безкоштовна

Зараз в Інтернеті великий порив. Навіть великі компанії докладають серйозних зусиль, щоб примножити існуючу інфраструктуру системи спільної роботи в Інтернеті, яка раніше була розрахована на X людей, але зараз на це в основному є гроші. Але як щодо шкіл, некомерційних організацій, менших підприємств?

Хороша новина полягає в тому, що існує безліч компаній, які працюють із системами колективної роботи, розробленими для того, щоб дозволити компанії чи організації працювати в режимі реального часу, спілкуватися між собою, відстежувати свої завдання та зберігати свої файли в Інтернеті. Ще кращою новиною є те, що, хоча ці компанії, як правило, мають обмежену функціональність, вони готові віддати її безкоштовно.

Ось одна із систем колективної роботи, яку ми використовуємо

Ми використовуємо дві такі системи для нашої служби мовлення та роботи нашої служби медіа та контенту для наших клієнтів протягом декількох років. Почнемо з того, що ви можете використовувати для безкоштовного управління та контролю роботи мережі невеликої компанії, з інтерфейсом спільної роботи, бібліотекою документів, управлінням завданнями, загальним календарем, чатом, конференц-дзвінком. Працює на ПК, Mac OS, браузері чи додатку, мобільному телефоні, планшеті, ноутбуці.

Це Samepage, групово-орієнтований інтерфейс співпраці. Зареєструйтесь і запустіть його приблизно через півгодини, і ви отримаєте ефективну систему колективної роботи безкоштовно. (Немає афілійованого посилання, ми цим не заробляємо) Зазвичай, як і в будь-якій командній роботі, вам потрібна команда. Після реєстрації (я зауважую, ви отримаєте 15-денну версію Pro, яка зараз не має великого значення, я покажу вам безкоштовну функціональність), ви можете почати будувати свою команду, а потім працювати вдома, не виходячи з домашній офіс.

Початок роботи - Групи колективної роботи на тій самій сторінці

На основі 3-річного досвіду ми розробили, яку функцію ми використовуємо, і на основі якої варто групувати користувачів. Я вважаю, що першим кроком для вас має стати групування людей: створіть групи, які повинні працювати разом. У нашому випадку ми зазвичай групуємось за нашою діяльністю, але є винятки, наприклад, для великих проектів, де нам довелося додати всю свою діяльність. З вами все може бути проектно-орієнтованим, але я знаю когось, хто використовує лише чудову спільну команду "Усі". Отже, ми маємо такі команди:

Ви можете створити команди, натиснувши піктограму Команди у вертикальній зеленій панелі меню ліворуч, а потім кнопку Нова команда. Якщо ви використовуєте Samepage вперше, непогано також запросити членів групи до групи. Для цього потрібно ввести свою електронну адресу. Ви можете вибрати з існуючих пізніше (або якщо у вас уже додано користувачів). Ви можете працювати з будь-якою кількістю учасників та будь-якою кількістю груп у безкоштовній версії та навіть надати доступ стороннім, щоб, скажімо, ваш клієнт міг стежити за ходом проекту. Якщо ви ще не впевнені, хто працює в групі, звичайно, ви можете запросити (і, звичайно, видалити) людей приєднатися до групи пізніше, клацнувши правою кнопкою миші на членах команди вгорі. Якщо вам це потрібно, ви можете створити підгрупи в командах (підгрупа)

Як працювати зі своєю командою над цим спільним інтерфейсом?

Якщо ви прочитали цю статтю, ви відповісте на це питання. Звичайно, немає двох подібних компаній, які мають робочий процес. Я покажу вам, як використовувати цю онлайн-систему в галузі телевізійних програм, намагаючись дати натхнення та ідеї щодо того, що і як використовувати. Ми використовуємо майже всі безкоштовні функції вже кілька років.

Ось як це допомагає створити шоу в колективній роботі Samepage

Що стосується роботи системи, давайте подивимося, як з нами виготовляється журнал Sportlövő. У шоу зазвичай є 5-6 ролей співробітників, які ведуть трансляцію. Давайте подивимось, як це буде у нас.

Команда виробництва журналу включає членів групи, які беруть участь у виробництві програм. Однією з основних функцій системи є великий загальнодоступний онлайн-документ, точніше сторінка (звідси і назва, оскільки всі ми працюємо на одній сторінці = одній сторінці), на якій може писати кожен. Ми управляємо кожною трансляцією на рівні проекту, тому маємо по одному такому документу на трансляцію. У цьому випадку січневий журнал Sportlövő. Такі документи можна створювати в необмеженій кількості, а на сторінці можна упакувати багато речей, починаючи від тексту, вмісту електронних таблиць, закінчуючи записами календаря, завдань, вмісту відео та зображень тощо ...

Нам потрібно було мати інформацію про виробництво та персонал в одному місці, і керівник виробництва міг працювати з редакторами, операторами, редактором, і інформація про всіх була б легкодоступною, а всі зміни можна було б відстежувати в режимі реального часу на ПК, Mac, Android, iPhone . Так виглядає сторінка 25-го шоу журналу "Спортивний стрілок".

