Витрати, які співробітник створює під час виконання своїх професійних завдань у місці, відмінному від звичайної роботи, відомі як витрати на відрядження або бізнес. У цій статті ми відповідаємо на деякі загальні запитання, пов’язані з особливо поширеними поняттями, пов’язаними з витратами на відрядження.
1. Фундаментальні поняття
Що таке дієта?
Дієта - це економічна сума, яку компанія виділяє на покриття витрат, пов’язаних з утриманням та перебуванням працівника під час поїздки на роботу. У багатьох випадках дієта являє собою групу понять, яка загалом покриває понесені витрати. Компанія платить фіксовану суму за концепцію замість точної суми за кожен витрата.
Дієти групують два основні поняття:
Технічне обслуговування: витрати на утримання працівника.
Витрати на життя: витрати, пов'язані з проживанням.
Що таке пробіг?
Пробіг - це економічна сума, якою компанія компенсує працівникові користування своїм приватним транспортним засобом для бізнес-цілей. Він покриває всі витрати, пов'язані з використанням автомобіля з робочих причин: паливо, знос, податки, страхування тощо. З іншого боку, це не покриває додаткових витрат, таких як плата за проїзд та паркування, оскільки вони оплачуються окремо.
2. Основні моделі
Кожна компанія повинна вибрати модель, яка найбільше відповідає її інтересам та інтересам її робітників. Серед моделей управління цим видом витрат ми знаходимо три видатні моделі:
Виправлена модель: у цьому випадку компанія встановлює суму на один або набір витрат. Таким чином, компанія відмовляється від точного контролю витрат, щоб полегшити завдання, пов'язані з переглядом та підтвердженням витрат на відрядження. Дієта стає максимальною надбавкою, яку працівник може мати для покриття витрат компанії.
Модель витрат: У цьому випадку витрати повинні бути обґрунтовані підтвердженням та/або рахунком-фактурою. Отже, є більша видимість суми витрат, і вона відшкодовується точно, хоча завдання з перевірки ускладнюються, оскільки необхідно керувати всіма цими додатковими матеріалами, що служать доказом.
Змішані моделі: в деяких випадках деякі витрати управляються з надбавками, а інші на основі ваучерів. Інший випадок - це такий, коли існує дієта, але вона повинна бути обґрунтована набором квитків. Компанія вибирає, чи платить вона за точну суму, яка становить групу, або округлює цифру до конкретної суми, яку передбачає дієта, що, з іншого боку, позначає максимальну цифру, яку можуть досягти витрати.
3. Обґрунтування, претензія та врегулювання
Процес, за яким слід вимагати витрати на дієти та пробіг, повинен бути чітко роз'яснений у політиці про витрати на проїзд. Бажано запитати про політику компанії щодо витрат на відрядження, оскільки це буде система, встановлена компанією з точки зору процесу та елементів, необхідних для обґрунтування будь-яких витрат на відрядження.
Перш за все, існує два механізми, за допомогою яких працівник може оплатити свої витрати під час поїздки:
Перший - це бізнес картка: у цьому випадку не потрібно відшкодовувати витрати, оскільки це відповідальність самої компанії. Це дозволяє уникнути напруженості через можливу напруженість із мандрівниками через необхідність фінансувати компанію та через час, що проходить між витратами та його сплатою. Крім того, компанії буде набагато простіше контролювати витрати, застосовувати власну політику щодо ділових поїздок тощо. Готівку також можна передбачити.
Інший - це власні гроші працівника, готівка або особиста банківська картка, за допомогою яких працівник сплачує з кишені витрати, пов'язані з розвитком його роботи.
Зосереджуючись на тому, що виплачує робітник, за його гроші, вони відшкодовуються як витрати і, як правило, крім заробітної плати працівника, оскільки вони не передбачають винагороду працівнику, а навпаки повернути сплачену суму раніше. Найпоширеніший випадок, коли витрати на відрядження включаються до заробітної плати, це коли компанія відшкодовує їх зайнятим працівникам.
Зручно деталізувати весь процес від початку до кінця, починаючи з усіх необхідних елементів для його обґрунтування та детально описуючи кроки, які будуть виконуватися для його позов, погодження та врегулювання.
