Зменшення витрат та оптимізація витрат може стати великою конкурентною перевагою для компанії. Щоб досягти цього, ми повинні чітко усвідомлювати, що таке внутрішнє шахрайство, та вжити відповідних заходів, щоб його уникнути або максимально зменшити. У цій статті ми детально це пояснюємо.

внутрішнє шахрайство

1. Що таке внутрішнє шахрайство?

Вираз "внутрішнє шахрайство" може звучати дещо жорстко. У деяких ситуаціях цим користуватися неохоче і називається "зловживання". Справа в тому, що ви можете називати це як завгодно, але це сукупність заходів, які служать для того, щоб трохи надути звіт про витрати працівника та заробити кілька додаткових євро. Це явище, яке вражає більшість компаній і Це ще одне джерело витрат і одне, яке слід виправити.

Шахрайство дуже відповідає рівню контролю працівників за своїми витратами. Оскільки процеси аналізу та перегляду звітних видатків традиційно повільні та дорогі, наглядові органи часто працюють, беручи лише вибірку з набору отриманих записів про витрати, або проводячи занадто поверхневий аналіз, який не доходить до кореня.

Це відчуття відсутності контролю спонукає деяких спробувати трюки, щоб надути витрати. Відправлені копії квитків, обмінюйтесь квитками з іншими працівниками, збільшуйте витрати на дієти та пробіг. Різноманітність прийомів, що намагаються, нескінченна і залежить лише від винахідливості та сміливості відповідальних.

2. Види внутрішнього шахрайства

Тип 1: внутрішнє шахрайство з документами

Цей тип внутрішнього шахрайства трапляється, коли документ, наданий як доказ, не відповідає регуляторним умовам емітентом, щоб вважатись дійсним рахунком-фактурою або квитком.

Щоб бути дійсним документом, рахунок-фактура або квиток повинні відповідати наступним вимогам:

Нумерація рахунків.

Повні дані видавця рахунку: CIF або NIF, повна адреса тощо.

Сума з обов'язковими податками, належним чином деталізована.

Дата випуску.

Місце випуску.

Повний опис придбаної продукції.

Застосовується податкова ставка.

Валюта, в якій він оплачується.

На додаток до всіх цих даних, документ не повинен містити жодних збитків і, звичайно, повинен бути абсолютно розбірливим. Тому аудитор або особа, відповідальна за нагляд за цими документами, повинна ретельно вивчити їх склад, статус та зручність читання.

У цьому ж розділі ми могли б включити внутрішнє шахрайство з квитками, переданими неодноразово, або за зміну інформації про них.


Тип 2: хронологічне внутрішнє шахрайство

Це невідповідність між датою платіжної записки та днем, коли фактично відбулися ці витрати. Здебільшого мова йде про надбавки, проживання та квитки, які не збігаються за часом чи місцем з фактично здійсненою поїздкою.

Тип 3: внутрішнє шахрайство із перевитратою коштів

Іноді витрати, подані працівником через витратну записку, не відповідають лімітам, встановленим політикою подорожей компанії, перевищуючи максимально дозволений. Залежно від компанії, обмеження можуть встановлюватися на витрати, на день, на категорію (готелі, ресторани, бензин тощо) та/або на пробіг. Існує ще один тип внутрішнього шахрайства, який також дуже поширений і який міг би бути сюди включений: не беручи до уваги досягнення компанії.

Тип 4: внутрішнє шахрайство з придбанням товарів, що не відповідають вимогам

Хоча це не таке поширене явище, як шахрайство, спричинене неякісним рахунком або квитком, з певною частотою порушення відбувається, коли працівник купує продукт, наприклад мобільний зарядний пристрій без попереднього дозволу компанії.

У цих випадках шахрайство, ніж сама покупка, пов’язане з тим, що передбачений канал не був використаний і витрати були відображені в дорожній записці, коли правильна річ і регулюється компанією чи компанією мали придбати цей продукт через інший канал або іншу статтю витрат.

Тип 5: внутрішнє шахрайство через пред'явлення витрат після закінчення терміну

s Більшість компаній визначили та зручно відобразили свою політику подорожей a термін або обмеження часу щоб працівник представив відповідні примітки до витрат. Цей термін дуже мінливий і може становити 15 днів, 3 або 6 місяців. Але в будь-якому випадку це повинен бути розумний час, визначений компанією, щоб працівник мав достатньо часу для підготовки та подання своїх видаткових записів. Усі примітки, подані після зазначених термінів, не можуть бути прийняті як відшкодовувані витрати, і їх повинен взяти на себе працівник.

