Літаки, таксі, готелі, харчування, витрати на пробіг ... Для багатьох компаній дорожні витрати неминучі для того, щоб здійснювати свою діяльність.

пробіг

Ці витрати представляють великі витрати, якими потрібно правильно управляти, щоб не втратити гроші. На щастя, є інструменти, які виконують це завдання автоматично, але навіть найсучасніші технології не є стовідсотково ефективними, якщо ви не маєте базових знань.

Як класифікуються дорожні витрати?

У випадку дорожніх витрат важливо розмежувати поняття "дієта" та "пробіг". Термін дієта стосується гроші, призначені для покриття витрат на проживання і залишитися працівника під час відрядження. Вони не накопичувальні, тому, якщо їх не витратити, вони втрачаються.

Зі свого боку, пробіг - це фінансова компенсація, яку компанія пропонує працівникам за користування їхнім транспортним засобом особливо для поїздок за межі звичного місця роботи. Цих грошей повинно вистачити не лише на покриття пального, а й на витрати на утримання, такі як знос коліс та механічних деталей, масло та навіть пропорційну частину страхового та дорожнього податку.

Що не включається в пробіг - це штрафи, плата за проїзд або квитки на паркування. Працівник повинен нести відповідальність за першого, навіть коли транспортний засіб є службовим. Два інших статті повинні бути включені до звіту про витрати, щоб компанія могла піклуватися про них.

Скільки ви платите за кілометр в Іспанії?

В Іспанії розмір витрат на пробіг не регулюється. Саме компанія встановлює цифру і відображає її в колективному договорі. Якщо немає, візьміть сектор. Останній звіт про ціну пробігу говорить про середня ціна за кілометр у 2018 році 0,22 євро. Мінімум - 0,05 євро, а максимальний - 0,82 євро.

Обґрунтування дорожніх витрат

Щоб працівники могли отримати компенсацію витрат на відрядження, вони повинні бути належним чином обґрунтовані. Процес повинен бути визначений у політиці витрат компанії. Як правило, потрібно представити серію документів:

  • Повні рахунки-фактури (або, якщо цього не вдалося, супровідні документи), з нумерацією, датою, місцем випуску, податковими даними видавця та одержувача, повним описом, оподатковуваною базою, застосованою ставкою податку, нарахованим податком та валютою, в якій він сплачений.
  • Причина поїздки, ім'я клієнта, якого відвідали, люди, які відвідали зустріч, або кількість закусочних (у разі витрат на ресторан).
  • У разі використання проїзної картки необхідно зберігати ваучер.
  • Для обґрунтування пройдених кілометрів необхідно також зазначити пункт відправлення та призначення.
  • Витрати на пересування (таксі, поїзд, літак, автобус тощо) обґрунтовуються виставленням рахунків-фактур та платою за проїзд та паркування, квитанціями.

Розрахунок витрат на відрядження

Процедура вимог щодо витрат на дієти та пробіг повинна бути чітко визначена в політика витрат на відрядження компанії.

Дуже поширеною формулою, яка стосується оплати витрат на відрядження, є внесення грошей на фонд оплати праці працівника. Якщо ви збираєтеся це зробити, обов’язково перелічіть їх за межами категорії заробітної плати. Зокрема, сума повинна з'являтися в розділі "нарахування" з поняттям "сприйняття заробітної плати".

В принципі ці поняття не оподатковуються, але лише до певних меж. Важливо знати, які максимально звільнені від сплати податків суми, щоб працівник не втратив гроші.

На даний момент обмеження, встановлене Податковою службою, становить 0,19 євро за кілометр. Усе, що перевищує цю цифру, оподатковується. Отже, якщо ваша компанія платить вам кілометр за 0,25 євро, ці 6 центів різниці вказані. Коли поїздка здійснюється громадським транспортом, витрати звільняються від сплати податку на прибуток незалежно від вартості квитка.

Зі свого боку, надбавка на проживання має такі межі:

  • З ночівлями: 53,34 євро на території Іспанії та 91,35 євро за кордоном.
  • Без ночівлі: 26,67 євро в Іспанії та 48,08 євро в міжнародному напрямку.
  • Половина дієт: вищезазначені суми скорочуються навпіл.

Немає обмежень на витрати на проживання, але обґрунтувати суму потрібно за допомогою повної накладної, що супроводжується документом із зазначенням дня, місця та причини поїздки. Основна мета - продемонструвати, що розміщення не перевищує 9 місяців безперервно.

Чи можете ви оптимізувати управління дорожніми витратами?

На початку цієї статті ми говорили, що існують інструменти управління витратами на відрядження. Розраховувати на програмне забезпечення для автоматизації цього процесу передбачає низку переваг для компаній. Серед іншого: вони економлять витрати, отримують вигоди від податкових пільг, вони можуть інтегрувати системи, простіше виявити шахрайство та зменшити час, витрачений на заповнення видаткових листів та перевірку, чи все правильно.

Процес такий: працівник робить фотографію квитка, завантажує його на платформу, і він зберігає та класифікує його. Таким чином, немає ризику втрати або погіршення стану.

Аналогічним чином процес обґрунтування та врегулювання набагато простіший при використанні візитних карток. Оскільки витрати надходять безпосередньо компанії, відшкодовувати не потрібно. Це економить час. З одного боку, працівникові не потрібно заповнювати нудні звіти про витрати або чекати, поки гроші будуть авансовими. З іншого боку, компанії набагато простіше контролювати витрати та перевіряти, чи застосовується політика, встановлена ​​щодо витрат компанії.