Бухгалтер в Účtovná jednotka, s.r.o. і випускник кафедри бухгалтерського обліку та аудиту Економічного університету в Братиславі.
Роботодавець повинен надати працівникові допомогу у відрядженні під час відрядження. На які виплати за проїзд має право працівник у 2021 році і що має бути включено до проїзного замовлення?
Акт № 283/2002 зб. про допомогу на проїзд із змінами та доповненнями (далі - "Закон про допомогу на проїзд") регулює, хто має право на допомогу на проїзд та в якому розмірі.
Внутрішня та закордонна ділова поїздка в 2021 році
Відповідно до п. 2 п. 1 Закону про компенсацію проїзду - це відрядження з моменту, коли працівник починає поїздку в інше місце, ніж його звичайне робоче місце, включаючи виконання роботи в цьому місці до кінця цієї поїздки.
Відрядження починається з того моменту, коли працівник залишає звичайне робоче місце і відправляється працювати в інше місце. Відрядження працівника закінчується поверненням на звичайне робоче місце працівника. Наприклад, якщо працівник залишає поїзд о 13:00, але йому потрібно 30 хвилин, щоб працювати на станції, його робочий шлях починається о 12:30.
Внутрішня відрядження - це поїздка, що здійснюється на території Словацької Республіки. Як тільки працівник перетинає державний кордон, це відрядження за кордон. Відповідно до § 2 абз. 2 Закону про компенсацію проїзду іноземна відрядження - це час відрядження за кордон, включаючи виконання роботи за кордоном до кінця цієї поїздки.
Під час подорожі літаком виліт та прибуття літака згідно з графіком польотів є важливим моментом для оцінки внутрішньої та закордонної ділової поїздки.. Тобто. якщо літак також затримується на кілька годин, закордонна відрядження все-таки починається із запланованого вильоту згідно з розкладом рейсів.
SZČO також може поїхати у відрядження. Під час відрядження SZČO в першу чергу регулюється Законом про податок на прибуток, який адекватно посилається на Закон про компенсацію подорожей. Відрядження SZČO значною мірою є таким самим, як і відрядження працівника. Наприклад, SZČO також повинен підтвердити проживання з підтвердженням оплати проживання. SZČO має право на оплату їжі в тих самих розмірах, що і для працівників. Однак є деякі відмінності, наприклад, якщо SZČO хоче використовувати для відрядження приватний транспортний засіб, що не входить до комерційної власності, а також хоче вимагати базової компенсації, це має бути власний транспортний засіб (не в оренді). Придбання палива завжди повинно підтверджуватися підтвердженням придбання палива. Не можна використовувати ціну, визначену Статистичним управлінням Словацької Республіки. Детальніше про робочі поїздки SZČO ви можете дізнатись у статті Робочі поїздки (допомога на проїзд) самозайнятих осіб та інших SZČO у 2020 та 2021.
Замовлення на проїзд у 2021 році
Відповідно до п. 57 п. 1 КЗпП роботодавець може направити працівника у відрядження за межі муніципалітету звичайного робочого місця або проживання працівника протягом необхідного періоду лише за згодою працівника. Згода працівника не потрібна, якщо відрядження у відрядження випливає безпосередньо із характеру узгодженого виду роботи, або відрядження для відрядження погоджено трудовим договором.
Роботодавець складає наказ про подорож, в якому він зазначає:
- ім'я, прізвище та адреса постійного місця проживання працівника, розміщеного на місії,
- план відрядження - місце та час початку відрядження, мета поїздки, місця зустрічей та переїздів, місце та час закінчення відрядження,
- призначений транспортний засіб, що використовується для відрядження,
- згода працівника на направлення у відрядження - працівник повинен підписати згоду,
- передбачені аванси на відрядження - сума авансу, дата надання авансу тощо.
Відшкодування витрат на внутрішні та закордонні відрядження у 2021 році
Під час внутрішньої відрядження працівник має право на:
- відшкодування доведених витрат на відрядження,
- відшкодування доведених витрат на проживання,
- дієта,
- відшкодування доведених необхідних допоміжних витрат,
- відшкодування доведених витрат на відрядження за сімейні візити.
