Що слід написати в заявці про моніторинг проекту? Що взагалі таке моніторинг? Саме те, що ми контролюємо і як?
Оцінюючи та коментуючи програми, я часто бачу, що однією з чорних плям у написанні заявок є моніторинг. Ви повинні про це написати, це також вартує оцінки, але не зовсім зрозуміло, що це і з якого кінця його слід брати. У цій публікації я допоможу вам зрозуміти, що це таке, і дам вам деякі міркування щодо проектування системи моніторингу проектів.
Система моніторингу? Що це?
Почнемо спочатку ...
Моніторинг означає, що я щось стежу.
Через рівні проміжки часу я спостерігаю за їх розвитком та описую отримані дані та інформацію, щоб потім робити з них висновки. З цього випливає, що метою моніторингу є збір даних. Збір даних, які я можу використовувати для оцінки.
Щоб використати загальний приклад:
Скажімо, я втрачаю вагу, і щоб побачити, наскільки я ефективний, кожен день я описую, за який прийом їжі що і скільки з’їв, скільки переїхав у той день, а коли вранці вийшов на ваги, скільки фунтів це показало. Я повторюю цей процес однаково щодня і збираю дані у таблиці. Тобто, я контролюю свою програму схуднення, щоб потім оцінити результати.
Для всього цього є один моя система моніторингу, що являє собою набір процесів та інструментів відстеження та їх компонентів:
Чому проект має систему моніторингу?
На перший погляд може здатися, що це знову щось зайве для каліцтва авторів додатків, але це не так. Однією із загальних особливостей успішно реалізованих проектів є хороша система моніторингу, яка дозволяє тримати речі під контролем і не мати серцевого нападу в кінці проекту, оскільки нічого не йшло за планом.
Подумай над цим!
Середнього проекту достатньо для роботи з десятками експертів. Якщо проект система моніторингу хороша, коли ви запитаєте у менеджера проекту, що робив Expert 66 у певний робочий день з 8:30 до 11 ранку, ви можете дістати папку з полиці протягом півхвилини, що відкриває.
Але можуть бути і складні заходи, за якими неможливо стежити без системи. Прикладом є розробка навчальної програми. Якщо ви добре стежите, координатор може в будь-який час повідомити, який із 75 модулів 14 навчальної програми знаходиться у розробників, який у коректора, який у перекладача, який у коректора, який надрукований. Ви спробуєте це пам’ятати ...
Щоб не загубитися в деталях, вам потрібна допомога, і це хороша система моніторингу проектів. Коли вас попросять описати в пропозиції, як буде здійснюватися моніторинг проекту, це пов’язано з тим, що спонсор хоче перевірити, чи зможете ви впоратися з деталями під час виконання своїх зобов’язань.
Це потрібно спланувати!
Перш ніж ви захочете описати в додатку, якою буде система моніторингу проекту, все, що ви можете зробити, це спланувати.
Давайте подивимося, які області може охоплювати відстеження та де ви можете використовувати інструменти:
1. Слідуйте за експертами!
Якщо ви працювали над більш складним проектом навіть один день, ви знаєте, що десятки або навіть більше сотні людей можуть працювати над одним проектом.
Члени управління проектами, координатори, тренери, розробники, консультанти, зовнішній та внутрішній персонал, які виконують завдання в певній годині дня/тижня/місяця.
Не майте у своєму проекті ста експертів, достатньо лише десяти, щоб ви насправді не знали, кого саме вони роблять. Вам потрібно їх відстежувати, і ви можете зробити це за допомогою таких інструментів:
Описання роботи
Кожному експерту потрібна посадова інструкція, яка підказує, що робити. Ми починаємо з цього місця, це буде основою для подальших дій.
Місячний звіт
Експерти повинні звітуватись, для чого вони повинні мати щомісячний звіт із зазначенням, наприклад: прізвища експерта, його посади, номера контракту, працівника, завдань, виконаних у даному місяці, їх результатів, роботи години, витрачені на кожне завдання.
Аркуш відвідуваності
Також необхідно враховувати зарплату та винагороду експертів, але лист відвідуваності (pontaj) все одно корисний. Це може бути таблиця, в якій кожен робочий день є серією, експерт повинен вказати, в який день він працював, скільки годин або яку проектну діяльність.
Професійна документація
Діяльність експертів також підтверджується професійною документацією (залежно від проекту, наприклад, виконаної навчальної програми, аналізу, навчальної програми тощо), але тут ми відстежуємо не лише експерта, а й проектну діяльність.
2. Слідкуйте за діяльністю!
Діяльність за проектом можна відстежувати, якщо ми їх документуємо. Яку систему документації матиме проект, залежить від діяльності проекту.
Давайте розглянемо кілька видів діяльності:
Тренувальна діяльність
У разі акредитованого навчання - документація, що вимагається відповідними правилами, якщо ні, то принаймні: розклад, навчальна програма, аркуш відвідуваності, фотодокументація, іспитна документація, анкета щодо задоволеності студентів, інші матеріали, що оцінюють навчання, текстовий звіт тренера, підготовлені під час практичних занять матеріали тощо.
Консультаційна діяльність
Опис процесу консультування, лист відвідуваності, щоденник консультування (коли людина брала участь у консультуванні, скільки годин, про що йшлося, яких результатів було досягнуто тощо), результат консультування (наприклад, професійне резюме, бізнес-план, розробка продукту стратегія тощо)
Зайнятість
Документи, що підтверджують створення нових робочих місць (наприклад, рішення, організаційна схема тощо), документи про набір та відбір (наприклад, подані файли заявок, документи про процес відбору), трудові договори працівників, посадові інструкції, листки відвідуваності, документи про заробітну плату тощо.
3. Слідуйте цільовій групі!
У проектах розвитку людських ресурсів все обертається навколо цільової групи.
Це ті, кого ви навчаєте, люди, яким ви даєте пораду розпочати свою справу, люди, яким ви допомагаєте знайти роботу, люди, яким ви надаєте соціальні послуги тощо. Тому дуже важливо, щоб ви відстежували людей, які беруть участь у проекті, по черзі.
Тут також спонсор може визначити, в якій формі це робити.
Наприклад, для проектів POCU база даних цільової групи, і все, від персональних даних до статусу ринку праці, повинно реєструватися, аж до того, яка особа вносить свій внесок у який показник.
Якщо специфікацій немає, тоді кожен учасник повинен мати як мінімум одну окрема папка із запитаними особистими документами. Залежно від проекту, якими є ці особисті документи, наприклад, для особи, яка бере участь у навчальній діяльності для безробітних: заява про реєстрацію, посвідчення особи, документ, що підтверджує статус безробітного, документ, що засвідчує останню освіту (наприклад, диплом), у деяких професії медична довідка.