електронними

На мою думку, тема продуктивності праці ніколи не буде вичерпана. Цьому є дві причини. Ми самі єдині - ми завжди будемо шукати нові натхнення та способи спрощення речей. Друга причина - це постійний технологічний та соціальний розвиток та відповідні програми, а також спосіб спілкування або організації нашої роботи та особистого часу.

Ми вже працювали над кількома темами у своєму блозі, які можуть допомогти організувати час та підвищити ефективність. Стаття про "Вхідні нульові" присвячена тому, як забезпечити, щоб ми завжди мали порожню скриньку електронної пошти в кінці дня = порожня голова.

Хоча є стаття про організацію старішого часу даних, ви все одно можете знайти там корисну інформацію. І оскільки нещодавно у мене була можливість виступити в Братиславському барі, я також підготував оновлену версію презентації під назвою "24 поради щодо управління часом":

Колега Ян Пан написав серію статей на тему роботи з Gmail, я рекомендую прочитати їх усі. Вони там поради щодо різних додатків та доповнень Gmail, а також незвичні та звичні функції.

Позбудьтеся всього непотрібного в електронних листах

Основою будь-якої організації чи ефективності є порядок. Якщо ви хочете почуватись комфортно вдома, спочатку потрібно прибрати. І те саме стосується вашого поштового клієнта. Безлад в електронних листах є основною передумовою неефективності.

Є кілька практичних та технічних порад щодо того, як замовити електронні листи раз і назавжди (не назавжди, бо вам доведеться це робити регулярно:)).

Скасуйте підписку на все, що вам не потрібно

Ефективним методом є скасувати підписку на всі бюлетені та обговорення, які вам нічого не приносять. Особисто я маю лише кілька бюлетенів, які отримую. Я перевірив усе інше. Наприклад, ви можете зробити це вручну - переважно з нижнього колонтитула електронного листа:

Gmail також іноді також зможете скасувати підписку безпосередньо в заголовку бюлетеня:

Альтернативою, яка є більш автоматизованою, є використання такого інструменту, як unroll.me. Хоча спочатку вам доводиться обманювати, що ви не є членом ЄС, тоді це само собою справляється.

Подібно Unroll.me - це інструмент Sanebox. Недоліком Sanebox є те, що порівняно з Unroll.me він платний. Це буде коштувати вам кілька доларів на місяць.

Ігноруйте спілкування, яке вас не стосується

Дуже вдалою тактикою позбавлення від непотрібних розмов по електронній пошті є їхня "заспокійливий ” - німий.

Розмови електронною поштою, позначені таким чином, є вони автоматично переходять із папки "Вхідні" до архіву, але залишаються непрочитаними.

Налаштуйте фільтри для електронних листів, які просто проходять через вас

Фільтри електронної пошти - ідеальна річ. Ви можете легко визначити умови для вибраних листів та активності з ними:

Наприклад, ви можете фільтрувати в Gmail за багатьма критеріями:

І тоді ми можемо вибрати, що має відбуватися з електронними листами, які відповідають зазначеним критеріям:

Кілька облікових записів електронної пошти в одному

Якщо у вас є кілька облікових записів електронної пошти, або кілька робочих, або робочих, і приватних, переключатися між ними відносно недоцільно. Рішенням є, наприклад централізація декількох облікових записів електронної пошти під одним поштовим клієнтом.

На ринку існує ряд поштових клієнтів, які можуть працювати одночасно з кількома обліковими записами. Я рекомендую наступне:

Хоча він має Поштовий птах (www.getmailbird.com) також безкоштовна версія, її довічна ліцензія коштує лише 14,7 EUR. Інтеграція з такими програмами, як Facebook, Google Calendar або Slack - це само собою зрозуміле.

Громовий птах (www.thunderbird.net) - це пристрій у галузі поштових клієнтів. Його величезна перевага полягає в тому, що він є розроблений і повністю безкоштовний.

Hiri (www.hiri.com) - найдорожчий поштовий клієнт із цих опцій, але його перевага в тому поєднує ефективні електронні листи з диспетчером завдань.

Якщо ви використовуєте Gmail, ви все одно можете працювати під одним дахом. Ви знаєте налаштування додати інший обліковий запис, з якого потім можна надсилати електронні листи в інтерфейсі Gmail:

Ви повинні включити відповідний електронний лист авторизувати через SMTP-сервер:

Тоді ви знаєте новий електронний лист виберіть безпосередньо в інтерфейсі для надсилання нових повідомлень:

Корисні інструменти

Інтернет наповнений інструментами та доповненнями, які допоможуть вам покращити роботу та адміністрування електронної пошти. Давайте розглянемо декілька з них у чіткій таблиці. Більшість ідеально працюють з Gmail, зокрема, але багато з них також підтримують інші інтерфейси електронної пошти:

Як видно з таблиці вище, функціональність поштових клієнтів може бути значно розширена на прості функціональні можливості до складних інструментів у вигляді управління проектами або CRM-системи. Деякі з них абсолютно безкоштовні, інші пропонують усічену функціональність безкоштовно. Однак, якщо ви плануєте використовувати їх у компанії для більшої кількості користувачів, наприклад, ви, можливо, доплатите.

