Згідно з опитуванням YouGov, майже 90% співробітників завищують відрядження та компенсацію витрат, які компанія відшкодовує. Дізнайтеся про найпоширеніші форми шахрайства та про те, як їх запобігти.
24.05.2013 | Джерело: Concur
Concur, яка спеціалізується на програмних рішеннях для контролю та управління репресантами, узагальнює найпоширеніші проблеми та шахрайство, допущені працівниками під час їх відшкодування.
Для початку кілька цікавих статистичних даних, які надходять із Сполученого Королівства, але було б наївно думати, що ситуація в нашій країні краща:
- Згідно з опитуванням YouGov, 89% людей, які отримують від компанії витрати на особисте відшкодування, завжди або іноді навмисно завищують необхідну суму
- За даними британського агентства NFA, компанії коштують працівникам шахрайства, відшкодуючи витрати на персонал 98 млн. фунтів на рік
- Відшкодування витрат на персонал, які не дозволяються згідно з Директивою про компанію, коштує британським компаніям у середньому 197 фунтів стерлінгів на одного працівника на рік. У 2010 році компанії заплатили 1 мільярд фунтів стерлінгів на витрати, які не відповідали директиві компанії.
- 55% співробітників не знають, що дозволено вимагати відшкодування за директивою компанії, або не мають уявлення про те, що якась директива взагалі існує
- 40% компаній мали проблеми під час податкової перевірки довести та задокументувати обґрунтування відшкодованих витрат на репро
Найпоширеніші способи обману:
Як запобігти шахрайству при відшкодуванні репрезентативних витрат
Concur рекомендує два основні способи допомогти значно зменшити шахрайство:
- Введення чіткої та зрозумілої директиви
- Впровадження інтегрованого додатка для управління та контролю репрезентативних витрат
Директива про відшкодування витрат
Надання працівникам чітких і простих інструкцій у формі директиви компанії значно зменшить кількість непорозумінь, помилок і, зрештою, шахрайства. Concur дає кілька хороших рекомендацій щодо того, як правильно писати та передавати директиву:
Додатки для управління та контролю репрезентативних витрат
Найпоширенішою проблемою управління та контролю репрезентативних витрат є слабкі процеси контролю з боку компанії. Прикладом може служити ручний метод збору, перевірки та обліку касових апаратів та накладних, що спричиняє найбільше непорозумінь та шахрайства.
Спеціальний додаток дозволяє контролювати весь процес від запиту працівника про затвердження відрядження через його затвердження менеджером, фіксацію понесених витрат та інтеграцію виписок з платіжних карток.
Можна створити спеціалізоване рішення, яке відображатиме правила, визначені у вашій директиві (наприклад, налаштування уповноважених постачальників послуг, процеси затвердження тощо), що допомагає запобігти появі та відшкодуванню недопустимих витрат до їх виникнення.
І останнє, але не менш важливе, додаток надасть вам детальну статистику та аналіз того, хто витрачає гроші, де і з якою метою та на якому етапі здійснюються окремі транзакції.
Детальніше про переваги спеціалізованих програмних рішень для управління та контролю репрезентації ви можете прочитати на веб-сайті Concur
Concur - провідна глобальна компанія, що пропонує комплексні рішення для подорожей та управління витратами. Найближче відділення знаходиться в Чехії