Просте і подвійне ведення бухгалтерії
Спочатку я хочу вказати на статті "Допомога на проїзд - внутрішня відрядження" та "Відшкодування дорожніх витрат - автотранспорт", оскільки багато даних, згаданих у цих статтях, стосуються також відрядження за кордон. Тому ми зараз зосередимось переважно на інформації, що стосується лише відрядження, здійсненого за кордоном.
Перш за все, слід зазначити, що роботодавець зобов'язаний надати працівника при відправленні у відрядження за кордон передоплата за повернення коштів до суми передбачуваної компенсації (це не стосується внутрішньої відрядження).
Цей аванс може бути наданий роботодавцем у різних формах за погодженням із працівником:
- у формі дорожнього чека,
- шляхом позики платіжної банківської картки роботодавця,
- шляхом переказу на рахунок працівника, що зберігається в банку чи відділенні іноземного банку в євро або в іноземній валюті.
Відшкодування витрат на відрядження за кордон (Розділи 10 - 33 Закону № 283/2002 Coll. Про допомогу на проїзд):
- відшкодування доведених витрат на відрядження,
- відшкодування доведених витрат на проживання,
- дієта,
- відшкодування доведених необхідних допоміжних витрат,
- відшкодування доведених витрат на відрядження за сімейні візити,
- кишенькові гроші,
- відшкодування доведених витрат на страхування необхідних медичних витрат за кордоном,
- відшкодування витрат на обов'язкову вакцинацію та рекомендовану вакцинацію.
У наступних рядках ми пояснимо лише деякі з вищезазначених моментів, оскільки в попередніх статтях ми вже з’ясували багато з них.
- Відшкодування доведених витрат на відрядження
Роботодавець може доручити працівникові здійснити відрядження:
- громадським транспортом (поїзд, автобус, літак, громадський транспорт, таксі),
- службовий автомобіль,
- приватний автомобіль (детальніше в статті "Допомога на проїзд - власний автомобіль").
Ми зупинимося на випадку, коли працівник використовувати приватний транспортний засіб для відрядження за кордон (за бажанням роботодавця). У цьому випадку роботодавець повинен надати працівника розмір базової компенсації за 1 км їзди та відшкодування витрат за спожите паливо.
При компенсації за використання дорожніх автотранспортних засобів працівник у відрядженні за кордоном належить до держави-члена єврозони або третьої країни (яка прийняла євро на основі грошової угоди), компенсація за спожите паливо в євро за кілометри, проїхані за межі території Словацької Республіки, а також за кілометри або частину з них, що проїхали по території Словацької Республіки з моменту перетину словацького державного кордону до кінця закордонної ділової поїздки на підставі доведеного ціна палива на підтвердження придбання за межами Словацької Республіки. Якщо працівник доводить ціну палива в євро за допомогою кількох підтверджень покупки, ціна палива може бути розрахована за середнім арифметичним підтверджених цін. Якщо працівник не доводить ціну пального шляхом підтвердження придбання за межами території Словацької Республіки, ціна палива в євро, яка діяла на момент початку відрядження за кордон у країні-члені єврозони або в третьої країни, або ціна палива в євро, яка діяла на момент виїзду у відрядження за кордон у Словацькій Республіці, встановленого статистичним управлінням.
У разі ділової поїздки за кордон у державу, яка не є державою-членом єврозони чи третьої країни, працівник має право на компенсацію за спожите паливо в іноземній валюті за кілометри, пройдені за межі Словацької Республіки, або за кілометри або частина з них подорожувала Словацькою Республікою з моменту державного кордону до місця припинення закордонної відрядження на підставі підтвердженої ціни пального на підтвердження придбання за межами території Словацької Республіки. Якщо працівник доводить ціну палива в одній і тій же валюті кількома документами про закупівлю, ціна палива може бути розрахована за середнім арифметичним з доведених цін. Якщо працівник не підтвердить ціну пального в іноземній валюті підтвердженням придбання за межами території Словацької Республіки, ціна палива в іноземній валюті, яка діяла на момент початку відрядження за кордон у не- держава-член єврозони чи третя країна, або ціна палива в євро, яка діяла на момент початку відрядження за кордон у Словацькій Республіці, встановлене Статистичним управлінням.
- Інтернат
У разі відрядження за кордон працівник має право на оплату їжі в євро або в іноземній валюті за кожен календарний день відрядження. Харчування в євро або в іноземній валюті встановлюється залежно від тривалості перебування за межами території Словацької Республіки в календарний день, тоді як тривалість відрядження ділиться на часові пояси, а основні ставки їжі встановлюються загальнообов’язковим правове регулювання Міністерства фінансів:
- до 6 годин включно, працівник має право на надбавку за харчування в розмірі 25% від базової норми харчування,
- більше 6 годин до 12 годин, працівник має право на оплату їжі у розмірі 50% від базової норми харчування,
- більше 12 годин, працівник має право на надбавку за харчування у розмірі базової норми харчування.
Харчування в євро або в іноземній валюті за календарний день надається роботодавцем працівникові на ім’я та розмір надбавки за харчування, передбаченої для країни, в якій працівник проводить найбільшу кількість годин у календарному дні. Якщо працівник проводить однакову кількість годин у кількох країнах протягом календарного дня, роботодавець забезпечує харчування в євро або в іноземній валюті, що є вигіднішим для працівника. У випадку повітряного транспорту вирішальним часом для оцінки часу, проведеного в кожній країні, вважається час вильоту літака згідно з графіком польотів.
Якщо працівник підтвердив безкоштовне харчування у відрядженні за кордоном, роботодавець не забезпечує його харчуванням.