1. Обґрунтування: Що стосується дієт, компанія може вимагати контекстної інформації про поїздку, наприклад, імені відвідувача, відвідувача, людей, які відвідали зустріч або їжі, причини поїздки, схвалення керівника або навіть конкретних надходжень витрат понесені. Таким же чином, незалежно від форми розрахунку, в деяких випадках також потрібно пред'явити відповідні підтверджуючі документи.
Щодо витрат, пов’язаних з пересуванням або квитанціями, пов’язаними з оплатою мита, паркування, зазвичай повідомляються такі фактори, як мета поїздки та відвідуваний клієнт. Може трапитися так, що використовується якийсь проїзний квиток, що включає такі поняття, як бензин, ремонт та плата за проїзд. У цьому випадку процес управління інтегрований, але зазвичай потрібно подавати квиток як доказ.
2. Ці підтверджуючі документи є основою для розгляду претензій як витрати на відрядження вони включаються до розрахунку за поїздками або платіжного доручення.
3. Оформлення: як надбавки, так і пробіг є компенсаційними, тому їх відшкодування підприємством виключається із категорії заробітної плати. Компанія може оплачувати витрати в порядку витрат, щотижня або щомісяця у фонді оплати праці або з оплатою поза нею. Слід врахувати, що податковий режим оплати цих витрат є особливим, оскільки за певних обмежень вони не сплачують податки та не вносять внесків.
4. Регулювання
Політика витрат компанії є ключовим елементом у всьому процесі управління витратами, оскільки це документ, який збирає нормативні акти, що регулюють будь-який фактор або процес, пов'язаний з витратами на відрядження. Це природне місце для визначення механізмів контролю, що наводять порядок у сфері дорожніх витрат. Серед іншого, він повинен включати інформацію про те, які типи надбавок компанія має для своїх працівників, умови їх вимоги, якщо відповідальний особа вимагає будь-якого типу схвалення та механізми обґрунтування.
Оскільки витрати, пов’язані з дієтою та пересуванням, впливають на працівника, вони узгоджуються з робочою радою та включаються в Колективний договір. Оскільки вони впливають на мандрівника, вони також включаються в політику подорожей, як правило, у додатку, який є більш гнучким, ніж сама політика подорожей.
Суми надбавок та пробіг можуть бути змінені як внутрішніми рішеннями компанії, так і зовнішніми причинами, такими як зміни в законодавстві чи оподаткування. Оновлення зазвичай фіксуються щорічно або протягом декількох років, додаючи збільшення ІСЦ і, іноді, додатковий відсоток.
5. Суми
Коротше кажучи, сьогодні концепції, які раніше були звільнені, включені до баз котирувань, і кожен витрата повинен бути належним чином обґрунтованим. Поняття, які включені до бази внесків до ЄС, є такими, що перевищують такі межі:
- Вартість проживання: в іншому муніципалітеті *, перевищення обґрунтованої суми.
- Витрати на проживання в Іспанії: в іншому муніципалітеті*, перевищення € 53,34/день.
- Витрати на проживання з ночівлею за кордоном: перевищення € 91,35/день.
- Витрати на проживання без ночівлі в Іспанії: в іншому муніципалітеті * перевищення € 26,68/день.
- Витрати на проживання без ночівлі за кордоном: перевищення € 48,08/день.
- Пробіг: понад 0,19 євро/км.
* Важливо врахувати поняття "різного муніципалітету", оскільки це означає, що це сприяє всім витратам на утримання та перебування працівників, коли вони виконують свою роботу в тому самому муніципалітеті, що і звичайне місце роботи.
Крім того, слід підкреслити важливість обґрунтування цих витрат. Наприклад, у разі виплати працівникові фіксованої та періодичної суми без будь-яких підтверджуючих документів, яка не компенсує конкретну поїздку, вона повинна бути вказана та сплачена повністю, оскільки це буде розглядатися як доповнення до заробітної плати плюс.