Окрім таблиці та тексту, ми розміщуємо обертання на вкладці трансляції як записи календаря, тут завантажуємо файли, напр. дозволу на ротацію, ми розміщуємо виробничі завдання на одному аркуші, поточний стан яких також можна відстежувати в режимі реального часу. Вони видимі та доступні кожному. (У безкоштовній версії немає різних дозволів)

Щоденне спілкування в команді

Щоденне спілкування здебільшого здійснюється за допомогою функції чату, яка не пропускається, яка працює на двох рівнях:

  • З одного боку, для кожної команди або спільного чату, в якому даний відділ підтримує загальний контакт. Хоча командний чат, але, можливо, варто виділити велику групу «Усі», де всі бачать все. Я думаю, що це може бути використано здебільшого для спільних оголошень та запрошень компаній.
  • Крім того, кожна Dokumetum (сторінка) має окремий чат, в якому відбувається спілкування, пов’язане з даною програмою. Варто заздалегідь розібратися і розділити те, про що ви пишете, щоб потім не мати хаосу. Зараз працюють основні функції чату: згадка, смайлик, вкладення.

Також основним інструментом спілкування є голосові або відеодзвінки, якими ми рідко користуємось, але в поточній ситуації, скажімо, роблячи нотатки разом або використовуючи документ Team у режимі презентації, ви можете розпочати корпоративну конференцію одним клацанням миші.

Вкладка "Завдання", "Події", "Файли" для команди містить усі завдання команди, події календаря та файли (включаючи ті, що не на загальній вкладці). Ці подання допомагають узагальнити та переміщатися між ними за допомогою різних сортувань та фільтрів.

Швидкі перегляди системи колективної роботи Samepage

Коли ви входите в систему, на вас чекає фрагмент та інтерфейс швидкої навігації з підсумком непрочитаних записів Вхідні, Завдання та Календар та переліком команд та місць, які можуть вас зацікавити. Кнопки в зеленому полі ліворуч мають подібну орієнтацію, з тією різницею, що ми можемо бачити там вміст про нас, наприклад наші власні завдання та календар. Inbox логічно збирає те, що відбулося нещодавно. Це дає хороший огляд того, що сталося, записів без відповіді. Наведення курсору миші на маленьку крапку дозволить швидко зрозуміти історію чату, тож, припустимо, ви можете побачити не лише останній запис у чаті, але й всю розмову.

Інтернет-інтерфейс колективної роботи Samepage також безкоштовно постачається з повнофункціональною програмою для робочого столу для ПК, яка краще використовує ресурси вашої машини та працює навіть за відсутності Інтернету, хоча вам потрібно синхронізувати для оновлення, тобто як слід очікувати в цьому випадку. Мобільна версія для Android та iPhone працює добре, все працює як слід. За допомогою правильних налаштувань безпеки та сповіщень він може працювати у фоновому режимі, вміст можна змінювати в режимі реального часу, чат також швидкий, аудіо- та відеодзвінки не перериваються, хоча це, очевидно, питання якості Інтернету.

Яку систему колективної роботи ми отримуємо безкоштовно?

Як мікропідприємство, ми раді працювати з безкоштовною версією, вона виконує свою роботу в щоденному спілкуванні. Мені подобається, що за останні роки розробники зняли ряд обмежень. У нас більше немає максимальної кількості користувачів та загальних сторінок, і ми не пропускаємо встановлення рівнів доступу до файлів. Можливо, 2 Гб пам’яті може швидко закінчитися, але це може бути доповнено великою кількістю хороших хмарних сховищ. Варто зазначити, що у безкоштовній версії немає необмеженого часу журналу, і ви можете шукати лише останні 30 днів. Загалом, добре налаштована корисна система міні-корпоративного управління доступна кожному, кому потрібно дистанційно працювати зі своєю командою.

До речі, найбільшим уроком для нас було те, що вам потрібно переосмислити процеси вашої компанії, перш ніж почати використовувати інтерфейс онлайн-співпраці для будь-якої системи. Суть полягає в тому, щоб подумати зараз про те, як працює ваша компанія, і як така система співпраці в команді могла б це підтримати. Не робіть нічого взагалі, оскільки є функція, але навпаки: існуючий процес повинен підтримуватися Samepage. Однак важливо (для будь-якої системи), якщо ви починаєте користуватися нею, то робіть це послідовно. Не майте чату на Facebook, знайдіть MammutMail змішаним, оскільки ви не зможете контролювати, як це працює.

На жаль, світ переповнений суфіксальними рішеннями, «спільними» обліковими записами Gmail та іншими системами, яким багато людей знають свої імена користувачів та паролі, але є багато «невіглаських відправників» або «не можуть знайти відправників» знову, або людей, які лише знати WeTransfer або “хіба я не міг би перерахувати, вони, безумовно, спричинять хаос і непростежуваність у довгостроковій перспективі, не кажучи вже про безпеку даних.

Не забудьте пам’ятати, що якщо ви почнете користуватися ним - лише через вірусологічну ситуацію - що станеться, коли робота на дистанції більше не є обов’язковою. Чи можете ви повернутися або хочете відступити. Чи виростеш, а потім зможеш за це заплатити.

Бажаю тобі хорошого домашнього офісу

Ласло Пелі
Пеліком Медіа
керуючий виробництвом