Я був у Барселоні лише 2 тижні, коли купив свій перший велосипед. Я був дуже радий їздити по всьому місту, крутячись на педалях, і, перш за все, не користуватися будь-якими іншими видами транспорту.
Так було кілька днів, поки одного ранку він не зник ... його в мене вкрали!
Злодій залишив мені лише замок і мужність, яка тривала цілий тиждень (насправді, тепер, коли я про це думаю, це знову додає мені мужності)
Цікаво, що, як і велосипедні злодії, теж є крадіжки часу, котрі віддано витрачають цінні хвилини з вашого дня. У цій статті гість розповідає нам, як перестати витрачати час і визначити цих злодіїв, щоб вони були більш продуктивними.
Це гостьовий допис Едіт Гомес із блогу Gananci.
"Правило номер один злодіїв полягає в тому, що нічого не замало для крадіжки (секунда вашого часу також є цінною для перенесення)".
Скільки годин ви витрачаєте на роботу, скільки годин є продуктивними?
Іноді ми закінчуємо день з відчуттям, що не зробили все, що хотіли, і вчасно звинувачуємо це (скільки годин має день !, кажуть деякі).
Але справжня проблема полягає не в тому, що ми не знали, як управляти своїм часом (ми не можемо розтягнути час чарівною паличкою). Що ми можемо зробити, це покращити свою увагу до цього завдання, і таким чином встигнути на все.
І ви подумаєте, чому деякі люди роблять набагато більше речей, ніж інші, маючи той самий час?
Ці люди можуть виявити і боротися з так званими злодіями часу, які відповідають за поглинання нашої енергії. Ми можемо розрізнити зовнішніх злодіїв часу та тих, які ми генеруємо самі і є внутрішніми.
За підрахунками, злодії за часом можуть зайняти від 50 до 70% ефективного робочого часу.
І першим кроком до їх позбавлення є усвідомлення того, що вони існують:
За межами часу злодії
- Електронна пошта та соціальні медіа.
Відкриття пошти та соціальних мереж протягом робочого дня викликає велику відволікання на роботі. Повідомлення, які сповіщають вас про те, що ви отримали нове повідомлення електронної пошти або приватне повідомлення на Facebook, змусять вас відключитися від роботи і впасти в спокусу бажання відповісти і побачити, про що йдеться.
В ідеалі ми залишаємо ці завдання на певний час доби і, якщо потрібно, налаштовуємо електронну пошту таким чином, щоб вони надходили у запланований час. Бажано не робити це більше трьох разів на день.
- Телефонні дзвінки.
На перший погляд, телефонний дзвінок ефективніший, ніж написання електронного листа. Щоб сказати щось, потрібно менше часу, ніж написати. Але іноді телефон може зіграти на нас фокуси з несподіваними або тривалими дзвінками.
Отже, якщо ви не очікуєте важливого дзвінка і ви зосереджені на певному завданні, рекомендується відключити лінію. Якщо їм щось потрібно, вони залишать повідомлення або зателефонують ще раз пізніше.
- Зустрічі.
Є зустрічі та зустрічі. Є такі, які є продуктивними та ефективними, а інші - занадто довгі та погано організовані. Те, що роблять останні, - це втрата часу. Уявіть, що ви зібрали десять людей, ви втратите десять годин роботи.
Коли ви збираєтеся скликати зустріч, подумайте, чи дійсно це потрібно, і телефонуйте лише тим людям, які беруть участь. Якщо ви не знаєте, які теми будуть обговорюватися, і не витратили час на їх підготовку, я раджу вам не продовжувати та скасовувати їх.
- Перебивання колег або членів сім'ї, якщо ви працюєте вдома.
Уникайте несподіваних відвідувань в офісі чи вдома (якщо ви там працюєте) і встановіть графік їх прийому. Якщо цього неможливо уникнути, скажіть ввічливо і доброзичливо, що ви відвідаєте їх в інший час і встановите конкретний день і час.
- Відсутність організації інших.
Іноді ти ненавмисно береш участь у відволіканні через погане управління іншими. І в цьому випадку терпіння - це єдине, що допомагає вам зберігати спокій.