На додаток до вищезазначеної компенсації, під час відрядження за кордон працівник також належить до:
- відшкодування доведених витрат на страхування необхідних медичних витрат за кордоном,
- відшкодування доведених витрат на обов'язкову вакцинацію та на рекомендовану вакцинацію.
Вся компенсація, крім харчування, повинна бути задокументована працівником. Тільки якщо роботодавець іншим чином визнає витрати працівника, працівник не повинен доводити зазначені вище витрати. Якщо працівник не доводить витрати, наприклад через втрату документа, роботодавець може відповідно до § 35 абз. 1 Закону про компенсацію проїзду надати працівникові компенсацію у визнаній ним сумі з урахуванням зазначених умов відрядження. Або роботодавець може узагальнити витрати на відрядження, тоді як роботодавець при визначенні одноразової суми базується на середніх умовах, визначальних для надання компенсації за відрядження працівникам.
Відповідно до § 14 Закону про компенсацію проїзду роботодавець може надати працівникові кишенькові гроші в євро або в іноземній валюті до 40% від норми харчування, що надається працівникові під час закордонної відрядження під час відрядження за кордон. Кишенькові гроші, на відміну від інших відшкодувань, не є обов'язковим відшкодуванням подорожі. Кишенькові гроші, що надаються працівникові, завжди є оподатковуваним доходом працівника, а це означає, що сума кишенькових грошей збільшує валову заробітну плату працівника для цілей обчислення внесків до медичної страхової компанії, Агенції соціального страхування та для обчислення податку .
Обов’язкова компенсація за відрядження, які досягають ліміту передбачене Законом про податок на прибуток, не становлять оподатковуваного доходу для працівника. Допомоги на проїзд, що надаються на додаток до Закону про податок на прибуток та Закону про допомогу на проїзд, є оподатковуваним доходом працівника. У той же час, внески до соціальної та медичної страхової компанії сплачуються за рахунок компенсацій, передбачених понад законодавство.
Відшкодування витрат на відрядження у відрядженні у 2021 році
Витрати на відрядження у внутрішній відрядженні працівник повинен доводити проїзними документами. Це може бути, наприклад, квиток із поїзда, квиток з автобуса, громадського транспорту, або квиток і підтвердження оплати квитка між двома словацькими місцями або посадочний талон з корабля.
Працівник, який направляється у відрядження, може також користуватися службовим автомобілем. За письмовою домовленістю з роботодавцем працівник може також використовувати приватний автомобіль для відрядження, наприклад, власний транспортний засіб або позичений у члена сім’ї, друга тощо.
Компенсація за використання дорожніх автотранспортних засобів у відрядженні у 2021 році
Використовуючи приватний автомобіль для відрядження, працівник має право:
- основна компенсація за кожні 1 км їзди,
- заміна спожитого палива.
Для одноколійних транспортних засобів (мотоциклів) та триколісних велосипедів основна компенсація за 1 км їзди становить 0,053 євро. Базова компенсація за особистий дорожній моторний транспорт становить 0,193 євро за кожен пройдений 1 км. Якщо працівник також користується причепом у відрядженні, основна компенсація буде збільшена на 15%.
Відповідно до п. 7 п. 4 Закону про компенсацію проїзду працівник має право на компенсацію за спожите паливо відповідно до цін на паливо, перерахованих відповідно до споживання пального, зазначеного в технічному сертифікаті дорожнього моторного транспортного засобу або у свідоцтві про реєстрацію дорожнього моторного транспортного засобу.
Співробітник доводить ціну пального підтвердженням придбання палива під час відрядження або перед відрядженням. Якщо він доводить ціну палива кількома документами на придбання палива, ціна обчислюється середнім арифметичним цін. Якщо працівник не має підтвердження придбання пального, для розрахунку компенсації буде використаний маршрут, який знайде Статистичне управління Словацької Республіки.
