Випускник юридичного факультету університету імені П. Й. Шафарика в Кошицях, який працює у галузі юстиції та зосереджується в основному на комерційному та трудовому праві.
Які зміни вніс новий закон у галузі захисту номерів народжень як особистих даних з 25 травня 2018 року? Ось короткий огляд.
З 25 травня 2018 року на території держав-членів ЄС, включаючи Словацьку Республіку, почав застосовуватися єдиний режим захисту персональних даних - Регламент GDPR, що, серед іншого це також внесло принципові зміни щодо обробки номера народження. У той же час, новий Закон про захист персональних даних No. 18/2018 Coll., Який замінив діючий дотепер Закон № 122/2013 зб.
GDPR у ст. 87 зазначає, що держави-члени можуть встановлювати більш детальні спеціальні умови для обробки національного ідентифікаційного номера або будь-якого іншого ідентифікатора загального застосування. На основі цього положення про розширення прав і можливостей Словацька Республіка прийняла новий регламент щодо обробки номерів народжень як національного ідентифікатора.
Номер народження як особисті дані
Відповідно до Закону про число народжень номер народження становить постійні персональні дані фізичної особи, що забезпечує її однозначність в інформаційних системах.
Як і старий та новий закон про захист персональних даних, він вважає число народження таким загальноприйнятний ідентифікатор фізичної особи. Станом на 25 травня 2018 року категоризація та публікація цих персональних даних змінилася.
1. Модифікація захисту номера народження відповідно до старого закону
Відповідно до попереднього законодавства номер народження належав до особливої категорії персональних даних, тому він вважався конфіденційними персональними даними (§ 13, параграф 2 Старого Завіту). Обробити його можна було лише в тому випадку, якщо його використання було необхідним для досягнення заданої мети обробки. Розкриття номера народження було абсолютно заборонено (навіть якщо зацікавлена особа дала згоду на її публікацію). За будь-яке порушення цього зобов'язання накладався штраф.
2. Модифікація захисту числа народжених відповідно до нового закону
Після нового номер народження - це особисті дані з таким самим статусом, що й інші особисті дані. Однак це можна розглядати як конкретні персональні дані зі своїм режимом юридичної обробки (§ 78, параграф 4 нового закону). Це означає що ідентифікаційний номер це вже не конфіденційні особисті дані.
Номер народження більше не є конфіденційними особистими даними.
Залишалося чинним, що номер народження може бути оброблений лише за можливості, якщо його використання необхідно для досягнення заданої мети обробки. Однак новий закон додав, що якщо номер народження обробляється на основі згоди зацікавленої особи, згода на його обробку повинна бути явною і не повинна виключатися спеціальним положенням. Крім того, згода також повинна відповідати іншим вимогам, про які ви дізнаєтесь у статті Згода на обробку персональних даних згідно з GDPR від 25.5.2018.
Також заборона на публікацію номера народження залишається в силі зацікавлена особа. Але новий закон встановив один виняток із цієї заборони, яка ситуація, яка персональний ідентифікаційний номер публікується відповідною особою.
Опублікувати номер народження може лише зацікавлена особа.
Увага: Відповідно до принципу мінімізації персональних даних, завжди необхідно враховувати обсяг даних, суворо необхідних для обробки, тобто чи потрібно взагалі обробляти номер народження чи ні. Якщо є можливість ідентифікувати конкретну особу за іменем, прізвищем, адресою та датою народження, обробляти номер народження поки не потрібно.
Мета обробки номера народження працівника як особисті дані
У трудових відносинах це особа, яка обробляє персональні дані своїх працівників роботодавець, який є оператором у значенні GDPR.
Роботодавець може отримувати персональні дані своїх працівників лише з метою, визначеною ним або передбаченою законом. З метою обробки номера народження працівника це ідентифікація працівника, якщо використання номера народження необхідне для досягнення заданої мети обробки (наприклад, ідентифікація власника страхового полісу соціального або медичного страхування, ідентифікація платника податків).
Правова основа для обробки номера народження працівника
При обробці номера народження працівника роботодавець може його використовувати ці правові основи:
- обробка необхідна для виконання контракту,стороною якого є працівник (Стаття 6 (1) (b) GDPR) - обробка номера народження працівника необхідна для виконання прав та обов’язків роботодавця, що випливають із укладених трудових відносин,
- обробка необхідна для виконання юридичного обов’язку роботодавця (Стаття 6 (1) (c/GDPR) - обробка номера народження працівника необхідна для того, щоб роботодавець мав змогу зареєструвати його в соціальній страховій компанії (Закон про соціальне страхування), з метою ведення фонду оплати праці ( Закон про податок на прибуток),
- висловити згоду працівника (§ 79, п. 4 нового Закону) - лише у тому випадку, якщо передбачуваної мети неможливо досягти інакше (використання цієї правової основи для обробки персонального ідентифікаційного номера є дуже рідкісним у трудових відносинах).
Оскільки кожному роботодавцю потрібно обробити номер народження свого працівника, це може вважатися необхідним, якщо номер народження вказаний безпосередньо в трудовому договорі. Як зазначалося вище, у трудових відносинах доцільно мінімізувати використання номера народження лише для таких операцій з обробки, які насправді вимагають його використання (наприклад, реєстрація працівника в Агентстві соціального страхування, подання податкової декларації). Навпаки номер соціального страхування не слід використовувати, якщо це не є абсолютно необхідним (наприклад, у внутрішніх записах, на аркушах відвідуваності навчання). Таким чином, роботодавці повинні уникати надмірного використання різних внутрішніх форм або інших документів із зазначенням номерів народження працівників.