Просте і подвійне ведення бухгалтерії

внутрішня

Роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівникам витрати, понесені у зв'язку з виконанням роботи. Умови надання відшкодування витрат на відрядження та інші пільги регулюються Законом № 283/2002 зб. про допомогу на проїзд із змінами та доповненнями.

Роботодавцю не потрібна згода працівника на відправлення у відрядження, якщо:

  • це відрядження в межах району муніципалітету за звичайним робочим місцем або місцем проживання працівника,
  • розміщення результатів відрядження безпосередньо від характеру узгодженого виду роботи або місця роботи,
  • домовився з працівником у трудовому договорі про те, що він здійснюватиме відрядження.

Максимальна тривалість відрядження законом не визначена. Його тривалість, як правило, обмежена строго необхідним часом і повинна бути тимчасовим завданням.

Роботодавець письмово вказує працівникові:

  • місце посадки у відрядженні,
  • місце роботи,
  • тривалість,
  • вид транспорту,
  • місце припинення відрядження.

Закон про компенсацію проїзду не передбачив жодної форми розміщення та визначення умов відрядження обов’язковою формою для роботодавця. Кожен роботодавець сам вирішує, яку форму використовувати, визначаючи її структуру, форму та зміст для дотримання Закону про компенсацію подорожей. На практиці утвердилася назва форми «Замовлення на поїздку».

Відрядження - це час від початку подорожі працівника до роботи в іншому місці, ніж його звичайне робоче місце, включаючи виконання роботи в цьому місці до кінця цієї поїздки.

Тривалість відрядження включає:

  • час від місця посадки у відрядженні до місця роботи у відрядженні,
  • робочий час,
  • час до прибуття в кінці відрядження.

Увага - відрядження починається тоді, коли працівник починає подорож, t. j. посадка на машину, засіб громадського транспорту, для роботи в місці, відмінному від звичайного робочого місця.

Регулярне робоче місце - це місце, письмово погоджене з працівником. Якщо таке місце не погоджене, звичайним робочим місцем є місце роботи, погоджене трудовим договором або угодами про роботу, що виконується поза трудовими відносинами. У випадку працівників, чия часта зміна робочого місця зумовлена ​​особливим характером професії, місце проживання (постійне проживання або тимчасове проживання) також може бути погоджено як звичайне робоче місце. Якщо на підставі договору про виконання роботи працівник повинен виконувати роботу в місці за межами місця проживання, роботодавець може домовитись з ним у цій угоді про надання йому компенсації під час подорожі з місця перебування до місця роботи і назад.

Право на оплату проїзду є компенсацією, яку роботодавець зобов’язаний надати працівникові. Здійснюючи право на компенсацію, працівник повинен відповідати умовам, передбаченим законодавством. Права на оплату проїзду не оподатковуються податком на прибуток від залежної діяльності, якщо вони надаються у зв'язку з виконанням залежної діяльності до суми.

Неправомірна допомога на проїзд роботодавець не зобов'язаний надавати працівника. Їх надання базується на домовленості - напр. у трудовому договорі, колективному договорі. Грошові виплати на проїзд є оподатковуваним доходом працівника, тобто. є об’єктом оподаткування.

Витрати на проїзд надаються:

  • працівники, що перебувають у наймах або на державній службі, якщо спеціальним положенням не передбачено інше,
  • члени кооперативів, якщо згідно із статутом умовою членства є також трудові відносини,
  • фізичні особи, що працюють на підставі договорів про роботу, що виконується за межами трудових відносин, якщо це погоджено в договорі про роботу, що виконується за межами трудових відносин (договір про виконання роботи, договір про трудову діяльність, договір про роботу за сумісництвом студентів),
  • особи, передбачені безпосередньо Законом про компенсацію подорожей (наприклад, іноземні працівники, які здійснюють відрядження зі словацьким роботодавцем на підставі угоди про взаємний обмін працівниками, члени сім'ї працівника, який працює за кордоном за трудовим договором),
  • особи, для яких це передбачено спеціальним розпорядженням (наприклад, мери міст та муніципалітетів, депутати муніципальної ради, аудитори, податкові радники тощо),
  • особи, які призначаються або обираються до органів юридичної особи і не перебувають у трудових відносинах з юридичною особою (наприклад, член Ради директорів, член Наглядової ради, керуючий директор компанії тощо). ),
  • особи, які виконують завдання для юридичної або фізичної особи і не перебувають у трудових відносинах з юридичною або фізичною особою або в інших правовідносинах, якщо погоджено надання допомоги на проїзд (наприклад, волонтери в громадських об'єднаннях),
  • тимчасово закріплений за працівниками під час відряджень під час виконання роботи роботодавцем-користувачем.

Працівник, який направляється у внутрішню відрядження, має право на такі надбавки (Розділи 4 та 5 Закону № 283/2002 Coll. Про допомогу на проїзд):

  1. відшкодування доведених витрат на відрядження,
  2. відшкодування доведених витрат на проживання,
  3. дієта,
  4. відшкодування доведених необхідних допоміжних витрат,
  5. відшкодування доведених витрат на відрядження за сімейні візити.