6. Різниця між представницькими витратами та витратами на відрядження
Принципова різниця між видовищними та дорожніми витратами полягає в тому, тоді як першим судилося, як вказує їх назва, "представляти" до компанії перед клієнтами та постачальниками, дорожні витрати - це витрати, що породжуються самою діяльністю торгової сили. Тому прикладами транспортних витрат можуть бути: проїзд, харчування або проживання працівників (переважно з комерційного відділу).
Незважаючи на те, що вони належать до різних бюджетних рядків, у деяких випадках витрати на представництво та поїздки збігаються і бентежать, наприклад, вечеря з клієнтами після семінару.
7. Передові практики управління
Чітко позначте правила гри: Компанія повинна визначити у колективному договорі, в політиці витрат на відрядження, що вона приймає як дієту та пробіг, а що ні. Угода, до якої, очевидно, матимуть доступ усі працівники. Таким чином чітко позначені правила гри.
Бюджет: Після того, як обмеження на надбавки та витрати на пробіг будуть відображені в колективному договорі, компанія, а особливо адміністративний та фінансовий відділ, повинні встановити бюджет для цього виду витрат. Таким чином, коли працівник повинен зробити корпоративну проводку, він буде знати обмеження у своєму бюджеті, що, мабуть, допоможе стримати такий тип витрат як з боку компанії, так і з точки зору працівника.
Обмеження звіту: працівник із періодичною мобільністю буде знати політику витрат на відрядження компанії та обмеження та нагляд, які вона зазвичай здійснює. Плідна динаміка з обох сторін медалі як від компанії, так і від працівника, головним чином зацікавленого у справедливому відшкодуванні цього виду дорожніх витрат:
- Відстежуйте список рахунків-фактур, а також збирати та належним чином подавати квитанції для всіх них.
- Давгіталізувати та автоматизувати процес управління витратами на відрядження.
Нарешті, наявність платформи управління витратами на поїздки, яка оцифровує та автоматизує процес, може принести безліч переваг. З одного боку, це дозволить витрачати кошти під контролем, тобто в порядку і дотримуючись обмежень, встановлених компанією.
З іншого боку, доповідь витрати на відрядження за допомогою цифрового рішення цих характеристик забезпечує інформацію про компанію для ефективного планування корпоративних поїздок. Коротше кажучи, це допомагає знати реальні цифри, порівнювати їх та уникати жертви Лазарілло де Тормеса.
8. Облік витрат на відрядження персоналу компанії: 627 або 629?
Не знаєте, як обліковуються представницькі витрати? Останньою фазою процесу управління представницькими витратами є їх облік. Для цього зазвичай використовується група рахунків 6 Загального плану бухгалтерського обліку.
Для обліку витрат цього типу слід звернути увагу на Загальний план бухгалтерського обліку, який є текстом, який юридично регулює бухгалтерський облік компаній в Іспанії, зокрема, Королівський указ 1514/2007, затверджений у 2007 році, який прагне адаптуватися до європейських правил бухгалтерського обліку та розробити гнучкий, відкритий текст бухгалтерського обліку, адаптований до Міжнародних стандартів фінансової звітності.
Витрати на представництво зазвичай реєструються у групі 6 Генерального плану бухгалтерського обліку, зокрема рахунках 62, що належать "Зовнішні послуги". Однак він може мати певні варіації відповідно до критеріїв кожної компанії та її бухгалтерського обліку.
Що стосується обліку витрат на відрядження для працівників компанії, то можуть виникнути питання, який рахунок є найбільш зручним. Витрати на представництво зазвичай реєструються в групі 6 Генерального плану бухгалтерського обліку, але в яких з них?
Двома основними обліковими записами, якими ми будемо користуватися, буде 627 (Реклама, пропаганда та зв’язки з громадськістю) та 629 (Інші послуги). Не завжди легко розрізнити їх, оскільки вони можуть трохи заплутати.
рахунок 627 присвячений Витрати на харчування та проживання за умови, що вони були мотивовані досягти та/або підтримати комерціалізацію основної діяльності компанії. Наприклад, у випадку продавця, який поїхав до іншого міста, щоб розширити портфель своїх клієнтів, якщо він їсть у ресторані, запис для цієї дієти відповідатиме цьому рахунку. Майте на увазі, що якщо витрати були раніше сплачені у фонді оплати праці сМоя дієта буде врахована в кол 640.
