вдома

Даша Спільєрова дала інтерв’ю TV Markíza про те, як налаштуватися на довгий несподіваний домашній офіс, що слід (не) робити менеджерам та як встановити час, коли багато хто також має справу із щоденним співіснуванням з дітьми в контексті ефективності роботи.

Копія статті також тут:

Багато компаній можуть зрозуміти, що деякі працівники ефективніші, якщо працюють вдома.

Багато людей перебувають у примусовому домашньому офісі більше місяця, і досі незрозуміло, скільки триватиме ця ситуація. За словами тренера Даші Спільєрової, неймовірно, як компанії та держава не були готові до кризової ситуації. На думку експерта, такі моменти виявляють чесноти, але і пороки.

Він вважає, що компанії будуть вчитися на ситуації, і деякі можуть запровадити часткову роботу вдома навіть після епідемії. Це може особливо стосуватися батьків маленьких дітей, які сьогодні демонструють високий рівень ефективності.

В інтерв’ю ви також можете прочитати:
Як працювати вдома якомога ефективніше
Як спланувати день з дитиною
Чи будуть компанії впроваджувати домашній офіс навіть після закінчення епідемії
Як компанії повинні готуватися до несподіваних ситуацій
Як розслабитися

Це буде повільний місяць, оскільки багато хто з нас опинився у примусовому домашньому офісі. Ми перебуваємо на стадії, коли більшість людей звикли до цього, або це пройшло нестерпно довго?

На цьому етапі повного переплетення роботи, особистого та сімейного життя більшість людей, які працюють вдома, вже починають створювати новий ритм, структуру та ритуали функціонування домашнього офісу. Це починається зі створення оптимального фізичного середовища під час роботи вдома, через управління власним часом та завданнями, до створення правил ефективної роботи з вашим керівником та колегами. Це призводить до більшої особистої ефективності та продуктивності. З іншого боку, затяжна незахищеність і усвідомлення того, що це буде недовго, забирають нашу емоційну стійкість. Люди відчувають потребу набирати розумової енергії протягом наступних днів та тижнів, щоб уникнути закінчення ресурсів.

Існує максимальний обмеження часу, яке ви рекомендуєте людині проводити в домашньому офісі без перерви?

Це не можна узагальнити. На максимальний час домашнього офісу, яким працівник може добре керувати, значний вплив має тип діяльності, корпоративна культура, сімейне походження та, нарешті, але не менш важливе, особистість. За звичайних, не сьогоднішніх пандемічних обставин, багато працівників роками мають позитивний досвід роботи в домашньому офісі. Для багатьох саме їх вибір та бажаний режим роботи вони не хочуть змінювати. Однією з переваг компаній, яку високо оцінили працівники в недалекому минулому, був частковий домашній офіс.

Однак існували принципові відмінності. Персонал, який працював вдома протягом дня, не займався питаннями, як працевлаштувати дітей, як зробити їх викладачем за сумісництвом, і, зокрема, вони знали, що після роботи вони вийдуть з дому на прогулянку, на культуру, займатися спортом або для зустрічі з друзями. Ці умови зробили роботу вдома привабливою. Зараз це не так, саме тому, що після домашнього офісу залишається лише дім. Крім того, раніше компанії мали достатньо часу, щоб забезпечити працівників домашнього офісу необхідними технологіями, навичками, встановити очікування, способом спілкування та способом оцінки виконання завдань. У сучасній ситуації все відбувається "на льоту", часто методом випробувань і помилок.

Я думаю, що більшість людей витримають це стільки часу, скільки це потрібно, але за умови, що менеджери у співпраці з підрозділами управління персоналом оцінюють досвід та гнучко встановлюють комунікації та очікування для співробітників, щоб це могло бути індивідуально керованим для них. На сьогоднішній день у компаніях вже значне переважання співробітників, які піклуються про якість їх роботи, спільних результатах та успіху, тому необхідно слухати їх, підтримувати та встановлювати разом з ними правила роботи тимчасового домашнього офісу .

Вдома працівника можна відвернути на що завгодно, бо ніхто не дивиться. Як працювати максимально ефективно?

