З 1 січня 2020 року законодавець прийняв поправку до Закону № 311/2001 зб. Кодекс законів про працю із змінами, які дозволять "продовжити" відпустку працівникам віком до 33 років. Працівники віком до 33 років, які постійно доглядають за дитиною, також матимуть право на 5-тижневу відпустку (замість 4 тижнів). Яке свято та GDPR?
Обов'язок щодо відпустки також впливає на захист персональних даних, оскільки роботодавець може вимагати від працівника особисті дані для підтвердження права на довшу відпустку. Законодавець не визначив більш детально обов'язки довести право на довшу відпустку, тому в статті ми зазначаємо, які зобов'язання може покласти поправка щодо захисту персональних даних.
В кінці статті ми також додаємо загальну юридичну інформацію для роботодавців, і ми будемо оновлювати статтю.
Зобов'язання роботодавця щодо відпусток з точки зору GDPR
Загалом, обробка персональних даних працівників для цілей обробки, пов’язаної зі святом (наприклад, обчислення відпустки, визначення використання її роботодавцем тощо), випливає роботодавцем безпосередньо з положень Трудового кодексу як їх зобов'язання. Правовою основою для цих цілей обробки є виконання юридичних зобов'язань роботодавця на посаді оператора у розумінні ст. 6 пар. 1 лист в) GDPR.
Під час обробки персональних даних у зв'язку з відпусткою оператор обробляє поточні персональні дані працівника. З 01.01.2020, якщо працівник віком до 33 років бере довшу відпустку, роботодавець може вимагати додаткові персональні дані. Йому потрібно довести від працівника, що працівник піклується про дитину і має право на більш тривалу відпустку.
Теоретично батькам, які вимагають податкову надбавку на дитину, не потрібно буде запитувати іншу або «нову» особисту інформацію. Однак, з точки зору доказування догляду за дітьми, ми сприймаємо цей обов'язок як нову мету обробки. Особисті дані, отримані з метою обробки "А", фактично використовуються для підтвердження довших прав на відпустку, тобто j. за призначенням "B".
Якщо у вас є визначена мета обробки щодо святкових днів (наприклад, у записі про діяльність з обробки), до неї слід додати іншу мету обробки. Причиною є нова мета обробки, яка поширюється порівняно з оригіналом на:
- коло зацікавлених осіб,
- категорії персональних даних.
1. Коло зацікавлених осіб
Згідно з новим законодавством, "працівник віком до 33 років, який постійно доглядає за дитиною", має право на 5-тижневу відпустку. Коло зацікавлених осіб буде поширюватися на дітей, і в цьому випадку ідентифікація дітей необхідна.
2. Категорії персональних даних, що обробляються
Слідуючи колу постраждалих осіб, сфера дії персональних даних також розширюється - роботодавець, таким чином, також буде обробляти персональні дані дитини, якими працівник опікується постійно.
Стаття продовжується під відео. На нашому YouTube додається новий відео-тренінг для всіх, кого стосується GDPR. Переглядайте відео та підписуйтесь на нас.
Підтвердження права на вищу відпускну допомогу
Практика покаже, як буде доведено право працівника на вищу відпускну допомогу. Ми накидали підтвердження права у формі урочистої декларації або застосування податкової премії батьків до роботодавця. Однак не виключено, що роботодавець може вимагати у працівника ще один документ, що підтверджує догляд за дитиною.
Ситуації, відп. Існує кілька юридичних назв, завдяки яким працівник може постійно піклуватися про дитину (рішення суду, усиновлення тощо). Це можуть бути батьки, прийомні батьки, батьки, чиї контакти з дитиною регулюються судом, особа, яка має дитину замість особистої опіки, або усиновлювач. Тому в кожній ситуації догляд може бути підтверджений іншим документом.
Навіть доказуючи право працівника на більший розмір відпустки відповідно до поправки до Трудового кодексу від 18 жовтня 2019 року, необхідно звертати увагу на основні принципи обробки персональних даних, встановлені GDPR, особливо для дотримання принципи: прозорість a мінімізація персональних даних.
Прозорість виражає обізнаність - тобто працівник дізнається про нові цілі обробки до початку обробки. Мінімізація означає, що роботодавець обробляє лише ті персональні дані, які необхідні.
Тому необхідно, щоб роботодавець:
- поінформував працівника про обробку персональних даних,
- потрібні лише необхідні персональні дані.
Вибір способу вирішення питання про доведення права працівника віком до 33 років на більший розмір відпустки залежить від роботодавця. Однак принципи GDPR та зобов'язання, що випливають із Регламенту, повинні бути враховані.
На завершення рекомендації - відпустка та GDPR
Подовження відпустки торкнеться переважно великих роботодавців. Однак відпустка та GDPR - це поняття, які роботодавець повинен розглянути. Підтвердження права на вищу відпустку може бути (залежно від налаштувань документації) окремою метою.
Якщо роботодавець вирішить вимагати, крім урочистої декларації, інші документи, що підтверджують догляд за дитиною - напр. рішення суду рекомендуємо зберігати лише відповідну частину документа, що підтверджує це. У разі рішення суду було б достатньо резолютивної частини рішення із застереженням про обґрунтованість.
Під час операції обробки необхідно встановити час зберігання та видалення персональних даних, або їх анонімність після закінчення мети обробки.
З точки зору зайнятості, які довідки чи документи роботодавець може вимагати від працівників, залежить від роботодавця. В даний час не існує правил тлумачення або вказівок для доказування претензії. Однак, якщо роботодавець повинен дотримуватися (включаючи законодавство про працю), він повинен дотримуватися мінімізації та не вимагати "додаткових" даних у працівника.
Ми також підготували тренінг, який допоможе компанії та їх кадрові відділи, бухгалтери, фонд оплати праці та фахівці з персоналу з обробкою персональних даних:
Слідкуйте за нами, щоб ви не пропустили новини зі світу захисту персональних даних, і ваша документація GDPR завжди буде в курсі.