Особливо тим, хто працює за комп’ютером або в офісі, може стати в нагоді кілька порад, як зробити свою роботу більш ефективною. Сьогодні на роботі нас досить відволікають різні подразники. В результаті ви нічого не можете зробити разом. Класичним прикладом є ситуація, коли завдяки електронній пошті, телефону та навіть Facebook ви взагалі не можете працювати над своїми проектами. Як це можливо?
Ми працюємо партіями
Наш мозок може оптимально працювати над одним. Ви починаєте щось робити, і з часом мозок ніби підключається до роботи. Поступово ви досягаєте того, що вам потрібно - темпу, ритму чи потоку. Як би ми це не називали, на практиці робота йде вручну. Часто ми навіть починаємо насолоджуватися. Цей стан може зайняти деякий час, десятки хвилин не є проблемою.
Прикладом може бути письменник, який сідає за клавіатуру і починає друкувати історію. В якості альтернативи він продовжує там, де зупинився вчора. Пишучи, він глибше заглиблюється в тему, з’являються ідеї, робота продовжується.
Переривання скасовують роботу
Уявіть, що в цій ситуації телефон дзвонить у кишені. Це порушує роботу мозку. Мисленнєві процеси, які як тонка нитка створили історію з часом, перериваються. Вам потрібно взяти слухавку. Навіть якщо це була помилка, це порушення роботи є вимірним. Кілька секунд перерви часто можна «скасувати». Але якщо дзвінок означає інше завдання, це закінчено. Кілька хвилин розмови (наприклад, з дружиною, яка просто хоче переконатися, що її чоловік не забув прийняти їжу) можуть повністю порушити психічний стан, необхідний для роботи. Ще приблизно 20 хвилин знадобиться, щоб мозок повернувся до повністю зосередженого на роботі стану.
Тому, якщо у вас є робота, в якій вам все одно доведеться переключати увагу з завдання на завдання, результатом буде виконання завдань інших. Ви диспетчер? Менеджер? Тоді ваша робота може полягати в тому, щоб допомогти вам керувати роботою, приймаючи негайні рішення. Це ваша робота - допомагати іншим працювати.
Але якщо ваша робота полягає у творчій роботі, вам потрібно виділити час для роботи, в якій вас ніхто не заважатиме. Інакше ви вб'єте час на непродуктивному рівні.
- Не дозволяйте електронній пошті тероризувати вас на роботі. Відповідайте на електронні листи лише після виконання своїх завдань. Наприклад, в обідній час і перед виходом з роботи.
- Ніколи не дозволяйте собі починати день з читання електронних листів або у Facebook. Ви навіть не знаєте як, це був би вечір, і ви ще нічого не зробили.
- Налаштуйте електронну пошту, щоб нову пошту завжди отримували вручну. Не автоматично кожні кілька хвилин. Потім це переривається повідомленнями про те, що у вашій поштовій скриньці є ваша перша пошта. І що? Ви отримаєте нову пошту в будь-який момент. Якщо ви щоразу перериваєте свою роботу, ви нічого не робите.
- Встановіть затримку надсилання електронної пошти. Це перевірена порада! Багато людей можуть закріпити вас за допомогою електронних листів із відповідями на запитання.
Якщо вам заважають колеги чи знайомі, домовтесь з ними про те, що вас не повинні турбувати в певний час. Це можна домовитись із табличкою на столі. Це допоможе, якщо там буде написано, коли ви будете готові отримати запитання чи вирішити проблеми.
Зручно вимикати телефон на роботі. Переключіть його на автовідповідач і відповідайте на всі дзвінки, коли закінчите.
Таким чином, вам буде важко працювати спочатку. Ви відчуєте (і оточення), що вам слід вирішувати проблеми інших. Ну, через короткий час ти звикнеш. Ваші колеги теж звикнуться бачити вас у певний момент, але ви не присутні - духом. Таким чином ви досягнете хороших результатів роботи.
Стиснення завдання
Порушення роботи часто буває хаотичним. Щоб заощадити час, поєднуйте схожі речі. Вирішуйте електронні листи за один часовий блок. Заплануйте ділові зустрічі так, щоб ви влаштовували їх одну за одною. Ви можете прочитати звіти в машині на планшеті під час заторів. Книги чи статті в Інтернеті можна завантажити на комп’ютер MP3, і ви можете слухати їх під час прогулянки під назвою спорт. Не ідеально завжди поєднувати все, але принаймні враховуйте, що можливо.
Непотрібне прийняття рішення
Деякі завдання обтяжують нас зовсім непотрібно. Презентація повинна бути синьою чи зеленою? Зрештою, це не важливо. Витратьте трохи часу. Завжди запитуйте, наскільки важливою є діяльність, яку ви збираєтеся розпочати.
Ви виявите, що найчастіше саме дрібниці та марність забирають у нас найбільше часу.