Як фрілансер ви зобов'язані вести бухгалтерський облік чітко та впорядковано. Але не тільки через зобов’язання, ви повинні бути знайомі з процесом бухгалтерського обліку свого бізнесу.
Буде дуже корисно завжди знати стан здоров’я вашої компанії та це відкриє вам шлях під час подання податків та податкових декларацій.
Стаття оновлена 7/4/2020 та написана Infoautónomos
Самозайнятий працівник повинен стикатися як з фіскальними зобов'язаннями, заснованими на поданні податків, так і з бухгалтерськими зобов'язаннями, або тим самим, веденням реєстрів.
Обидва вони часто створюють проблеми для самозайнятих. І хоча в першому випадку це через труднощі, у другому - через нудьгу. Однак ми не повинні забувати, що це є обов'язковим завданням з безліччю переваг для належного управління бізнесом.
Далі ми обговорюємо корисність бухгалтерської інформації, обов’язкові бухгалтерські книги та деякі повсякденні поради щодо управління, які бізнес оцінить.
1. Для чого ведеться фріланс-бухгалтерія
Окрім незручностей ведення бухгалтерського обліку, ми повинні бачити в цьому процесі союзника для нашого бізнесу, який окреслює більше переваг, ніж недоліків. Бухгалтерська інформація має три основні напрямки використання:
Подати податки
Як самозайнятий працівник, ви зобов’язані подавати серію форм ПДВ та податку на доходи фізичних осіб кожні три місяці та щороку. Це в загальних рисах, оскільки саме від рубрики вашої економічної діяльності визначаються ваші податкові зобов’язання.
Облікова інформація, яка в основному базується на реєстрі доходів і витрат Це основа для завершення самооцінки та подання інформаційних результатів.
У такому місяці, як квітень, коли подання податків, що відповідають першому кварталу року, збігається з початком звіту про прибутки та збитки, наявність оновленої бухгалтерської інформації має важливе значення для вас чи вашої податкової консультації для полегшення дотримання вимог ці податкові зобов’язання, які регулярно повторюються у податковому календарі.
Знати економічне становище бізнесу
Щоденне ведення вашого бухгалтерського обліку дозволяє вам достовірно знати стан вашого бізнесу. Без цієї оновленої інформації прийняття рішень стає важким та непостійним. Бухгалтерський облік впливає на фіскальний, фінансовий та бюджетний рівень бізнесу.
Коротше кажучи, бухгалтерський облік, який вимагає Казначейство, допоможе вам завжди знати, що ви вводите та які ваші витрати.
Дотримуйтесь ведення реєстрів
Заголовок діяльності також позначає бухгалтерські зобов’язання, які виконуються самостійно, що складаються в основному з ведення податку на доходи фізичних осіб та реєстрації ПДВ. Комплекс операцій, що виконуються в межах компанії, повинен реєструватися та зберігатися протягом шести років.
З усього вищевикладеного випливає той факт, що самозайнятий облік корисний для внутрішнього функціонування компанії, щоб Казначейство знало рух Вашої діяльності та щоб Ваша порада могла виконувати всі Ваші податкові зобов’язання від Вашого імені.
2. Бухгалтерський облік доходів і витрат
Доходи та витрати, отримані від розвитку вашої економічної діяльності, включаються до бухгалтерських книг, які будуть тими чи іншими залежно від виду економічної діяльності, що здійснюється.
Дохід: виставлені рахунки-фактури та продажі
Це, мабуть, найпростіша частина. Як фрілансер, ви зобов’язані вести книгу облікових записів виставлених рахунків-фактур та книгу продажів та доходів, які служать для збору всіх рахунків-фактур та доходів, які ви виписуєте або отримуєте в процесі своєї діяльності.
Ви повинні вводити інформацію хронологічно. Його мета - дізнатися, що було виставлено рахунки за певний проміжок часу, квартал, рік ... і таким чином підраховуйте дохід, отриманий вашою діяльністю.
Книга обліку виписаних рахунків-фактур
У їх аркушах ви повинні відображати таку інформацію:
- Номер рахунку-фактури та, якщо застосовується, серії.
- Дата випуску, а якщо інша - також дата завершення операції.
- Одержувач рахунку-фактури (ім’я та прізвище чи назва компанії та NIF).
- База оподаткування.
- Ставка ПДВ (4%, 10% або 21%).
- Сума ПДВ.