Внутрішні злодії часу
Бути занадто вимогливим до себе і бажаючи виконати ідеальне завдання займає багато часу, і, безумовно, ми відбираємо це від іншого завдання, яке ми мали на розгляді.
- Не делегуйте завдання.
Ми не можемо робити все самостійно, необхідно делегувати завдання іншим професіоналам, які мають необхідні навички, щоб відповідати нашим цілям. Ви повинні довіряти іншим людям, щоб продовжувати зростати.
- Не має емоційного інтелекту.
Знання того, як контролювати свої емоції - це те, що не всі люди вміють робити. Але, як тільки вам вдасться видалити свої турботи, страхи, тривогу, почуття провини ... із завдання, яке ви виконуєте, ви заощадите багато часу.
- Дезорганізація у ваших завданнях і цілях.
Якби ми знали, де у нас є все, ми б не витрачали свій цінний час на пошук того файлу на комп’ютері, який одного дня ми зберігаємо в тій папці, яку ми створюємо.
- Не знаючи, як сказати НІ.
Навчання говорити НІ допоможе нам наблизитись до наших цілей. Вам не потрібно бути агресивними чи недоброзичливими, ви просто ласкаво говорите, що ви не можете в цей час говорити з ним або відвідувати його. Тримайтеся подалі від цих емоційних маніпуляторів і уникайте, щоб з ними поводились як завгодно.
- Зволікання.
Або те саме: залиште очікувані завдання на інший час. Зазвичай ми залишаємо на мить ті завдання, які нам найбільше подобаються, які викликають у нас почуття незручності або які нас нудять.
Ми думаємо, що у нас є весь час у світі, щоб це зробити, і що нічого не станеться, якщо ми цього не зробимо зараз. Але час - це те, що ніколи не можна відновити, і якщо ми його відпустимо, наші цілі ніколи не будуть виконані. І ми тут лише один раз, нам доведеться цим скористатися!
Господарський суд: якщо ви хочете дізнатись більше про цю тему, прочитайте цю статтю.
Як запобігти крадіжкам крадіжки нашого дорогоцінного часу?
Переривання, як правило, поза нами, тому ми відчуваємо, що ми мало що можемо зробити, щоб контролювати їх.
Однак є кілька методів, які я спробував сам, які допоможуть вам краще організувати свій час, ефективніше працювати на своїй роботі і, звичайно, збільшити свою продуктивність.
Нижче я поясню кожну з цих порад, щоб максимально використати свій час:
1 Усуньте відволікаючі фактори
Ми вже зробили цей крок, коли виявили тих внутрішніх та зовнішніх злодіїв часу, які часто з’являються у нашому повсякденному житті.
Серед моїх завдань - керування соціальними мережами компанії, в якій я працюю, і коли я звертаю увагу на це завдання, це правда, що я більше часу проводжу у Facebook, переглядаю інші акаунти і переглядаю цікаве відео, яке вплинуло на мене.
Крім того, я зазвичай залишаю свій мобільний телефон звуковим, щоб отримувати повідомлення від Twitter і негайно відповідати людині, яка написала мені повідомлення, або подякувати ретвіту, який вони зробили.
Це схоже на вас?
Факт залишити мобільний телефон звуковим є для мене найбільшою проблемою, оскільки я чекаю не лише зворотного зв’язку з фоловером у Twitter. Користуючись нагодою, читаю щойно отриманий WhatsApp і пишу навіть коротко. Або якщо мені зателефонують, я відповідаю.
Тому першим кроком є визначення, які звички ми практикуємо, а які впливають на нашу продуктивність. Запишіть їх, якщо потрібно, на аркуші, щоб підвищити обізнаність про те, чим вони є.
2 Зосередьтеся на кожному завданні
Другий крок, який спрацював для мене, - це організація дня за допомогою олівця та паперу. Візьміть порядок денний і запишіть усі важливі справи, які вам потрібно зробити, і зосередьтеся на них.
Є люди з турботами в голові, які заважають їм сконцентруватися на своїх завданнях і заважають їм бути продуктивними.
