Ви вмієте їздити? А чи можете ви використовувати електронну пошту? Навіть якби ви відповіли позитивно на перше запитання, будь-який професійний водій швидко ввів би вас в оману: насправді, ви взагалі не маєте практики, як поводитись у випадку заносу, і ви рідко проходите через криві.

5 жовтня 2005 року о 0:00 ранку Томаш Белла

електронну

Ви вмієте їздити? А чи можете ви використовувати електронну пошту? Навіть якби ви відповіли позитивно на перше запитання, будь-який професійний водій швидко ввів би вас в оману: насправді, ви взагалі не маєте практики, як поводитись у випадку заносу, і ви рідко ходите в поворотах на ідеальній трасі.

Так само, у випадку з електронною поштою, звичайний спосіб її використання далеко не ідеальний. Ваше незнання за комп’ютером нікому не коштуватиме життя, але ви позбавляєте за це інших часу. Якщо ви хочете надсилати робочі електронні листи як професіонали, ви повинні бути ознайомлені з цими розширеними правилами електронної пошти.

Пишіть лише тоді, коли вам потрібно

Ми перевантажені поштою, тому що написати електронне повідомлення настільки просто, і ми відчуваємо, що нам нічого не коштує. Однак грубо надсилати електронною поштою, наприклад, будь-яке питання, на яке ми могли швидко знайти відповідь в Інтернеті (і, як правило, це не суперечить ярлику, якщо одержувач просто ігнорує такі електронні листи).

Кількість електронних листів часто без потреби збільшується за допомогою речень із подякою та навіть "з радістю". У кожній компанії можуть бути різні звички, але, як правило, безглуздо дякувати вам за обробку кожного рутинного запиту - окрім подяки за очну зустріч. І звичайно - не надсилайте жартів, еротичних фотографій, відео, листів щастя та подібних повідомлень, якщо ви абсолютно не впевнені, що серед одержувачів є лише люди, які від нудьги кусають олівці від роботи і чекають кожного нового електронного пошта як порятунок. Перш ніж відправити будь-який ланцюговий лист (запрошення здати кров або допомогти бідному цуценю), перевірте тканину на Hoax.cz або Snopes.com.

Окремий електронний лист для кожної теми

У дев'яти з десяти випадків краще писати одразу одній людині три короткі електронні листи в робочій кореспонденції, ніж вставляти їх в одну непов'язану тему.

Це пов’язано з тим, що багато людей використовують електронні листи як нагадування про завдання, і якщо ви змішуєте кілька завдань разом, у кращому випадку ви затримуєте час, коли отримуєте відповідь на найпростіше запитання, в гіршому випадку одержувач нагадує одну тему, а про інші забуває. Зокрема, абсолютно недоречно поєднувати роботу та приватне листування в одному звіті.

Якщо вам вже доводиться писати про кілька різних речей в одному електронному листі та одній темі, пронумеруйте їх.

Пишіть стенди, ріжте місця

Ідеальний електронний лист - це щонайбільше той, який повністю розміщується на екрані одержувача без необхідності прокручувати вгору та вниз у вікні. Таке повідомлення має найбільший шанс, що одержувач прочитає його негайно і відкликає якомога швидше. Довше може знеохотити його. Якщо ви пишете комусь регулярно, сміливо пропускайте привітання та підпис і переходьте прямо до справи. Не проставляйте автоматично свій підпис на кожному повідомленні. Якщо ви цитуєте інший електронний лист, залиште лише найнеобхідніше, щоб було зрозуміло, на що ви відповідаєте. Простіше кажучи - залиште в повідомленні лише те, що там повинно бути. Однак не пропускайте великі літери на початку речень, крапки в кінці - правильна граматика значно полегшує розуміння змісту тексту.

Дайте зрозуміти, чого ви очікуєте від людей

В електронних листах це, як правило, одна з трьох речей: надання інформації, запит інформації або запит на дії. З самого першого речення електронного листа повинно бути зрозуміло, який із цих трьох типів повідомлень.