Деякі дослідження говорять, що до 70 відсотків джерел втручання викликані нами самими. Наш розум тікає, ми раптом думаємо зробити щось незаплановане. Коли нам доводиться робити щось, чого ми не хочемо робити, ми також можемо витерти пил з квітів. Це допомагає ефективності складати реалістичні щоденні та тижневі плани. Розділіть завдання на ті, що вимагають 100-відсоткової уваги, і заплануйте їх, коли мене не турбують. Навпаки, ми можемо планувати менш вимогливі завдання до часу доби, коли порушення є більш імовірним.

Корисно також під час роботи вдома, коли потрібні неробочі завдання, розділити більші завдання на менші. Наприклад, замість: Я пишу повідомлення від… сплануйте свій перший крок: я окреслю, що буде містити звіт. Це більш реалістично, мотивує і підвищує мою впевненість у собі, адже я вже бачу, що виконала деякі зобов’язання, і це вимиває гормони, що підтримують гарний настрій.

Що стосується методів ефективності, я рекомендую один простий, який працює. Він відомий як техніка Помодоро (відповідно до хвилинного годинника для приготування їжі у формі помідора, примітка редактора).. Він складається з встановлення часу, оптимально 25 хвилин, коли я буду напружено працювати, а потім робити п’ятихвилинні перерви, коли я нічого не роблю або перевіряю телефон. В оптимальному варіанті я повторюю 25-хвилинний інтервал ще тричі і роблю довшу перерву. Якщо комусь це здається багато, я рекомендую спробувати хоча б принцип виміряних коротких інтервалів концентрації з винагородою за перерву.

Щодня працівник повинен бути готовий працювати з усім, що він робить у звичайний робочий день, навіть незважаючи на те, що він не виходить з квартири або в порядку, якщо приєднується до роботи з ліжка.?

Збереження звичок та ритуалів, як у стандартному режимі, і надання чіткого розпорядку дню сприяє продуктивності та психічному самопочуттю. Це також хороша профілактика проти депресивного настрою. Однак це не означає, що немає людей, особливо у творчих професіях, які також добре працюють з ліжка.

Є професії, які не можна виконувати на сто відсотків з дому за комп’ютером. Тоді ці співробітники можуть почуватися зайвими. Їх менеджер повинен приділяти особливий час спілкуванню з цими працівниками?

Сьогодні менеджери повинні приділяти особливий час індивідуальному спілкуванню з усіма працівниками. Однак їм слід позбутися думки, що вони будуть приймати або створювати загальноприйнятні правила щодо спілкування, а потім просто дотримуватися їх. Вже давно говорять про необхідність індивідуального підходу менеджера до членів його колективу, сьогодні ці слова перейшли з риторичного рівня і стали обов’язком. Менеджер повинен обговорити з кожним членом команди, яка форма та частота спілкування є підтримкою для нього, узгодити очікування щодо ефективності (бажано щотижня), як контролювати та оцінювати їх, як боротися із ситуаціями, якщо справи йдуть не відповідно до планувати і так само.

Що стосується працівників, які можуть лише частково виконувати свою діяльність вдома, я вже знаю про позитивний досвід деяких компаній. Вони приділяли особливий час спілкуванню з цими працівниками та узгоджували з ними важливі для компанії завдання, але поки що не було місця, щоб повністю їм присвятити себе. Це завдання, хоч і дуже важливі для майбутньої успішної операції, але вони не сприймалися як нагальні. Це можуть бути завдання, пов’язані з більш ефективною оцінкою та роботою з даними, створенням систем кращого обслуговування клієнтів, вдосконаленням інноваційних послуг та створенням нових продуктів.

Читайте також: Адвокати радять про все, на що ви маєте право, коли доводиться сидіти вдома.

Компанія планує підготуватися до таких несподіваних кризових ситуацій?

Неймовірно, що ми все ще не готові до нестандартних та кризових ситуацій на індивідуальному, організаційному, а також державному рівні. Після цього досвіду компанії будуть більш відповідально готувати плани управління кризисними ситуаціями з точки зору економічного управління компанією, але ми не можемо припустити, як буде виглядати наступна нестандартна ситуація. У галузі роботи з людським капіталом найважливіше, щоб компанія систематично підтримувала здатність людей мислити креативно та гнучко, діяти ініціативно, щоб менеджери стали людьми з особистою доброчесністю, які мають довіру своїх підлеглих і здатні розвиватися їх потенціал.