Тож глибоко вдихніть, розслабтеся, знайдіть місце, де ви почуваєтесь розслаблено і спокійно, щоб думати та організовуватися. І спирайтеся на порядок денний, щоб розподілити свій час та зробити його ефективнішим.
Подумайте про місце, яке дозволяє вам розмірковувати і чітко продумати той список пріоритетів, який ви повинні виконати у строк, який ви нав'язуєте собі. Моє улюблене місце - пляж влітку, коли він починає спорожніти і мовчати, а решту року моя кімната.
Яке ваше улюблене місце? ...
3 Складіть список
Мій час доби збирати свої ідеї - це коли я лягаю спати, перед сном. Там, коли я думаю про цілі чи цілі, які я повинен досягти, не має значення, чи є я керівником власної компанії, чи виконую чиїсь замовлення.
Я думаю, що мені потрібно виконати x завдань, щоб досягти бажаної мети. І чим більше я зосереджуюся на кожному з цих завдань, тим більше безпосереднього я отримаю і з меншою кількістю перешкод зіткнуся.
Іноді, навіть коли я встаю з ліжка, коли мій розум абсолютно чистий і відпочив, мені приходять ідеї, які не спали мені на думку напередодні ввечері. Запишіть їх до цього порядку денного та перевірте.
4 Оцініть важливість кожного завдання
Однією з звичок, яку я включаю в свій розпорядок дня, є розстановка пріоритетів на завданнях. Спочатку я роблю найважливіші, які, як правило, найскладніші і ті, що коштують мені найбільше, а потім найлегші.
Залишаючи кінець дня, коли ви найбільш втомлені і виснажені, легші завдання допоможуть вам успішно закінчити свій день.
Якщо, навпаки, ми залишимо зустріч з клієнтом або відеоконференцію через Skype з партнером на 6 дня вдень, ми обидва не будемо виступати якнайкраще, і ми будемо готові закінчити, щоб поїхати додому відпочити. І ми не отримаємо всього соку, який могли б отримати.
Одна із стратегій, яка є для мене дуже ефективною, - це залишити деякі заходи на певний час. Якщо я знаю, що вранці після сніданку я більш продуктивний, саме в той проміжок часу я призначаю важливу зустріч, яку маю.
5 Закресліть зі списку зроблене
Перетинання виконаних нами завдань дозволить нам краще уявити, що ми контролюємо те, що зробили. А це підвищує продуктивність праці.
Якщо ми бачимо, що завдання ми не збираємось виконати у встановлений час, спробуємо зберігати спокій і шукати рішення. Можливо, це завдання вимагає більше часу та ресурсів, тому ми повинні встановити інший термін.
Коли ми виконаємо всі завдання, давайте подумаємо, які наступні кроки і як їх досягти.
Успішне виконання всього запропонованого підвищує нашу самооцінку та допомагає нам усунути ідею залишити очікувані завдання на потім.
6 Оцініть досягнуте
Коли ви збираєтеся створювати новий список, проаналізуйте, які цілі ви досі досягли, а які - ні.
Друг сказав мені, що щось, що допомогло йому зрозуміти, де його дії узгоджуються з його цілями, додало числове значення до цього списку. Наприклад, якщо ми успішно виконаємо 7 із 10 завдань, ми опинимось на 70% шляху, знаючи, що для досягнення 100% нам доведеться змінити або відкоригувати список.
А ви, чи не могли б ви додати ще якийсь прийом до цього списку? Розкажіть про свій досвід!
Станьте метеорологом і не дозволяйте його вкрасти, поділіться!
Едіт Гомес
Вона є редактором в Gananci, захоплюється цифровим маркетингом, спеціалізується на онлайн-спілкуванні. Відмовляється лягати спати щовечора, не дізнавшись чогось нового. Він стурбований бізнес-ідеями і, тим більше, творчим поглядом на маленький світ, в якому ми живемо.
Ця стаття була надіслана спочатку передплатникам.
Приєднуйтесь БЕЗКОШТОВНО і отримуйте наступну статтю перед кимось іншим. Ви також отримуєте ексклюзивний вміст та переваги, про які ви можете дізнатися лише поштою.