Ми зосередимось на вищезазначених правах у наступних пунктах:

1. Відшкодування доведених витрат на відрядження

Визнаючи витрати на відрядження, завжди необхідно враховувати спосіб і вид транспорту до відправлення працівника у внутрішню відрядження, визначену роботодавцем в умовах відрядження.

Роботодавець може доручити працівникові здійснити відрядження:

  • громадським транспортом (поїзд, автобус, літак, громадський транспорт, таксі),
  • службовий автомобіль,
  • приватний автомобіль (детальніше в статті "Допомога на проїзд - власний автомобіль").

Витрати на відрядження доводиться працівником документом із конкретно зазначеного виду та виду транспорту, призначений його роботодавцем перед відправкою у відрядження. Це йде напр. o наступні документи - проїзні квитки, авіаквитки, блок таксі, квиток на місцевий громадський транспорт, блок заправки палива,…

Документи повинні відповідати часу та місця відрядження.

Якщо працівник не підтверджує витрати на проїзд (наприклад, через втрату проїзних квитків), роботодавець може визнати їх без доказів (§35, параграф 1 Закону № 283/2002 Coll. Про допомогу на проїзд), одночасно визначаючи розмір дорожні витрати з урахуванням виду транспорту, який він призначив працівникові в умовах відрядження.

2. Відшкодування доведених витрат на проживання

Працівник завжди має право на підтверджені витрати на проживання. Закон про компенсацію проїзду не встановлює жодних обмежень на розмір проживання. Крім того, вони не можуть бути визначені роботодавцем у його внутрішніх правилах.

В принципі, роботодавець має 2 варіанти впливу на величину витрат на проживання:

  • в умовах відрядження він визначає спосіб розміщення (наприклад, готель певної категорії), тоді як не може визначити фінансовий ліміт на проживання,
  • роботодавець забезпечить проживання у відрядженні, тоді працівник зобов’язаний перебувати в цьому закладі.

Витрати на проживання доводиться працівником документом у формі рахунку в готелі або рахунку з приватного закладу розміщення.

Роботодавець завжди зобов’язаний вимагати від працівника подання документа про витрати на проживання. У разі втрати документа вимагайте видачі документа, що замінює його. Якщо неможливо отримати документ про заміну на проживання, роботодавець може визнати ці витрати без підтвердження (§ 35, параграф 1 Закону № 283/2002 Coll. Про допомогу на проїзд).

3. Харчування

Працівник має право на оплату їжі за кожен календарний день відрядження на умовах, передбачених Законом № 283/2002 зб. про допомогу на проїзд. Розмір їжі визначається залежно від тривалості відрядження на календарний день (діє на 2019 рік):

  • 5-12 годин …………………. 4,80 євро,
  • більше 12 годин до 18 годин ... 7,10 євро,
  • понад 18 годин 10 . 10,90 eur.

Якщо працівник, чия часта зміна робочого місця зумовлена ​​особливим характером його професії, він виконує роботу протягом

  1. протягом календарного дня кілька відряджень, кожна з яких триває менше 5 годин, із загальною сумою тривалості цих відряджень 5 годин і більше, працівник має право на оплату харчування за загальну тривалість цих відряджень,
  2. два календарні дні відрядження, яке триває менше 5 годин на кожен календарний день і яке триває загалом не менше 5 годин, працівник має право на надбавку за харчування у розмірі, встановленому для часового поясу від 5 до 12 годин,
  3. одна робоча зміна протягом двох календарних днів, кілька відряджень, кожна з яких триває менше 5 годин, загальна тривалість цих відряджень становить 5 годин або більше, працівник має право на надбавку за харчування на загальну тривалість цих відряджень.

Як відступ від цього Закону, умови надання надбавки за їжу, а також менші суми надбавки за їжу можуть бути узгоджені із працівником, чия часта зміна робочого місця зумовлена ​​особливим характером професії, але не більш ніж на 5 % від встановленої кількості. дієта.

Якщо працівник підтвердив безкоштовне харчування у відрядженні, роботодавець не забезпечує харчування. Якщо доведено, що працівник забезпечений безкоштовним харчуванням частково у відрядженні, роботодавець скорочує харчування:

  • 25% на безкоштовний сніданок,
  • 40%на безкоштовний обід,
  • 35% на безкоштовну вечерю,

від встановленої кількості їжі за часовий пояс понад 18 годин або з найвищого узгодженого розміру допомоги на харчування, між працівником та роботодавцем у трудовому договорі або в угодах про роботу, виконану поза трудовими відносинами.

Якщо працівник підтвердив сніданок, який надається у відрядженні в рамках послуг з розміщення, роботодавець зменшує надбавку за харчування в порядку, передбаченому попереднім пунктом, i. j. близько 25%. Підтвердженням забезпеченості їжею або сніданком також вважається заява працівника про цей факт у заяві про відрядження.