Якщо компанія залучає морально інтегрованих та компетентних людей, які хочуть вчитися, готові отримувати відгуки та критично переосмислювати свою поведінку, тоді я смію стверджувати, що така компанія може впоратися з будь-якою кризою. У своїй роботі я маю можливість брати участь у тому, як команди розглядають кризові ситуації, і я можу сказати, що управлінські команди часто стикаються з несподіваними кризовими ситуаціями і можуть разом продемонструвати чудову здатність впоратися з ними. Це якраз якість зрілих команд, у яких спостерігається ефект синергії, коли команда - це не сума, а множинна здатність людей.

Чи можна керувати дитиною на додаток до домашнього офісу? Працівнику краще визнати начальнику, що він повинен вчитися з дитиною і не встигає працювати?

У цей період для керівника не є гарною стратегією встановлювати очікування, розподіляти завдання і чекати, що якщо у працівника є перешкода, наприклад у формі складної сімейної ситуації, він повідомить про це. Менеджери повинні бути активними з самого початку, визначаючи очікування працівників під час тимчасового домашнього офісу, з’ясовуючи реальне становище своїх людей, умови, в яких вони будуть працювати. Потім разом оцініть їх обмеження та встановіть реалістичні очікування та плани.

Немає сенсу очікувати 100-відсоткової продуктивності від колег, які опікуються двома або більше дітьми під час домашнього офісу. Тому що якщо навіть цей працівник міг їх виконати, використовуючи всі ресурси, то, мабуть, певно, що через два місяці перебування в домашньому офісі такий член команди стане людиною, яка після повернення до нормального стану опиниться на якомусь етапі процесу вигорання . Це залишить пошкодження, які важко відремонтувати на всіх рівнях компанії.

Однак, якщо керівник недостатньо чутливий до цих аспектів і не відкриває тему про конкретні умови праці свого підлеглого, він повинен бути активним працівником. Тобто він повинен відкрити цю тему і реально оцінити свою ситуацію та можливості працевлаштування. Ми повинні не тільки бути чутливими до потреб організації, а й навчитися дбати про себе.

Як пояснити дитині, що нам потрібен спокій на роботі в домашньому офісі, і ми не завжди можемо бути «під рукою»?

Перш за все, я хочу сказати, що я захоплююся тим, що зараз можуть робити батьки мого домашнього офісу, у яких вдома є діти обов’язкової школи та молодші діти, і я знаю, що їм часто доводиться досягати нижчих можливостей. Про те, що мені потрібен період відпочинку для роботи, потрібно поговорити з дитиною, бажано, коли вона спокійна і терпляче пояснює контекст. Зокрема, що це принесе позитивно, якщо буде дотримуватися того, про що ми домовились разом.

Це допомагає залучити дитину до підготовки планів, коли кожен буде виконувати свою роботу, коли буде сприяти веденню домашнього господарства, коли у нас буде більше часу для себе і як ми це виконаємо. Таким чином, дитина також почуватиметься відповідальною за виконання планів. Прикладом у виконанні обіцянок має бути батько. Якщо у дитини є досвід, що якщо він дозволить батькам працювати, то обіцяні йому речі приносять задоволення, тоді він буде охочіший співпрацювати наступного разу. Це просто окупається.

Батько залишається з дитиною вдома в одному домогосподарстві, і обоє несуть свої обов’язки. Краще мати окремий графік і працювати кожен у своїй кімнаті протягом дня, або поєднувати графіки та поєднувати їх?

Це добре, коли бувають випадки, коли і батько, і дитина працюють над своїми обов’язками. Якщо дитина маленька, один з батьків піклується про нього, поки інший працює, а потім вони змінюються через одну-дві години. Тоді непогано виділити час, коли дитина зайнята своєю грою чи відео, або коли бабуся і дідусь залучені в Інтернет. Крім того, кожна сім’я має власні ритуали та звички, і їх потрібно підтримувати в цей час, хоча і різними способами.

У Західній Європі частіше жінки починають працювати порівняно рано після відпустки по вагітності та пологах, але вони, як правило, перебувають у домашньому офісі або неповний робочий день, щоб краще узгодити роботу та сімейне життя. Ви не думаєте, що цю тему почнуть дискутувати більше, коли ми побачимо, що багато компаній порівняно швидко "запустили" систему домашнього офісу?

