Ефективно використовувати час означає дотримуватися певних правил і бути максимально зосередженим на своїй роботі. Ознайомтеся з оглядом 12 порад, які допоможуть вам краще організувати свій робочий час, щоб ви могли справді досягти успіху і все ще мати достатньо місця для своїх хобі.
Постановка чітких цілей
Щоб знати, на що і коли звертати увагу, потрібно поставити чіткі цілі. Потім виконайте пріоритетні завдання, які допоможуть вам досягти цих цілей. Ви можете зробити інші пізніше.
Аналіз витраченого часу
Щоб ефективно налаштувати управління часом, спочатку слід розкрити, чому ви присвячуєте свій час. Тільки тоді ви можете обмежити завдання, які гальмують вас, і зосередитись на тих, що рухають вас вперед. Ви можете використовувати різні мобільні програми, щоб проаналізувати, як ви витрачаєте свій час і що конкретно робите. Запишіть все, що ви робите протягом тижня, і самі переконайтеся, скільки часу витрачаєте, наприклад, прокручуючи Facebook.
Використання аркуша TO-DO
Усі завдання слід писати під одним дахом. Це дозволяє систематично переходити від завдання до завдання та виконувати свій план. Пам’ятайте, що важливо не тільки створити аркуш із завданнями, але й використовувати його. В іншому випадку бажана зміна ніколи не настане.
Розстановка пріоритетів
Якщо у вас є всі завдання, записані в списку ДО-ВИКОНАННЯ, вам слід призначити їм пріоритет. Це полегшить вам рішення, що вам потрібно робити зараз і що чекати. Якщо ви хочете ще більше вдосконалити управління часом, ви можете, крім пріоритету, призначити передбачуваний час для окремих завдань. Завдяки цій інформації ви вже будете заздалегідь знати, скільки насправді зможете зустріти протягом дня.
Зволікання
Прокрастинація - це налаштування розуму, а також оточення. Намагайтеся працювати там, де вас найменше відволікає, і зосередьтесь виключно на виконанні завдань з вашого аркуша завдань. Постійне переривання та втеча від діяльності надзвичайно знижує вашу продуктивність!
Організація праці
Ви витратите багато часу на роботу, шукаючи документи, спілкуючись з командою та уточнюючи деталі. Спробуйте мати речі разом, складіть в них логічну систему та використовуйте програмне забезпечення, яке допоможе вам замінити хаос порядком.
Делегування
День лише 24 години. Це факт, з яким ви нічого не можете зробити. Якщо можете, використовуйте свій потенціал для важливих справ. Перенесіть менш важливі (або ті, у яких ви погані) до інших людей.
Використання, здавалося б, непродуктивного часу
Протягом дня ви стикаєтеся з різними ситуаціями, які ви можете використовувати для виконання менших завдань. Якщо ви їдете на роботу, швидко перевіряйте свої електронні листи. Під час обіду домовтеся про зустріч з діловим партнером і, крім очікування в офісі, робіть телефонні дзвінки. Навіть якщо це дрібниці, вони в кінцевому підсумку можуть мати величезний вплив на вашу продуктивність.
Відмова
Ви перевантажені роботою і десь всередині ви знаєте, що просто не можете впоратися з іншим проектом? Не бійтеся відкинути клієнта. У кращому випадку ви можете переконати його чекати вас. Якщо він не бажає його прийняти, рекомендуйте конкурсу. Це обов’язково повернеться до вас у майбутньому.
Концентрація
Найбільшим ворогом продуктивності є втрата концентрації. Завжди зосереджуйтесь на одній справі і робіть це якнайкраще. Багатозадачність знижує якість та ефективність вашої роботи. Якщо вас щодня турбують сповіщення та телефонні дзвінки, просто вимкніть їх і вирішуйте масово, коли закінчите. Пошта - це не чат. Його перевага полягає в тому, що ви можете відповісти на нього пізніше.
Баланс робочого життя
Хоча багато хто з нас цього не усвідомлюють, здорове харчування, достатній сон, питний режим і час для себе мають величезний вплив на продуктивність. Знайдіть час просто для себе і займіться зовсім іншою діяльністю, ніж щоденною на роботі.
Технологія
Завдяки сучасним технологіям ви можете виконати набагато більше роботи за менший час. Для організації завдань можна використовувати програми Toggl, Meistertask, Asana або Todoist. У більшості з них є своя безкоштовна версія, тож ви вже ні про що не можете сперечатися.