Симона Сократусова працює викладачем та консультантом у галузі людського розвитку. Працюючи з окремими людьми та групами, він спирається на свій досвід, який він використовує з 2011 року у галузі відбору, центрів оцінки та створення програм розвитку. Симона підтримує передачу нових знань на практиці завдяки останнім тенденціям в освіті, стимулюючій атмосфері та інтерактивному навчанню.
Відсутність відгуків є найпоширенішою причиною того, чому люди залишають компанії. Як дати відгук, щоб це сприяло підвищенню продуктивності та командних стосунків, щоб воно рухалося вперед і не вважалося атакою?
Досвід показує, що культура відкритого спілкування, коли співробітники та керівники відверто дають зворотний зв'язок, сприяє підвищенню продуктивності, інновацій та задоволеності працівників. Коли ми маємо культуру відкритого спілкування, ніхто з присутніх не боїться висловити свою думку, і відгуки сприймаються не як напад, а як подарунок або звичайна частина спілкування.
Ефективне надання зворотного зв'язку означає, що зворотний зв'язок рухає іншу людину і не сприймається як атака. Про помилки з відгуками ми писали у статті. Чи робите ви цю помилку, надсилаючи відгуки? Якщо ви даєте відгук правильно - просто зробіть 3 простих кроки.
3 кроки до ефективного зворотного зв’язку
Уявіть ситуацію з колегою Зузаною. Перший раз, коли ви проводили презентацію перед начальником, і вам не сподобалося, що вона часто вскакувала у вашу промову, і вона сказала майже все, хоча ви погодились інакше.
Як би ви дали їй відгук, щоб ви могли підтримувати свої добрі стосунки, але в той же час уникати повторення цієї ситуації наступного разу? Ключ складається з 3 кроків:
- Опишіть поведінку.
- Назвіть вплив поведінки.
- Скажіть свої очікування.
Опишіть поведінку зворотного зв'язку
Першим кроком у наданні зворотного зв'язку є опис поведінки та ситуації. Описно і конкретно ми називаємо те, що зробив чоловік. Візьмемо вищенаведену ситуацію з колегою. Ми знаємо, як дати відгук різними способами, але чи всі вони конструктивні? Тож давайте розглянемо це.
Як ви думаєте, якою була б реакція Зузани, якби вона це почула?
«Ви постійно вскакували в мої слова, бо ви сказали все за мене!» Або «Зузі, вам все одно потрібно з’явитися перед своїм босом, так?!»
Реакція, мабуть, була б досить захисною. Зузана, швидше за все, негайно піде доводити, що це неправда, або вона "звинуватить" нас у чомусь іншому. В основному для захисту свого его. Але не дивно. Таким чином, ми справді напали на Зузану. Крім того, він ніяк не може знати, що відвести від ситуації.
То як можна сказати інакше та конструктивно? Наприклад, ми могли б почати так: «Цузі, коли ми вчора представили начальнику, у мене склалося враження/я помітив, що коли я почав розмовляти зі своєю погодженою частиною про переваги рішення, ти заскочив і сказав це за я. "Або в такий спосіб" Зузі, ти помітив, що коли ми представляли, ти розповів мені все про переваги замість мене, бо перебив мене, як тільки я заговорив про неї? "
Як ви думаєте, якою була б відповідь Зузани на цей відгук? Швидше за все, вона почне думати, що, можливо, це справді сталося. Їй не потрібно буде захищатися, бо ми не будемо на неї нападати.
Якщо ми хочемо уникнути захисних реакцій та виправдань, нам спочатку потрібно описати поведінку, коли даємо відгук. Без будь-якої оцінки чи нападу словами чи голосом. Об’єктивно, конкретно і без емоцій.
Для зворотного зв’язку почніть, називаючи вплив поведінки
Наступний крок - назвати вплив поведінки. Для вас або вашої роботи. Це важлива частина ефективного зворотного зв’язку, оскільки дає підставу змінити процедуру та пропонує іншій людині ширший погляд.
Для Зузани це може виглядати так. „. Потім я втратив нитку і більше не міг підключитися, про що мені було шкода, бо ми працювали над цим разом . ".
Присвоєння імені впливу даної поведінки допомагає іншій стороні зрозуміти наслідки її поведінки. Це збільшує внутрішню мотивацію змінити свою поведінку.
В кінці відгуку заявіть свої очікування
Наприкінці відгуку скажімо або обговоримо, що ми очікуємо від іншої людини наступного разу. Ми чітко даємо зрозуміти, яку зміну ми б прийняли. Потім інша сторона знає, що робити замість оригінальної поведінки. Без цієї частини ви все одно могли б заплутати іншу людину.
Це наче ви перебуваєте у відпустці і шукаєте пункт призначення. Ви запитуєте у перехожого, і він просто каже вам, що ви помиляєтесь. Але це не дає вам пропозиції щодо того, як слід рухатись правильно.
Той факт, що "піти не так", частково допоможе вам, але значно уповільнить процес виправлення. Це також стосується ефективного зворотного зв’язку. Якщо ви хочете допомогти іншій стороні відразу зрозуміти, що робити інакше, скажіть їй. Це допоможе їй швидше рости.
У випадку Зузани ваші очікування можуть бути такими: "Наступного разу я буду радий, якщо ви дозволите мені сказати свою частину, і якщо я щось про це забуду, ви можете легко додати мене. Чи це буде добре для вас так? "Або" Що допомогло б вам дозволити мені розповісти мені свої частини наступного разу? ”Можливо, він нічого вам не скаже. Можливо, він скаже, що вам потрібно бути впевненим, що ви їх знаєте, тому спробуйте їх раніше. Є кілька варіантів.
Це були приклади ситуації з моєю колегою Зузаною. Однак "очікування" завжди залежить від конкретних людей, особливо від тих, хто дає відгук, і від усієї ситуації.
Маленька порада для керівників, менеджерів та власників бізнесу: якщо ви керуєте людьми, залучайте їх до рішень. Вони будуть більш схильні придумувати та впроваджувати рішення, яке вони придумали.
Використовуючи всі три кроки у зворотній зв’язку, ми збільшуємо шанси на те, що відгук буде краще сприйнятий і призведе до зміни в поведінці, яку ми хочемо.
Коли ви вирішуєте власну ситуацію, ви можете виявити, що вимова цих трьох кроків вимагає підготовки та енергії. Невже це так. Але енергія, вкладена в підготовку зворотного зв’язку, принесе плоди у вигляді кращих стосунків та більш ефективного функціонування ваших людей.