Я зустрів саме такий досвід зі своїми знайомими та друзями, що домашній офіс та особливості сьогоднішньої ситуації відкрили нові можливості та розвинули нові навички. Це також мій особистий досвід. Коли ситуація змусила мене змінити своє ставлення, я бачу, що багато тренінгів та тренінгів команд можна проводити через онлайн-платформи з великою доданою вартістю, і я повинен визнати, що ще ефективніші.

Я також спостерігаю, як усі недоліки корпоративних зустрічей проявляються в Інтернет-світі, і менеджери змушені працювати над тим, як впорядкувати своє спілкування з командою. Я переконаний, що нові звички та досвід будуть корисними, навіть якщо ми повернемося до роботи в режимі офлайн. Компанії також зареєстрували, що деякі робочі місця або працівники можуть працювати ефективніше через домашній офіс, і компанії вноситимуть відповідні зміни.

Батьки маленьких дітей можуть бути ефективнішими?

Буквально вчора я розмовляв через садовий паркан із сусідкою, яка має трьох дітей обов’язкової школи. Вона оцінила, що коли їй вдалося створити функціональний режим у сім'ї, через три тижні домашній офіс спостерігає, як він може бути ефективнішим у виконанні робочих завдань навіть у порівнянні з класичним функціонуванням.

Навпаки, працівникам, які були створені реактивно, в сенсі "дайте мені завдання, і я його виконаю", зараз складніше. Можливо, так буває, що сучасні часи з різною інтенсивністю виявляють усі чесноти та пороки. Що можна було б приховати, будь то невмотивовані співробітники, некомпетентні та егоцентричні менеджери, компанії без бачення, сьогодні набуває дуже чітких контурів із легко передбачуваними наслідками. І я кажу це з повним усвідомленням того, що багато компаній потрапили в серйозні проблеми абсолютно невинно. Ті, хто має бачення, піклується про співробітників, мають чудові шанси побудувати та успішно розпочати свій бізнес знову, і я вірю в це швидко.

Деякі працівники відчувають проблеми з "відключенням" від роботи та роботи до пізнього вечора. Як вони можуть запобігти цьому?

Важливо усвідомити, що ми не бігаємо спринтом, але потрібно бігти марафон. Тому необхідно подбати про себе, щоб ми не вичерпували всі свої розумові та фізичні ресурси, поки не будемо працювати в нормальному режимі. Тоді ми не зможемо впоратися навіть із стандартними умовами. Одним із перших кроків до вигорання є те, що ми працюємо, хоча ми відчуваємо втому і робота забирає у нас необгрунтовано багато часу, тоді ми недостатньо розслабляємось, не відпочиваємо і наступного дня сягаємо ще глибше в резерви.

Тому краще мати можливість сказати «сьогодні я закінчив» у потрібний час. Мій досвід полягає в тому, що коли людина працює цілеспрямовано та неефективно, вона схильна робити це протягом тривалого часу. Це замкнене коло, яке потрібно розрізати. Наприклад, відкривши його у спілкуванні з вашим керівником та встановивши реалістичні очікування.

Читайте також: Що психологи та компанії радять працівникам у домашньому офісі?

У цей час дуже потрібна психогігієна. Які найкращі способи "очистити голову"?

Більшість з нас найкраще чистить голову чистим повітрям і рухами. Хто в будинку, має сад, тому сьогодні легко в цьому напрямку. Я живу лише за 15 кілометрів від Братислави, і є багато місць, де на прогулянці ви зустрінете людину з такою ж імовірністю, як дикий кабан. Однак навіть у місті можна знайти час і місце, де ви почуваєтесь у безпеці, і ви можете гуляти або займатися спортом без стресу. Крім того, сьогодні багато хто використовує йогу в Інтернеті, пілатес, фітнес-тренування і дуже хвалить це.

Будь-який рух і зміна діяльності є незамінними для психогігієни. Крім того, кожен знає, що їх радує і заряджає енергією. Музика, танець, книга, хороша комедія. Слава Богу, ніхто цього у нас не забрав. Потрібно лише потурати цьому і, найкраще, цілеспрямовано планувати кожен день. Іноді у важкі хвилини також допоможуть перевірені три глибокі вдихи і навіть повільніший видих.

Даша Спільєрова - співзасновник та директор консалтингової компанії ADDA Consultants. Вона працює тренером для менеджерів на найвищих посадах. Він також проводить програми підтримки талантів та лідерів. Він є одним із засновників програми розвитку топ-менеджменту Академії Джона Блейкі.