Майже всі зараз пишуть десятки електронних листів. Кожен із вас щодня отримує ще більше листів. Ти добре знаєш, скільки таких електронних листів ти навіть не читаєш, бо на перший погляд вони здаються безглуздими, нудними чи марними. Але те саме може трапитися з вами - ваша електронна пошта також може перейти прямо до сміття. Чи знаєте ви, як зв’язатися з одержувачем, щоб той прочитав ваші електронні листи? Давайте розглянемо кілька символів, які допоможуть вам писати цікаві електронні листи.
1. Будьте професіоналом
Створіть серйозну електронну адресу, що складається з вашого імені та прізвища або якоїсь відповідної абревіатури. Пишучи, пишіть стислий предмет, максимум 7 слів, що описують суть листування. Це забезпечить найголовніше - увагу людини, якій ви надсилаєте електронне повідомлення.
2. Виберіть відповідну адресу
Кожне спілкування повинно починатися з адреси та, якщо потрібно, емпатичної адреси. Уникайте великої кількості смайликів.
3. Перейдіть до справи зараз
Поясніть якомога коротше, чому ви пишете цій людині. Використовуйте маркери, різні розміри та стилі шрифту, щоб зробити текст максимально чітким.
Шановний пане Новак,
Я знаю, що ви зараз готуєтесь до важкої зустрічі, тому я буду коротким. Я пишу вам у зв’язку.
4. Не використовуйте відкритих питань занадто часто
Правильно:
Я думаю, що найкращий час для змагань - п’ятниця, 10 червня 2016 року. Якщо ви не згодні, вкажіть причини.
Неправильно:
Як ви думаєте, коли нам слід проводити конкурс?
5. Будьте приємними
Не просто пишіть, коли щось вам потрібно. Будьте сприйнятливі і порадуйте колегу чи знайомого приємним посиланням. Ваше спілкування підніметься на рівень вище. Наприклад: Я думав про ваш новий проект. Я думаю, що цей ресурс може бути вам корисний.
6. Будьте гранично лаконічні
Це не завжди можливо, але по можливості намагайтеся висловитись 2-3 реченнями. Якщо у вас проблема, коротко висловіться, краще зателефонуйте.
7. Запам’ятайте - спочатку похвала, потім критика
Завжди краще починати з кращого, тобто позитивного відгуку. Тільки тоді будь критичним. Наприклад: Ми дуже цінуємо вашу працю для нас. Але є ще кілька речей, які потрібно покращити. Будь ласка, дивіться наші коментарі нижче.
8. Закінчіть електронний лист чимось приємним
Наприклад, дайте людині зрозуміти, що ви чекаєте відповіді, наприклад, фразою: Я з нетерпінням чекаю вашої відповіді.
9. Не забудьте підписати
Електронний лист повинен містити ваш контакт у правильному форматі:
10. Пара з радістю робить висновок
Зберігайте справу у своїх, своїх, вас, вас, вас. Також до абзаців додайте порожні рядки, щоб зробити текст чіткішим. Зверніть увагу на правопис. Якщо ви пишете представникам компаній, державні установи, політики, професори, звертайтесь до них відповідно до їх функції.