Допомога на проїзд - найпоширеніші помилки в практиці подання заявок
17.12.2019 19:03
На першому кроці слід сказати, що альфа та омега у визнанні дорожніх витрат - це ретельно розроблена внутрішня директива. Він повинен регулярно оновлюватися і в той же час зрозумілий для кожного працівника. Виконуючи аудит, ми найчастіше стикаємося з такими помилками:
- Відшкодування банківських зборів при оплаті приватною платіжною карткою за кордоном
Мабуть, найпоширенішою проблемою є переплата банківських зборів при оплаті за кордоном приватною карткою працівника. Компанії обгрунтовують це тим, що працівник не повинен бути збитковим при здійсненні закордонної поїздки. Однак вони не знають про більш далекосяжні вимоги, які в результаті цього виникають. Банківські платежі на рахунок працівника не є витратами роботодавця. Якщо працівник створив поточний рахунок на вимогу роботодавця і роботодавець погоджується відшкодувати їх, він буде враховувати виплату, надану працівникові, наступним чином:
(а) витрати, пов'язані з банківським рахунком працівника: 548/331;
б) платіж: 331/221;
У той же час такий дохід працівника розглядається як дохід від залежної діяльності, незалежно від того, забезпечувався дохід із соціального фонду чи з інших джерел роботодавця. Це означає, що компанія включатиме такі доходи до заробітної плати працівника та робити відповідні відрахування. Окрім цього, результати діяльності, про які йдеться, повинні регулюватися колективним договором або внутрішніми нормативними актами. Лише за цих умов вартість банку працівника стягує з роботодавця податкові витрати.
- Відшкодування суми з виписки банку у випадку іноземного документа
У внутрішній політиці компанії часто заявляють, що вони відшкодовують витрати/документи, деноміновані в іншій валюті, за допомогою виписки з приватного банківського рахунку працівника. На жаль, визнання витрат на відрядження у розмірі євро, зазначених у виписці з банку працівника, де документ оформлений в іншій валюті, суперечить Закону про бухгалтерський облік. Відповідно до закону, компанія повинна конвертувати документ у євро, день бухгалтерської події є днем подання роботодавцю звітності про діяльність, і тому використовуватиметься контрольна ставка з попереднього дня. У цьому випадку всі обмінні витрати в банк перекладаються працівником при перерахунку в євро.
- Повернення обіду з партнером без зменшення їжі
Ще однією серйозною помилкою є переплата спільних ланчів з партнерами за виставлення рахунків у відрядженні (внутрішніх та іноземних). Компанії часто "безголово" відшкодовують ці витрати незалежно від інших пов'язаних з ними аспектів бухгалтерського обліку та оподаткування. Перш за все, слід сказати, що обід з партнером - це витрати на представництво, тобто неподаткові витрати компанії. По-друге, необхідно подумати про те, як це вплине на оплату відрядження та забезпечення харчуванням. З вищевикладеного випливає, що якщо роботодавець відшкодовує працівникові документ "робочий обід", з точки зору роботодавця це представницький збір (бухгалтерія 513). Це також означає, що працівник мав демонстративно забезпечений "безкоштовний" обід, тому його харчування зменшується відповідно до § 5 абз. 6 Закону № 283/2002 зб. про допомогу на проїзд із змінами та доповненнями.
- Відшкодування дорожнього замовлення без супровідної документації
Виставлення рахунку за відрядження також повинно включати підтверджуючу документацію, яка обґрунтовує обґрунтування поїздки. У випадку тренувань це повинно бути підтвердженням участі у тренінгу, рахунком-фактурою, а також графіком тренувань, з яких стає зрозумілим, про яке навчання йшлося, чи було воно/не надано, наприклад обід. Під час відрядження з діловим партнером доцільно задокументувати звіт із відрядження, який міститиме більш детальну інформацію про відбулася зустріч, включаючи результат, отримані контакти, узгоджені контракти тощо.
У документі проживання часто не зазначається, чи був наданий сніданок. Оскільки в багатьох країнах застосовуються різні ставки ПДВ, бухгалтеру дуже легко з’ясувати, чи слід було зменшувати допомогу на харчування. З цієї причини до законопроекту доцільно прикласти напр. підтвердження бронювання місця проживання, де найчастіше міститься інформація про надання/ненадання сніданку.
- Неправильне використання валютних курсів при конвертації іноземної валюти
Ми стикаємось з цією проблемою майже в кожній компанії. Гордієвий вузол - це визначення правильного обмінного курсу не тільки при перерахунку авансів, харчування, а й інших витрат закордонної ділової поїздки.
Першим кроком необхідно подумати про те, чи компанія надала працівникові авансовий платіж, для якої країни та в якій валюті. Якщо компанія надає авансовий платіж у євро для країни, яка не використовує валюту євро, авансовий платіж повинен бути перерахований за курсом валют на перший день місяця, в якому розпочалась відрядження. Якщо аванс сплачений раніше, т. j. роботодавець не може визначити ставку, оскільки вона ще не оголошена, застосовуватиметься вже оголошена на той час ставка.
Якщо компанія надає аванс в іншій валюті, це здійснюється відповідно до § 24 абз. 6 Закону про бухгалтерський облік, де амортизація тієї самої іноземної валюти готівкою або з валютного рахунку може бути використана для конвертації іноземної валюти в євро:
(a) середньозважена ціна (метод VAP); або
(b) ціна, визначена таким чином, що перша ціна для оцінки приросту іноземної валюти в євро використовується як перша ціна для оцінки зменшення іноземної валюти в євро (метод FIFO).
Якщо це зменшення іноземної валюти пов’язане з погашенням зобов’язання, для перерахунку розрахунку зобов’язання з іноземної валюти в євро використовується вартість за методом VAP або FIFO. Обмінний курс на момент отримання або надання авансу використовується для оцінки дебіторської та кредиторської заборгованості в іноземній валюті, пов’язаної з обліком наданого або отриманого авансу в іноземній валюті.
У другому випадку необхідно правильно перерахувати раціон. При обчисленні компенсації для перерахунку розпочатого курсу застосовується контрольний курс, визначений та оголошений Європейським центральним банком або Національним банком Словаччини, який діє на перший день місяця, в якому відбувається іноземна відрядження. Інший курс неприйнятний.
У третьому пункті важливо правильно визначити обмінний курс при перерахунку інших прийнятних компенсацій. Закон про допомогу на проїзд не визначає використання обмінного курсу при перерахунку таких витрат в іноземній валюті в євро. Отже, роботодавець використовуватиме референтну ставку відповідно до § 24 пар. 2 лист а) Закону № 431/2002 зб. щодо бухгалтерського обліку із змінами (тобто контрольна ставка з дня, що передує дню подання рахунку за відрядження працівникові), оскільки цього дня роботодавець несе відповідальність перед працівником.
У разі виникнення додаткових запитань або розбіжностей ми в будь-який час у вашому розпорядженні.