У зв'язку з розрахунковою нормою зменшення надбавки на харчування за безкоштовне харчування, застосовується наступне: розрахована номінальна (номінальна) норма зниження не округляється, а лише розрахована, визначена норма їжі, до найближчого євроцента вгору. Таким чином, надбавка за харчування на кожен календарний день заокруглюється окремо, а не для відрядження в цілому.

Харчування не належить працівникові під час переривання відрядження через відвідування сім'ї працівника або під час узгодженого переривання відрядження з причин з боку працівника.

4. Відшкодування доведених необхідних допоміжних витрат

Необхідні допоміжні витрати - це всі інші витрати, які понесе працівник у зв'язку з умовами та виконанням завдань у відрядженні. До них належать напр. плата за користування телефоном, факсом, Інтернетом, плата за вхід на ярмарок, виставку, плата за користування гаражем, парковкою, платою тощо.

Обсяг цих витрат не визначений у Законі про компенсацію проїзду. Необхідність та ефективність здійснення конкретних витрат оцінюється роботодавцем.

У випадку, якщо працівник не доведе необхідних супутніх витрат (наприклад, через втрату), роботодавець може визнати ці витрати без доказів (§ 35, параграф 1 Закону № 283/2002 Coll.).

5. Відшкодування доведених витрат на відрядження за сімейні візити

Візит до родини перериває внутрішню відрядження, тому роботодавцю необхідно точно визначити, коли перервати та продовжити відрядження. Умови забезпечення відшкодування витрат на внутрішні відрядження з метою відвідин сім'ї:

  • компенсація надається, якщо триває відрядження більше 7 календарних днів поспіль,
  • З точки зору часу, компенсація надається раз на тиждень, але можна домовитись про надання компенсації на більш тривалий період (наприклад, раз на 10 днів, один раз на 14 днів), але не довше ніж на 1 місяць. Більший термін може бути домовлений у трудових договорах, у колективних договорах або в іншому письмовому договорі з працівником.,
  • компенсація надається за місцем проживання сім'ї - тимчасовим проживанням або постійним проживанням, тоді як роботодавець може домовитись із працівником про надання цієї компенсації іншому місцю проживання сім'ї в Словацькій Республіці, яке тимчасово проживає в іншому місці, наприклад під час канікул.

Увага - достатньо, щоб право виникло, якщо відрядження триває більше 7 календарних днів поспіль, відповідно до тривалості відрядження, яка визначається роботодавцем в умовах відрядження. Наприклад якщо працівник направляється у відрядження з початком його у вівторок на 1-му тижні, з поверненням у четвер на 2-му тижні, відрядження триває більше 7 календарних днів поспіль. Це виконує законодавчу умову, і працівник має право на відшкодування витрат на відрядження з метою відвідування родини протягом вихідних.

Спеціаліст не має особливих юридичних вимог щодо часу, проведеного у відрядженні поза робочим часом. Роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівникові всі витрати, пов'язані з відрядженням (допомога на проїзд відповідно до Закону № 283/2002 Coll. Про допомогу на проїзд). Але як щодо компенсації втрати часу під час відрядження, яке триває, наприклад через подорож довше робочого часу? Слід розрізняти час, проведений у відрядженні протягом робочого часу, та час, проведений у відрядженні поза робочим часом. З 01.01.2013 р. До КЗпП додано новий § 96b, який стосується компенсації втрат часу працівника під час відрядження поза робочим часом, якщо цей час не можна віднести до надурочних робіт.

КЗпП говорить, що працівник має право на грошову компенсацію або компенсаційну відпустку за втрату часу під час відрядження ці права працівник може стверджувати лише в тому випадку, якщо вони регулюються колективним договором або були спеціально узгоджені між роботодавцем та представниками працівників.

Якщо у роботодавця немає представників працівників, а колективний договір відсутній, роботодавець сам вирішує, чи передбачати будь-яку компенсацію працівникам за втрату часу під час відрядження поза робочим часом. Ні Трудовий кодекс, ні будь-який інший закон ще не зобов'язує роботодавця.

Виставлення рахунків на проїзд

Працівник зобов’язаний подати протягом 10 робочих днів з дати закінчення відрядження роботодавцю письмові документи, необхідні для виставлення рахунку компенсації за відрядження та повернення неврахованого авансового платежу.

Термін може бути продовжений у колективному договорі, у письмовій угоді з працівником або у внутрішньому розпорядку роботодавця не пізніше кінця календарного місяця, наступного за календарним місяцем, у якому закінчилась відрядження.

Роботодавець зобов’язаний протягом 10 робочих днів від подання письмових документів, скласти заяву про відрядження та задовольнити вимоги працівника.

Термін може бути також продовжений у колективному договорі або в письмовій угоді з працівником або внутрішніми правилами роботодавця не пізніше кінця календарного місяця, наступного за календарним місяцем, у якому були подані письмові документи.