Формула розрахунку компенсації за спожите паливо полягає в наступному:
Компенсація за спожите паливо = витрата пального, зазначений у технічному сертифікаті * кількість пройдених км у відрядженні * одинична ціна за 1 літр палива, зазначена у підтвердженні придбання палива
Примітка: Розрахована сума основного відшкодування, а також розрахована сума відшкодування за спожите паливо округлюється до найближчого євроцента.
Якщо працівник використовує приватний особистий автомобіль для відрядження, роботодавець повинен вказати цей транспортний засіб у податковій декларації.. Якщо протягом року працівник використовує приватний легковий автомобіль для відрядження лише за один місяць, податок на автомобіль сплачується роботодавцем лише за один місяць, протягом якого транспортний засіб використовувався для відрядження.
У випадку службового автомобіля роботодавця, транспортний засіб оподатковується податком на автомобіль протягом року, навіть якщо роботодавець надає службовий автомобіль працівникові у відрядження лише один раз.
Відшкодування витрат на проживання у відрядженні у 2021 році
Під час виставлення рахунку за відрядження працівник повинен довести витрати на проживання документом з eCash або рахунком або рахунком готелю. Ціна та обсяг наданих послуг повинні бути чітко викладені в документі про розміщення. Наприклад, незалежно від того, чи надавали сніданок як частину помешкання.
Харчування у внутрішній відрядженні 2021 року
Харчування - це єдина компенсація, яку працівник не доводить підтвердженням придбання їжі. Харчування - це компенсація, що випливає із Закону про компенсацію подорожей. Розмір їжі визначається відповідно до часу, проведеного у відрядженні. Якщо відрядження в країну триває протягом одного календарного дня:
- з 5 до 12 годин - плата за харчування становить 5,10 євро,
- від 12 до 18 годин - вартість харчування 7,60 євро,
- понад 18 годин - пансіон коштує 11,60 євро.
Відповідно до § 5 абз. 6 Закону про компенсацію проїзду якщо працівник підтвердив безкоштовне харчування під час відрядження, роботодавець не забезпечує його харчуванням. Роботодавець зменшує (зменшує) право працівника на харчування на 25% із суми 11,60 євро, якщо працівник снідав безкоштовно. У разі безкоштовного обіду право на посадку зменшується на 40% із суми 11,60 євро, а у випадку безкоштовної вечері - на 30% із суми 11,60 євро. Якщо працівник, включно з проживанням, має перевірений сніданок, право на посадку зменшується на 25% від суми 11,60 євро.
Примітка: Зменшена сума плати за їжу округлюється до найближчого євроцента.
Харчування у відрядженні за кордон у 2021 році
Під час відрядження за кордон працівник має право на оплату харчування за кожен календарний день:
- 25% базової норми їжі, якщо поїздка за межі Словацької Республіки тривала до 6 годин включно,
- 50% основної норми їжі, якщо подорож за межі території Словацької Республіки тривала більше 6 годин до 12 годин включно,
- 100% базової норми їжі, якщо поїздка за межі території Словацької Республіки тривала більше 12 годин.
Базові норми їжі для окремих країн визначаються Міністерством фінансів Словацької Республіки за допомогою міри №. 401/2012 Coll., Який встановлює основні тарифи на харчування в євро або в іноземній валюті для іноземних ділових поїздок. Наприклад, для Чехії базовий тариф на посадку становить 600 крон, в Австрії - 40 євро.
У тому випадку, якщо працівник перебуває в декількох країнах протягом одного календарного дня, він буде забезпечений харчуванням для тієї країни, в якій він провів найбільше годин протягом календарного дня.
Навіть під час ділових поїздок за кордон працівники отримують знижку на харчування, коли вони харчуються безкоштовно або якщо персонал наочно забезпечив сніданок як частину помешкання. Однак вони не зменшуються з суми 11,60 євро, а вони зменшуються з базової норми їжі, встановленої для конкретної країни. Наприклад, якщо працівник перебуває у відрядженні в Австрії, де основна норма харчування становить 45 євро на день, а також забезпечується сніданком, він буде зменшений на 25% від суми 45 євро за кожен день, протягом якого йому забезпечили сніданок.