Натомість у рахунок 629 ми можемо порахувати дорожні витрати персоналу компанії, не включені до інших рахунків. Тобто, це мішана сумка для таких витрат, як парковка, плата за проїзд, Служба технічного огляду транспортного засобу для службового автомобіля тощо.
Що стосується харчування та проживання, нам доведеться враховувати необхідні витрати дають можливість здійснювати основну діяльність компанії, а не його комерціалізація, на відміну від рахунку 627. Наприклад, ми будемо враховувати витрати на харчування фахівця, здійснені під час поїздки в інше місто, на обслуговування з обслуговування клієнтів.
Тим не менше, якщо сума, заздалегідь передбачена для цих витрат, буде внесена до вашого фонду оплати праці а потім працівник сам керує нею, розуміється, що його винагорода має "вищу цінність".
Слід зазначити, що рахунок 629 присвячений послугам, а не матеріальним чи зберіганим предметам, як це було б у випадку, якщо технік у попередньому прикладі здійснить будь-яку покупку під час її випуску. Продовжуючи приклади, рахунок 629 не включатиме матеріальні або зберігаються товари, такі як канцтовари, які слід включати в рахунок 602 (Закупівлі інших матеріалів).
Інші витрати, які слід врахувати на рахунку 629, це:
Огляд транспортного засобу ITV.
Послуги, пов’язані з попередженням професійних ризиків.
Послуги зовнішнього прибирання.
Винагороди, що виплачуються асоціаціям.
Щоб уникнути плутанини, нижче ми докладно розповімо про ряд ділові витрати, які не слід проводити на рахунок 629:
Витрати пов’язані з обслуговуванням комп’ютерної техніки такі як комп'ютери, операційні системи, програмне забезпечення або копіювальні машини. Ці витрати слід включати до рахунку 622, оскільки їх метою є підтримка різних основних фондів у належному стані.
квитки на харчування в ресторани, бари, готелі, пансіонати тощо, чиї пов’язані з комерціалізацією продукції чи послуг компанії.
У будь-якому випадку доцільно створити кілька допоміжних рахунків з різними останніми цифрами для кожного виду витрат. Це може бути найбільш рекомендованим варіантом, якщо компанія не має своїх рахунків, розбитих за проектами чи напрямками діяльності. Також можливо розподілити всі витрати на єдиний загальний допоміжний рахунок, хоча в концепції потрібно буде уточнити, про який вид витрат йдеться.
Хоча це здається майже неможливим, за допомогою платформи управління витратами на ділові поїздки ви можете спростити це. Тобто об’єднати в один потік репортера, рецензента та бухгалтерію. Одним клацанням миші працівник зі свого мобільного, Ви можете оцифрувати витрати та відсортувати їх та зберегти на рахунок. Рецензент отримує звіти вчасно, і в бухгалтерському обліку у них є повністю інтегрована система, яка дозволяє контролювати витрати.
Ось як Captio впорядковує весь потік управління витратами на пробіг від початку до перевірки в бек-офісі. З простим захопленням квитка зі смартфона система OCR зчитує основні дані, а квитанція автоматично зберігається в хмарі платформи.
Отже, організовано та готово брати участь у звіті про витрати, коли і де завгодно, за допомогою програми. Крім того, будучи a платформа управління подорожами, затверджена Податковою службою Не потрібно зберігати оригінал паперового квитка, оскільки цифрова копія дійсна для всіх законних цілей.
З іншого боку, з точки зору нагляду, Captio пропонує можливість запровадження попереджень відповідно до політики компанії щодо витрат на відрядження. Таким чином, нагляд стає набагато спритнішим завданням.
Нарешті, на останньому етапі управління пробігом, тобто перевірка з боку адміністративного відділу, що передбачає відшкодування витрат працівникові, який перебуває в дорозі, Captio покращує швидкість та забезпечує порядок, контроль та гнучкість. І це також те, що це дозволяє інтегрувати витрати в систему бухгалтерського обліку компанії.