Solitea, a.s. | 15. 10. 2019
У рамках відряджень працівники несуть також інші витрати, за які працівники мають право на їх відшкодування роботодавцем. Третя частина серії про внутрішні відрядження працівників у зв'язку з цим (до 2-ї частини) зосереджена на питанні харчування та відшкодуванні інших витрат, пов'язаних із відрядженням працівника.
Право на посадку
Працівник має право на страву під час відрядження. Ця категорія компенсації залежить від тривалості відрядження. З 1 липня 2019 року сума харчування в окремих часових категоріях така:
| Тривалість відрядження | Право на посадку |
| 5 - 12 годин | 5,10 євро |
| 12 - 18 годин | 7,60 євро |
| Більше 18 годин | 11,60 євро |
Робоча поїздка менше 5 годин
Якщо відрядження триває менше 5 годин, а працівник не має можливості харчуватися звичним способом, роботодавець може забезпечити його харчуванням до кількості їжі за часовий пояс від 5 до 12 годин або забезпечити безкоштовним харчуванням . Кількість їжі, що забезпечується таким чином, становить недопустима компенсація а для працівника є підлягає оподаткуванню.
- Приклад № 1: Працівника відправили у відрядження. Початок відрядження було датовано о 9.00, а відрядження закінчилось о 17.00 того ж дня. У цьому випадку працівник має право на надбавку за харчування в розмірі 5,10 євро.
- Приклад № 2: Працівника відправили у відрядження. Початок відрядження було приурочено до 8.00, а відрядження закінчилось о 10.00 наступного дня. Працівник має право на страву в розмірі 11,60 євро.
Більше відряджень протягом дня/днів
Це правда, що кожна відрядження оцінюється окремо. Якщо працівник направляється у кілька окремих відряджень протягом одного дня, кожна відрядження оцінюється окремо для оцінки права на харчування. Відлік часу Тривалість відряджень можлива лише для працівників, чия часта зміна робочого місця зумовлена характером професії. Якщо працівник кому часта зміна робочого місця внаслідок особливого характеру професії (наприклад, водії, техніки обслуговування тощо), виступатиме під час:
Часта зміна робочого місця внаслідок трудового договору
З працівником, чия часта зміна робочого місця зумовлена особливим характером професії, можливо у трудовому договорі або в договорі про роботу, що виконується поза трудовими відносинами погодитися інакше із Закону про компенсацію проїзду умови забезпечення харчуванням, а також менша кількість їжі, але не більше 5% від встановленої кількості їжі.
Забезпечене харчування у відрядженні
Якщо працівник був забезпечений харчуванням у повному обсязі у відрядженні, не має права на посадку. У випадку, коли працівник отримав сніданок, обід або вечерю, роботодавець зменшує передбачену законом суму із суми надбавки за їжу за часовий пояс протягом 18 годин таким чином:
- на сніданок надається: на 25% від суми харчування 11,60 EUR, т. j. близько 2,9 євро,
- в обід: на 40% від суми харчування 11,60 EUR, т. j. близько 4,64 євро a
- за вечерею: на 35% від суми харчування 11,60 EUR, т. j. близько 4,06 євро.
Харчування для частково безкоштовного харчування та сніданку, що надається в рамках послуг розміщення, не зменшиться, якщо працівник не зможе використати надане харчування або забезпечить сніданок з незалежних від нього причин. Ці причини повинні бути зазначені у заяві про місію. Серйозність та обґрунтованість цих причин роботодавець оцінить з урахуванням зазначених умов відрядження та перебігу відрядження.
Зменшення борту
Зменшення норми їжі повинно забезпечуватися наочно. Закон не передбачає спосіб доказування, він лише декларує необхідність підтвердження безкоштовного харчування та сніданку в межах послуг розміщення. Доказ можна надати:
- документ, напр. від закладу розміщення, в якому вартість поданого сніданку може повідомлятися, а може і не повідомлятися, за запрошенням, протоколами ділових зустрічей та під.,
- або відповідно до § 13 п. 10 Закону про компенсацію проїзду також шляхом декларування працівника у кошторисі про відрядження, що означає, що працівник сам вказує у векселі, що він забезпечив безкоштовне харчування або сніданок в межах помешкання. Цей факт також випливає з § 35а) Закону, згідно з яким працівник зобов'язаний інформувати роботодавця про всі факти, що мають вирішальне значення для надання компенсації.