Податкове управління вимагає, щоб нумерація рахунків-фактур була поступовою та постійною, не допускаючи дублікатів або стрибків у нумерації. Однак, як встановлено у статті 63.4 Положення про ПДВ, індивідуальну анотацію можна замінити на короткий запис, який повинен містити:
- Дата або період випуску рахунків-фактур.
- Рахунки-фактури нумеруються послідовно із зазначенням початкової та кінцевої кількості анотованих документів.
- Глобальна база оподаткування.
- Спільний глобальний збір.
Запис, який можна зробити, якщо дотримані певні вимоги:
- У документах ідентифікація клієнта не повинна бути обов'язковою.
- Розумітиметься, що операції проводяться в тому ж календарному місяці.
- Що однакова ставка податку застосовується до операцій.
Книга обліку продажів та доходів
Ця книга є обов’язковою для фрілансерів за спрощеної прямої оцінки. Тут ви будете відображати продажі, здійснені за рахунком-фактурою, та інші доходи, які ви можете мати.
- Номер анотації.
- Дата операції.
- Поняття та розмір доходу з розмежуванням ПДВ.
Витрати: отримані рахунки-фактури, інвестиційні товари та інші витрати
Якщо доходи відстежуються у відповідних книгах, витрати відображаються в книзі отриманих рахунків, в книзі інвестиційних товарів та в книзі закупівель та витрат.
Якщо ми говорили про важливість ведення бухгалтерського обліку, щоб знати, наскільки здоровим є ваш бізнес, ця книга є «хрестом» монети. Ось Ви будете контролювати інвестиції у витрати, необхідні для отримання доходу. Тож ви завжди можете знати, чи приносить ваш бізнес прибуток чи збитки.
Але будьте обережні з тим, що ви хочете включити до аркушів книги рахунків-фактур, оскільки можна зареєструвати лише певні витрати, які згодом вважатимуться податковими. Пам'ятайте, що повинні відповідати вимозі, що вони необхідні для розвитку вашої діяльності.
У нас є інша стаття про франшизні витрати, де ви можете розширити інформацію про них. Це, безсумнівно, буде вам дуже корисно.
Уникаючи детальніше в аналіз витрат, ми повинні підкреслити, що для їх обліку ми повинні вести три різні книги обліку:
- Книга записів отриманих рахунків.
- Книга реєстру інвестиційної власності.
- Книга обліку покупок та витрат.
Книга записів отриманих рахунків
Найвідомішою і, мабуть, також найлегшою для розуміння є книга записів отриманих рахунків. В основному ви раніше список усіх рахунків-фактур, які ви отримали протягом певного періоду і відображають покупки, які ви здійснили (будь то товарів чи послуг) для оптимального розвитку вашої діяльності.
У цій першій книзі ви повинні сказати:
- Дата рахунку-фактури та дата операції, якщо вона відображається в документі та відрізняється.
- Номер рахунку-фактури.
- Назва або назва компанії емітента та NIF.
- База оподаткування ПДВ.
- Застосовувана ставка.
- Вхідний ПДВ збір.
Як це було в книзі виставлених рахунків-фактур, ви можете замінити окремий запис на запис, доки рахунки, замінені ним, відповідають таким вимогам:
- Походять від того самого постачальника
- Загальна сума операцій не може перевищувати 6000 євро (без ПДВ).
- Сума кожної операції не може перевищувати 500 євро (без ПДВ).
Книга реєстру інвестиційної власності
Перше питання, яке потрібно вирішити, полягає в тому, що є інвестиційним благом.
Податкове агентство вважає "інвестицію вигідною" для цілей ПДВ (на відміну від поняття "основні засоби" з метою оподаткування доходів фізичних осіб) Придбані товари, які будуть служити розвитку вашої діяльності не один рік. Прикладами цих інвестиційних товарів є техніка, комп’ютери чи навіть транспортний засіб.
Однак існує друга вимога вважати їх "інвестиційними товарами", а саме, що їх сума без ПДВ повинна перевищувати 3000 євро.
ПДВ, який ви сплатили за придбання цього товару, Його потрібно переглянути протягом 4 років, щоб визначити, який відсоток від ПДВ можна сплачувати щороку.
Друге питання для вирішення очевидне: що ви повинні включити до цієї книги про інвестиційні товари?
- Належним чином індивідуалізовані активи.
- Дані для ідентифікації рахунків-фактур та документів кожного товару.
- Дата початку використання, остаточне пропорційне та річне регулювання.