Відшкодування додаткових витрат на відрядження у 2021 році
Допоміжні витрати - це витрати, які не входять до сфери транспортних витрат або проживання. Додатковими витратами у відрядженні можуть бути, наприклад, вхід на виставку чи конференцію, штамп на автостоянці чи автомагістралі. Всі непередбачені витрати, пов’язані з відрядженням, повинні бути підтверджені працівником підтвердженням оплати непередбачених витрат, наприклад, документом з каси або рахунком-фактурою.
Відшкодування витрат на сімейні візити під час внутрішніх та закордонних відряджень у 2021 році
За внутрішні відрядження працівник має право на відшкодування підтверджених витрат на відрядження за поїздки до сім'ї до місця перебування.. Роботодавець може також домовитись з працівником про інше місце проживання сім’ї, де працівник буде їх відвідувати. Для того, щоб визнати витрати, пов’язані з відвідуванням сім’єю місця проживання, внутрішня відрядження повинна тривати безперервно більше семи календарних днів. У цьому випадку працівник може відвідувати сім’ю щотижня.
У разі відрядження за кордон працівник має право на відшкодування витрат на відрядження за сімейний візит лише за умови письмової згоди з роботодавцем про сімейний візит.
Відшкодування доведених витрат на страхування необхідних медичних витрат за кордоном у 2021 році
Під час відрядження за кордон працівник може сплатити страховку на необхідні медичні витрати за кордоном. Роботодавець повинен виплатити йому компенсацію на страхування медичних витрат на підставі підтвердження сплаченого страхування. Якщо працівник застрахований роботодавцем, він більше не відшкодовує йому працівника, оскільки працівник застрахований через роботодавця.
Відшкодування доведених витрат на обов'язкову вакцинацію та рекомендовану вакцинацію у 2021 році
Співробітник, який направляється у відрядження за кордон до тропіків, має право на відшкодування витрат на обов'язкову вакцинацію або рекомендовану вакцинацію.. Вакцинація повинна бути рекомендована або Всесвітньою організацією охорони здоров’я, або Службою громадського здоров’я Словацької Республіки. У той же час працівник має право на відшкодування вартості вакцинації, якщо докаже роботодавцю оплату вакцинації документом.
Приклад внутрішньої відрядження працівника у 2021 році
Компанія Podnikajte.sk, s.r.o. відправив працівника у відрядження. Місцем звичайного робочого місця є офіс у Братиславі. Співробітника відправили у Жиліну у відрядження. Наприкінці відрядження працівник підтвердив право на компенсацію такими документами:
- квиток на громадський транспорт у Братиславі - з позначкою 7.1.2021 о 08:35 на суму 0,90 євро,
- квиток на поїзд до Жиліни також із місцем - відправлення 09:13 з Братислави, прибуття 11:40 7,1.2021 - на суму 10,38 євро,
- рахунок за проживання в Жиліні на суму 50 євро - у вартість входить сніданок,
- квиток на поїзд до Братислави також з місцем - відправлення 13:20 з Жиліни, прибуття 15:47 8.1.2021 - на суму 10.38 євро,
- квиток на громадський транспорт у Братиславі - з позначкою 8.1.2021 о 15:55 на суму 0,90 євро.
Відрядження працівника розпочалось 7 січня 2021 року о 8:30 з виходу з офісу. Він повернувся до кабінету 8.1.2021 о 16:15.
Розрахунок допомоги на проїзд:
- відшкодування доведених витрат на відрядження = 10,38 * 2 + 0,9 * 2 = 22,56 євро,
- відшкодування доведених витрат на проживання = 50 євро,
- правління - 7.1.2021 відрядження тривало 15.5 годин. Працівник має право на страву в розмірі 7,60 євро. 8 січня 2021 року відрядження тривало 16,25 години. Співробітник снідав як частину помешкання, тому його право зменшується на 11,60 * 0,25 = 2,90 євро. Право на посадку на 8.1.2021 = 7.60 - 2.90 = 4.70 євро. Харчування у відрядженні становило 4,70 + 7,60 = 12,30 євро.
Витрати на відрядження, відшкодовані працівникові, становили 22,56 + 50 + 12,30 = 84,86 євро.