Таким же чином, внутрішніми шахрайствами, пов'язаними з датою, вважаються всі витрати в минулому, такі як робочі поїздки, дата яких не збігається з жодною поїздкою, а також витрати, здійснені у вихідні або святкові дні, в яких вони працювали, і у витратах на поліс компанія не передбачена як така.

3. Економічні та неекономічні наслідки

  • Економічні наслідки: економічна вартість внутрішнього шахрайства в компаніях оцінюється найбільш безпосередньо. У цьому сенсі, згідно з даними, зібраними у звіті Captio про внутрішні шахрайства 2020 р., Зазначена вартість у 750 аналізованих компаніях складає в середньому 676,56 євро на одного працівника.
  • Інші наслідки: Окрім економічних витрат, непередбачувані витрати, які внутрішнє шахрайство представляє для компанії, мають інші негативні наслідки. По-перше, зниження конкурентоспроможності . Втрата грошей на внутрішнє шахрайство означає збільшення витрат на пропоновані товари чи послуги, що означає пряме зниження конкурентоспроможності. По-друге, складність прийняття стратегічних рішень компанії, Якщо така інформація, як облік витрат, «роздута» через внутрішнє шахрайство, це вплине на якість прийнятих рішень. погіршення робочого середовища Це ще один наслідок, оскільки внутрішнє шахрайство може спричинити жорстокі ситуації між працівниками (нерівність, почуття несправедливості тощо), і це може вплинути на мотивацію та продуктивність праці працівників. І останнє, але не менш важливе, іншим наслідком є ​​те, як це впливає на репутація компанії . Тобто, якщо він виходить за рамки, відсутність контролю, запобігання та виявлення внутрішнього шахрайства може негативно вплинути на репутацію компанії та навіть довіру інвесторів, клієнтів чи постачальників.

4. Як розглядати справу про внутрішнє шахрайство

Перш за все, ми повинні чітко усвідомлювати, що нульова толерантність Зіткнувшись із внутрішніми шахрайствами, це основна передумова, яку повинна мати будь-яка організація. В умовах внутрішнього шахрайства найважливішим є наявність надійних доказів цього та документування всіх доказів. Після того, як це доведено, важливим для прийняття рішення є факт, а не розмір шахрайства. Силові та оперативні дії компанії в умовах внутрішніх ситуацій шахрайства є найкращим запобіжним заходом і, без сумніву, найкращим діловим рішенням, враховуючи розпад відносин довіри з працівником.

Тим не менш, як тільки компанія дізнається про підозру у внутрішньому шахрайстві, вона повинна активувати протокол які повинні бути попередньо визначені для цих випадків. Далі ми розглянемо детальніше, детально, кроки, які повинен мати протокол дій:

Залежно від серйозності та об'єктивних елементів вини, бажано надати оплачувану відпустку передбачуваному шахраю до завершення всього процесу.

Дуже важливо, щоб усі компанії мали:

  • Протоколи дій у справах про внутрішнє шахрайство.
  • Методологія обробки слідства, співбесіди та підготовки звіту.
  • Висококваліфіковані люди для виконання цієї роботи.

5. Профілактика

Існує широкий спектр заходів та ініціатив, які компанії можуть застосувати для мінімізації внутрішніх шахрайств. Але для цього необхідно, щоб були задіяні всі верстви компанії, оскільки всі частини мають своє значення у запобіганні та виявленні. Деякі з найбільш важливих заходів, які слід врахувати, такі:


6. Виявлення

Для вирішення сфери внутрішнього шахрайства платформа управління витратами Captio має систему виявлення вищезгаданих видів шахрайства та постійно тримає ситуацію під контролем. Captio дозволяє вам автоматично контролювати та виявляти ті квитки на витрати на проїзд, про які повідомляють ваші працівники, які не відповідають політиці компанії, а тому піддаються шахрайству. Рішення здатне виявити безліч помилок або шахрайства, таких як виявлення відредагованих квитків або витрат, понесених у святкові дні, які працівник може зробити під час проходження витрат на мобільність та виявити випадки з самого початку, щоб уникнути розвитку шахрайства всередині компанія.