Приклад № 1: Працівника відправили у відрядження. Відрядження розпочалося першого дня о 9.00 та закінчилось другого дня о 19.00. Після виставлення рахунку працівник пред'явив рахунок від готелю за проживання вартістю 80 євро, який включав безкоштовний сніданок. У перший день працівник має право на харчування в розмірі 7,60 євро (часовий пояс відрядження 12-18 годин, оскільки протягом першого дня відрядження тривало 15 годин), а другого дня надбавка за харчування зменшується на 25% за рахунок сніданку. j. має право на часовий пояс харчування протягом 18 годин, оскільки відрядження наступного дня тривало 19 годин, т. j. 11,60 - (11,60 х 0,25) = 8,70 євро. Разом працівник має право на страву у розмірі 16,30 євро за відрядження.
Приклад 2: Роботодавець відправив працівника у триденну відрядження, причому перший день відрядження тривав 10 годин, другий день - 24 години, а третій день - 14 годин. Під час відрядження він отримував такі страви в рамках проживання: 1-й день: вечеря, 2-й день: сніданок, обід, вечеря та 3-й день: сніданок і обід. Працівник має право на таке харчування:
- День 1: відрядження тривало 10 годин, право на посадку становить 5,10 євро, але завдяки наданій вечері право зменшується на 35% ціни на харчування за 18 годин (11,60 євро), т. j. протягом першого дня він має право на страву в розмірі 5,10 - (11,60 х 0,35) = 1,04 євро.
- День 2: відрядження тривало цілодобово, право на їжу становить 11,60 євро, але через сніданок, обід та вечерю їжа сукупно зменшується на 100%, тому він не має права на їжу на цей день.
- День 3: відрядження тривало 14 годин, право на посадку становить 7,60 євро, але завдяки забезпеченому сніданком та обідом право зменшується на 25% на сніданок та 40% на обід, тобто загалом на 65% з 11,60, т. j. на третій день він має право на страву в розмірі 7,60 - (11,60 х 0,65) = 0,06
Разом працівник має право на страву за триденну відрядження у розмірі 1,1 євро.
Приклад № 3: Співробітника було направлено на дводенне навчання, де відрядження починалося о 9.00 першого дня і закінчувалось о 16.00 другого дня. Працівника розмістили в готелі, де йому не забезпечили сніданок. У запрошенні на тренінг було зазначено, що навчання включатиме невелику закуску. Працівник має право на оплату їжі за 1 день у розмірі 7,60 євро (часовий пояс 12-18 годин) та за 2 день у розмірі 7,60 євро (часовий пояс 12-18 годин). Зменшення норми їжі не відбуватиметься через закуски на тренуванні, оскільки в цьому випадку це не звичайний прийом їжі.
Харчування працівників не включає:
- під час переривання відрядження через відвідування сім’ї,
- на час погодженого переривання місії за рахунок працівника.
Відшкодування доведених необхідних допоміжних витрат
У відрядженні працівники можуть мати більше очікувані/несподівані витрати, пов’язані з його відрядженням. Закон про компенсацію проїзду не містить їх вичерпно. Важливо, щоб працівник повинен належним чином підтверджувати такі витрати, напр. казначейський рахунок і не є витратами особистого характеру. Можна розглянути необхідні допоміжні витрати: плата за паркування, плата за автомагістраль, плата за гараж тощо. Ні в якому разі це не напр. за сплату штрафу за перевищення швидкості, сплату штрафу за неправильне паркування, придбання їжі та напоїв, миття автотранспорту працівника тощо.