Велика кількість непорозумінь виникає через те, що з електронного листа не ясно, чи очікує автор відповіді, оскільки його запит є терміновим і чи вимагає звіт певної діяльності. Тому пишіть так, щоб кожен отримувач міг без проблем відповісти на ці три запитання.

Наприклад, із фразами на кшталт "це було б добре зробити" або "потрібно бути готовим", ви благаєте про непорозуміння, оскільки на відміну від особистого контакту, одержувачу буде важче надіслати електронною поштою, чи призначаєте ви йому завдання або просто повідомити його, що ви доручаєте комусь іншому.

У деяких компаніях навіть застосовується спеціальний шаблон, який дозволяє швидше зрозуміти та обробити електронну кореспонденцію (у графі вище).

Такий заголовок розміщується на початку кожного повідомлення електронної пошти (автор завжди просто додає X у правильному полі) і значно зменшує ймовірність того, що важливий термін буде забутий або неправильно зрозумілий. Це навіть дозволяє автоматичне сортування пошти.

Також повинно застосовуватися правило, що люди, які мають відповісти безпосередньо на повідомлення, перелічені у полі "Кому:"; одержувачі в ЦК (Копія) отримують повідомлення лише для інформації.

Пишіть фантастичні статті новин

Виклик електронного листа "привіт", "запит" або введення власного імені в тему - це ознака повноцінного новачка в Інтернеті. Навіть такі популярні предмети, як "запрошення на обід" або "проект XY", далеко не ідеальні.

Найпоширеніша помилка - крім неспецифічності - полягає в тому, що автор зазначає тему електронного листа, але не вказує його природу - надавати інформацію чи, навпаки, запитувати її.

Замість "проживання в Братиславі" набагато краще написати "Я шукаю житло в Братиславі (лише одна думка в абзаці

Люди, які працюють з величезною кількістю інформації, звичайно, не будуть читати вашу електронну пошту, як Шекспір, слово в слово, а лише пролітатимуть початки кожного абзацу. Тому кожен абзац повинен містити лише одну ідею, інакше ви ризикуєте читачеві пропустити щось важливе, приховане в середині тексту. Якщо абзаци короткі і думки чітко відокремлені, їх буде легше цитувати, відповідаючи.

Змініть тему, якщо зміните тему

Якщо ви пишете нові електронні листи з лінощів, натискаючи «Відповісти» в останньому повідомленні від людини, про яку йдеться, і ви не соромтеся писати нову тему, це помилка, схожа на затискання столу за столом. Рядок теми завжди повинен відповідати змісту електронного листа. Якщо тема розмови змінюється поступово, не бійтеся негайно змінювати тему. Помістіть оригінальний у дужки, а перед дужками напишіть новий заголовок зі словами "перед", "було" або найуживанішою англійською "було". Тому ви відповісте на електронне повідомлення із темою "RE: протокол зустрічі" із повідомленням у стилі "пропозиція маркетингової кампанії (було: RE: протокол зустрічі)".

Ніколи не надсилайте вкладення без опису або просто зі словами "перегляньте це". Відкриття вкладення зазвичай займає багато часу, тому чітко напишіть, що містить вкладення. Якщо ви надсилаєте текст статті з Інтернету, ви можете вставити його в електронне повідомлення повністю, якщо вважаєте, що це буде зручніше для одержувача, але завжди включайте посилання на першоджерело, з якого ви отримали текст.

Приклад шаблону електронної пошти, який може зробити спілкування зрозумілішим

Цей електронний лист: [] запит/запит [X] лише для інформації [] приватний
Потрібна відповідь: [ ] Так [] ні [X] залежить від вас
Терміновість: [] негайно [ ] якнайшвидше [X] не поспішає

Неправильна тема - Правильна тема електронної пошти

Запит - надсилайте мені щомісячні виписки до п’ятниці

Важлива інформація - Примітка: Ondrej більше не працює для нас

Прес-реліз - Titan представив послугу Golem2000

Чудово! - Гарне фото Братислави (додаток)

Дешеві авіаквитки - пропонуємо дешеві авіаквитки до Риму

Запрошення - Запрошення на робочий обід 6.7. Готель Astral