Якщо працівник підтвердив часткове безкоштовне харчування у відрядженні за кордоном, роботодавець зменшує надбавку за харчування з встановленого розміру надбавки за їжу за часовий пояс протягом 12 годин або з найвищої узгодженої суми надбавки за їжу наступним чином:
- 25% на безкоштовний сніданок,
- 40% на безкоштовний обід,
- на 35% за безкоштовну вечерю.
Роботодавець не повинен зменшувати розмір їжі в євро або в іноземній валюті, якщо працівник не зміг використати надану їжу або сніданок з незалежних від нього причин (наприклад, достроковий виліт в аеропорт).
- Кишенькові гроші
Співробітники може роботодавець надати кишенькові гроші в євро або в іноземній валюті на суму максимум до 40% їжі (Мінімальний 5-процентний ліміт кишенькової норми харчування більше не застосовується). У період переривання закордонної відрядження через візит до сім'ї або у період погодженого переривання закордонної відрядження з причин з боку працівника, кишеньковий працівник не належить працівникові.
Важливо зазначити, що грошова допомога, що виплачується понад 40% від їжі, є неподатковим податковим витратами роботодавця.
Виплачені кишенькові гроші оподатковуються податком на залежну діяльність і одночасно потрапляють до бази нарахування як працівника, так і роботодавця для сплати внесків на соціальне та медичне страхування.
- Відшкодування доведених витрат на страхування необхідних медичних витрат за кордоном,
Належить працівникові у відрядженні за кордон відшкодування доведених витрат на страхування необхідних медичних витрат за кордоном. Ця компенсація не належить працівникові, якщо він застрахований роботодавцем.
Під час відрядження за кордон роботодавець може забезпечити працівникові відшкодування доведених витрат на інші види страхування або, таким чином, застрахований роботодавцем.
- Відшкодування витрат на обов'язкову вакцинацію та рекомендовану вакцинацію
Якщо працівника відправляють у відрядження за кордон до тропіків або до складних областей здоров'я, він/вона має право на відшкодування доведених витрат на обов'язкову вакцинацію та щеплення, рекомендовані Всесвітньою організацією охорони здоров'я або Службою охорони здоров'я Словацької Республіки Республіка.
Приклад відрядження за кордон та розрахунок компенсації
Працівник перебував у дводенній поїздці за кордон в австрійському місті Грац. Він їхав на власному автомобілі, середнє споживання якого згідно з технічним паспортом становить 8,5 літра дизеля на 100 км, а ставка базової компенсації - 0,183 євро за 1 км. Працівник подав лише 1 документ про заправку в Словаччині за ціною 1,26 євро за літр дизеля. Також працівник представив доказ розміщення в готелях на суму 50 євро, сніданок був включений. Роботодавець дав працівникові кишенькові гроші у розмірі 20%.
Детальна розбивка маршруту:
| Дата | Час | Маршрут | Пробіг |
| 11.03.2019 | 6.00 - 11.15 | Кошице - Яровце/Кітце (кордон) | 412 |
| 11.03.2019 | 11.15 - 14.00 | Яровце/Кітце - Грац (місце проведення) | 260 |
| 12.03.2019 | 14.00 - 16.45 | Грац - Яровце/Кітце | 260 |
| 12.03.2019 | 16.45 - 22.00 | Яровце/Кітце - Кошице | 412 |
Розрахунок індивідуальних компенсацій
1. Відшкодування доведених витрат на відрядження - вживаний власний автомобіль
- базова норма компенсації = 1344 км х 0,183 = 245952 = € 245,96 (округлено до найближчого євроцента)
- заміна спожитого палива = 8,5/100 х 1344 х 1,26 = 143,9424 = 143,95 євро (округлено до найближчого євроцента)
- Відшкодування доведених витрат на проживання
50,00 євро (доказ від готелю)
- Інтернат
- 11.03. дошка в Словаччині - подорож взяла слова. кордон 5 годин 15 хвилин, харчування 4,80 євро
- 12.03. дієта в Словаччині - подорож тривала від слів. кордон 5 год і 15 хв., борт 4,80 євро
- 11.03. борт в Австрії - подорож тривала від австрійського кордону 13 год 15 хв. (обчислюється з 11.15 до півночі), харчування відповідно до норми харчування для Австрії 45,00 євро
- 12.03. харчування в Австрії (знижка на 25% на безкоштовний сніданок) - подорож тривала 16 годин 45 хвилин уздовж австрійського кордону. (розраховується з 00:00 до 16.45) 45 євро зменшується на 25% = 45 - 11,25 = € 33,75
- Відшкодування доведених необхідних допоміжних витрат
15,00 євро парковка
- Кишенькові гроші
20% від суми 45 + 45 = 18 €
4% = 0,72 євро з кишенькової суми необхідно виплатити медичній страховій компанії на одного працівника
Із суми кишенькових грошей соціальній страховій компанії від імені працівника необхідно виплатити: допомогу за хворобою 1,4% (0,25 євро); похилий вік 4% (0,72 євро); інваліди 3% (0,54 євро); страхування на випадок безробіття 1% (0,18 €).
Із суми кишенькових грошей, зменшених на внески до медичної та соціальної страхової компанії, за працівника потрібно сплатити аванс з податку на залежну діяльність 19% = 2,96 €.
Після зборів та податків працівник отримає 12,63 євро.
Внески до соціальної та медичної страхової компанії із суми кишенькових грошей також виплачує роботодавець.
ВСЬОГО ВІДХОДІВ = 245,96 + 143,95 + 50 + 4,8 + 4,8 + 45 + 33,75 + 15 + 18 = 561,26 євро
Після внесків та оподаткування працівник отримає компенсацію за відрядження за кордон у розмірі 555,89 євро.