Шаблони електронної пошти

Ефективність роботи з електронною поштою полягає не тільки в управлінні вашим часом, але і в можливість автоматизації деяких процесів при їх відправленні. Ідеальним рішенням для регулярних занять є шаблони електронної пошти.

Якщо ви не хочете і не потрібно використовувати будь-який складний інструмент, просто створіть шаблон, в якому ви зможете легко змінювати змінні поля, щоб зробити електронне повідомлення максимально персоналізованим.

Якщо ви хочете скористатися інструментом, вищезазначене послужить вам дуже добре Yesware. Крім усього іншого, він може масово надсилати електронні листи з підготовлених шаблонів. Він також може відстежувати відкриття електронних листів, але також пропонує автоматизацію.

Наприклад, якщо хтось не відповідає на електронне повідомлення протягом тижня і відкриває його, Yesware може надіслати заздалегідь визначене повідомлення.

Шаблони електронних листів можна ідеально використовувати, наприклад, для:

  • пропозиції,
  • вирішення повторюваних проблем або скарг,
  • спілкування з клієнтами,
  • холодні електронні листи.

Yesware допомагає вам класифікувати шаблони електронної пошти та адаптувати їх точно відповідно до ваших потреб бізнесу:

У шаблонах ви можете визначити змінні, такі як заголовок чи заголовок, а потім швидко та ефективно додати їх перед надсиланням:

Категоризація та сортування електронних листів

Сортування електронної пошти є важливою частиною управління вхідними. Або ви використовуєте для цього інструмент, або ви допомагаєте собі. Кожен інтерфейс найбільш часто використовуваних поштових клієнтів надає можливість класифікувати їх або позначити через т. зв Етикетки- етикетки:

Це полегшить роботу з електронною поштою щодо історії. Ви також можете фільтрувати електронні листи за проектами або за типами, наприклад:

Ви можете автоматично призначати мітки за допомогою описаних вище фільтрів.

Делегування та співпраця над електронними листами

Якщо ви щодня повен десятками, а то й сотнями нових листів, з якими потрібно мати справу, пора делегувати деякі завдання. Ідеальним рішенням є використання інструментів, які перетворюють вашу поштову скриньку на менеджера проектів, наприклад ActiveInbox.com.

Це дуже хороше рішення для багатьох поштових клієнтів (включаючи Gmail) делегування завдань через @command:

Використання комбінацій клавіш

Комбінації клавіш, як правило, дуже хороший спосіб пришвидшити програму. Це також стосується поштових клієнтів.

Комбінації клавіш Gmail:

Комбінації клавіш потрібно активувати та ідеально встановити відповідно до ваших уподобань:

Потім ви можете активувати власні комбінації клавіш:

Потім це буде відображено в налаштуваннях Gmail, де ви побачите окремий пункт, де можна редагувати кожну комбінацію клавіш:

Комбінації клавіш Outlook:

Хоча Outlook не дозволяє налаштовувати комбінації клавіш, з іншого боку, він спочатку забезпечує багато. Ось кілька фаворитів:

  • Створіть нове повідомлення: ⌘ + N (Mac); Ctrl + N (ПК)
  • Надіслати запланований електронний лист: ⌘ + Повернення (Mac); Ctrl + Return (ПК)
  • Збережіть чернетку електронної пошти в чернетках: ⌘ + S (Mac); Ctrl + S (ПК)
  • Переадресація електронної пошти: ⌘ + J (Mac); Ctrl + J (ПК)
  • Показати інший електронний лист: Control +]
  • Переглянути попередній електронний лист: Control + [
  • Видалити поточну електронну адресу: Видалити
  • Позначити вибраний електронний лист як прочитаний: ⌘ + T (Mac); Ctrl + T (ПК)

Ніхто не досконалий в організації часу та продуктивності. Але завжди можна дізнатися щось нове. Адже ми вчимося все своє життя. Сьогодні ми ставимо неймовірні вимоги до своєї ефективності та продуктивності. Тому я думаю, що кожна порада, яка допоможе заощадити навіть лише 5 хвилин вашого часу, має сенс.

З іншого боку, ефективність полягає не лише в тому, щоб мати більше часу на роботу. Якщо у вас немає балансу між роботою та особистим життям, ви недостатньо спите або недооцінюєте свій раціон, будь-які поради щодо ефективної роботи з будь-чим будуть для вас марними.

Ось чому ми раді поділитися з вами нашими порадами та підказками щодо інтернет-маркетингу. Ми створюємо статті, навчальні відео, онлайн-вебінари, інфографіку zadarmo все безкоштовно!