Відшкодування доведених витрат на відрядження за поїздки до сім'ї працівника
Згідно із Законом про компенсацію подорожей, працівникові відшкодовуються підтверджені витрати на відрядження за сімейні візити до місця постійного проживання або між працівником та роботодавцем за попередньо узгодженим сімейним перебуванням у Словацькій Республіці, якщо відрядження тривало більше семи послідовних календарних днів, щотижня, якщо це не передбачено колективним договором, трудовим договором чи угодою погоджена компенсація протягом більш тривалого періоду часу максимум за один місяць.
За часом надається компенсація раз на тиждень, однак можна домовитись про надання компенсації на більш тривалий період (наприклад, раз на 10 днів, один раз на 14 днів), але не довше, ніж через 1 місяць. Можна домовитись про більш тривалий період:
- у трудових договорах (цей період може бути різним для кожного працівника),
- у колективних договорах (погоджених профспілкою з роботодавцем) або
- в іншому письмовому договорі з працівником.
Компенсація в принципі надається за місцем проживання сім'ї - тимчасове проживання або постійне проживання, але роботодавець може домовитись із працівником про надання цієї компенсації іншому місцю проживання сім’ї на території Словацької Республіки, яка тимчасово перебуває в іншому місці, наприклад під час канікул, відпусток тощо.
Інші відшкодування та більші відшкодування
Роботодавець (якщо це не бюджетна організація, організація, що вносить внески, за винятком обсягу видатків на заробітну плату, заробітну плату, доходи від служби та інші особисті компенсації, вищі за внески засновника, муніципалітет та вища територіальна одиниця, крім тих, де працівникам оплачується відповідно до роботи Кодексу) може вирішити, що це забезпечить працівникам інша компенсація пов’язані з роботою, тимчасовим призначенням, відрядженням у державу Європейського Союзу, встановленням трудових відносин, виконанням роботи за кордоном та поїздками у зв’язку з надзвичайним виконанням роботи поза графіком змін роботи, напр. компенсація втрати часу, окремо тощо, або що це забезпечить працівників більші відшкодування, напр. вищий борт, вища компенсація за користування автотранспортом тощо, як це передбачено Законом про компенсацію проїзду.
Такий рішення потрібно закріпити на якорі наприклад у колективному договорі, трудовому договорі чи внутрішньому розпорядку.
Вичерпний приклад
Працівника відправили у дводенну відрядження до Попрада. Відрядження розпочалось першого дня о 8.00 ранку. і закінчився наступного дня о 17:00. За погодженням з роботодавцем він користувався приватним автотранспортом. Працівник подолав 690 км, усі кілометри за містом. Споживання транспортного засобу зазначене в технічному сертифікаті відповідно до стандарту STM, а саме 9,9 л/100 км. Співробітник довів ціну пального в день початку відрядження касовою квитанцією, де ціна становила 1,64 євро/л.
У працівника був заброньований готель за 50 євро/ніч, включаючи сніданок. По закінченні відрядження він представив підтвердження оплати автостради в розмірі 10 євро та плати за паркування в розмірі 5 євро та штрафу за перевищення швидкості в розмірі 40 євро та мийки автомобілів у розмірі 8 євро.
Виходячи з цієї інформації, працівник має право на допомогу на проїзд у такому розмірі:
- 1. Базова компенсація за кожен кілометр подорожі: 690 х 0,193 = 133,17 євро
- 2. Витрата палива: (690 х 9,9)/100 х 1,64 = 112,03 євро
- 3. Проживання: 50 євро
- 4. Харчування: День 1: 16 годин, t. j. дошка в розмірі 7,60 євро, 2-й день: 17 годин, т. j. пансіон на суму 7,60 євро, але за рахунок наданого сніданку зменшується на 25% з 11,60, т. j. 7,60 - (11,60 х 0,25) = 4,70 євро.
- 5. Додаткові витрати (допустимі): плата за автомагістраль 10 євро та паркування 5 євро.
Загальне право працівника на допомогу на проїзд: 133,17 + 112,03 + 50 + 7,60 + 4,70 + 10 + 5 = 322,50 євро.
Автор: Інж. Петра Кришкова, к.т.н.