ролі

Багато разів ми говорили з вами про кроки, які слід виконати для планування заходу. Але ніколи з як розподілити ролі в організації заходу. І вся організаційна команда є одним із ключів до того, щоб зробити це успішним заходом чи ні.

Завдання планувальника подій або планувача заходів

Планувальник подій або організатор заходів - це особа, яка відповідає за це планувати, проектувати та виготовляти будь-яка подія, яка доручена. Коротше кажучи, саме людина відповідає за визначення кожної дії та синхронізує їх для досягнення запропонованої мети під час проведення заходу.

Щоб організувати захід, вам слід вказати його місце розташування, його оздоблення, харчування, постачальників, список гостей, план спілкування, спонсорів, і ви повинні бути завжди уважними, щоб все пройшло належним чином.

Всі ці завдання виконує команда, координована організатором заходу, яка повинна мати організаторські та управлінські навички, бути гарним комунікатором, оригінальним, креативним та гнучким. І він або вона повинні мати здатність аналізувати завдання та знати, яке з них найкраще підходить для кожного члена команди, наймати потрібних людей, створювати спільне бачення в команді та оцінювати виконану роботу.

Які завдання кожного члена команди?

Кожна людина в команді організації заходу повинна виконувати роль з чіткими цілями для досягнення. І коли команда дуже велика, оскільки подія теж занадто, потрібно буде, щоб у кожному секторі існували різні підгрупи, якими керує хтось.

В усіх командах повинні бути принаймні люди, які відповідають за наступне:

  • Спілкування. Ця особа відповідає за написання, планування та надсилання прес-релізів; спілкування в соціальних мережах; контакт та виклик засобів масової інформації; тощо.
  • Виробництво. Цей член команди враховуватиме, які елементи та матеріали необхідні для належного функціонування заходу. Він подбає про простір, звук, столи, екрани, звук тощо.
  • Контент. Ця особа буде відповідальною за пошук ведучого або ведучого події, її спікерів, спікерів, артистів, спонсорів тощо.

Більшість професіоналів, які займаються цими функціями, - це фахівці з маркетингу, людських ресурсів або реклами.

Завдань завжди може бути набагато більше, все залежить від того, наскільки велика подія і що вона вимагає. Незалежно від навантаження, яке у вас є, завжди буде дуже важливо, як управляти часом.

Важливість колективної роботи

В рамках організації заходів одним з найважливіших факторів є те, що всі члени команди мають зв'язок, повністю координуються між собою та мають ініціативу.

Цього можна досягти завдяки гарній підготовці завжди перед заходом, організації періодичних зустрічей для обговорення планування та завдань, що виконуються, завжди заохочуючи плавне спілкування між усіма.

Блог для громадського харчування

Ресурси, поради та тематичні дослідження для мотивації вашої команди, поліпшення повсякденного життя ваших офісів та організації успішних заходів, включаючи рекомендації щодо харчування.