Книга інвестиційної власності "нерухома"
Для цілей податку на доходи фізичних осіб ви повинні відстежувати свої основні засоби. Ми також говоримо про інвестиційний товар лише в тому, що в цьому випадку його вартість перевищує 300 євро. Тому всі інвестиційні товари з ПДВ також будуть призначені для оподаткування податку на доходи фізичних осіб, але, очевидно, не навпаки.
Так само, як і в попередньому випадку, ми говорили про активи, які використовуватимуться після закінчення одного фінансового року, Казначейство не дозволяє зараховувати їх до єдиних витрат, але вам доведеться робити це, розподіляючи їх пропорційно пропорційно з часом.
Сама податкова служба класифікує їх і присвоює їм залежно від типу, мінімальних та максимальних термінів погашення, які ви можете застосувати. Що слід включити до цієї другої книги інвестиційних товарів?
- Придбання вартості товару.
- Амортизаційний збір.
- Дата початку використання власності.
- Залишкова вартість активів.
Книга обліку покупок та витрат
У цій книзі Ви повинні включити як покупки, які ви зробили, з рахунком-фактурою, так і витрати, на які у вас немає, але підтвердження оплати у вигляді квитка або квитанції в банку.
Вони мають життєво важливе значення, оскільки вони також підлягатимуть оподаткуванню податком на прибуток та заощадять ваші гроші під час подання податків.
Як ми пояснили вам у верхніх рядках, це витрати, пов’язані з розвитком вашої діяльності та необхідні для цього. Щоб це легко зрозуміти, ми говоримо про такі витрати, як самі внески на соціальне страхування, про які, хоча у вас немає рахунку в адміністрації, у вас є квитанція від банку, в якій доведено, що ви зробили оплата.
Так само: певні податки, страхування ... Але також і квиток, який вони можуть дати вам у книгарні для придбання канцелярського приладдя або чорнильного картриджа для вашого принтера, якщо ви, звичайно, докажете, що ці витрати пов'язані з вашою діяльністю.
До книги витрат вам доведеться включити:
- Номер квитанції.
- Дата виникнення витрат.
- Постачальник (ім'я або назва компанії).
- Сума витрат з розмежуванням ПДВ.
- Концепція.
Останній момент, який слід знати, - це те, що бухгалтерські книги повинні вестись чітко і в порядку дат. І, якщо ви помилилися, ви повинні пояснити, де помічена помилка або упущення. Крім того, не приймаються скорочення та символи, які не приймаються самою комерційною практикою.
3. Поради щодо ведення бухгалтерського обліку самозайнятих
Як ви вже переконалися, ці бухгалтерські зобов’язання вимагають часу та уваги через свій звичайний характер. Якщо ви зробите це правильно та рішуче, врешті-решт, ви оціните корисність, яку вони надають вам в управлінні вашим бізнесом, - те, що, як ми говорили на початку цієї статті, виходить за рамки простого зобов'язання з боку адміністрації.
Щоб здійснити це виправлення та робити це послідовно, ми даємо вам наступні поради щодо управління:
Отримайте програмне забезпечення для виставлення рахунків та бухгалтерського обліку. Щоб зробити всі ці зобов’язання більш стерпними, виникають програми виставлення рахунків та обліку в Інтернеті, які в даний час є в моді серед самозайнятих та МСП, залишаючи позаду традиційну книгу рахунків-фактур. Автоматизація цих систем полегшує роботу з реєстрації бухгалтерської інформації та дозволяє уникнути найпоширеніших помилок в ручному обліку. У цій статті ви можете дізнатись про кожну з переваг використання онлайн-програми виставлення рахунків та бухгалтерського обліку. Окрім того, на Infoautónomos ми пропонуємо вам веб-додаток для самостійного виставлення рахунків та бухгалтерського обліку, який дозволяє вам керувати своїм бізнесом простим способом, не встановлюючи нічого на комп’ютері.
Має бухгалтера та податкового консультанта. Якщо ви дійсно надаєте значення бухгалтерському та податковому управлінню вашим бізнесом, важливо найняти консультативну службу, яка б ретельно виконувала всі ці зобов’язання. Якщо ви віддаєте перевагу забути про все це і присвятити свій час продажу, нехай спеціаліст Infoautónomos зробить це за вас.
Зареєструйте бухгалтерську інформацію в тому ж просторі, але диференційовано, тобто диференціювати різні типи бухгалтерських документів; тобто банківські квитанції, рахунки-фактури, підтвердження платежів
Отримуйте діаграми та звіти періодично за бухгалтерською інформацією для візуального знання стану бізнесу.