрів/1 км х ціна палива на 1 літр) + (загальна кількість км х 0,193) =
Витрата палива на 100 км вказана в технічному паспорті, наприклад 5,6 л/100 км. Ми повинні підставити витрату на 1 км, тобто 0,056 літра, у формулу. Детально питання споживання розглядається в § 7, пункт 6 Закону про компенсацію проїзду.
Повернемося до нашого працівника. Скажімо, він проїхав туди і назад 200 км разом. Розраховуються кілометри від місця роботи у Словацькій Республіці до місця призначення в Чехії та назад. Якщо ви не ввели статус свого тахометра, вам потрібна допомога в пошуку маршруту на карті .
Заміни у формулу: (200 x 0,056 x 1,203) + (200 x 0,193) = 13,47 + 38,60 = 52,07 євро.
Отже, ціле замовлення на подорож буде мати вартість 60,18 євро. З них витрати на харчування складають 5,79 євро, кишенькові гроші 2,32 євро, а витрати на проїзд 52,07 євро.
У виняткових випадках вам також можуть знадобитися інші юридичні документи в цій галузі. Це конкретні ситуації, які я зараз не буду розглядати. За звичайною практикою асистента, вищезазначених правил буде достатньо для того, щоб ви стали професіоналом з питань харчування та дорожніх витрат. Наголошую, що їх справді потрібно читати, оскільки вони мають справу із ситуаціями, які неможливо висвітлити в одній статті.
оновлення: 6.9.2019
фото: стрелок