Ти хочеш організувати захід і ви не знаєте, з чого почати? Сьогодні я хочу поділитися з вами цим посібником як створити подію і всі дії, які необхідно проводити на кожному етапі.

Цим дописом я хочу надати вам вказівки щодо як це планується і що слід враховувати при організації заходу, дії, які ви повинні виконати у виробництві та постпродакшн, і як ви можете просувати подію, щоб зробити її успішною.

Події - це чудовий інструмент для зміни вашої торгової марки, тому компанії повинні скористатися цим видом діяльності, щоб покращити свій імідж, зміцнити лояльність та залучити нових клієнтів. існувати три етапи добре визначені у створенні подій: до, під час та після. Перш ніж вникати в ці етапи, вам слід взяти до уваги ряд загальні фактори для розробки будь-якого типу актів, про які я згадую нижче. Події - це чудовий інструмент спілкування, який дуже важливий для компаній. Клацніть на твіт

Зміст допису:

успіхом
 1. Загальні фактори організації заходу

Перший загальний фактор для організувати захід - це розробка брифінгу. Тобто документ, який постійно переглядається і де відображено стратегічний підхід, який слід застосувати для досягнення встановлених цілей. У ньому ви повідомляєте, що хочете зробити, і цілі, яких хочете досягти. Брифінг - це вихідна точка, яка виражає, чого хоче досягти клієнт. Клацніть на твіт
Цей документ, серед багатьох інших, містить наступні пункти:

  • Творча ідея
  • Цільова аудиторія
  • Дата та місце святкування
  • Бюджет
  • Програма розвитку заходу
  • Переговори з постачальниками
  • Дії під час, до та після події.

Другим фактором є творчість що стало одним із найбільш затребуваних елементів при наймі організатора заходу, оскільки саме це робить різницю порівняно з конкуренцією. Подія повинна викликати вплив та сприяти формуванню лояльності до цільової аудиторії завдяки пам’яті під час та після події, тому вони повинні бути якомога креативнішими. Креативність дає змогу події бути винятковою та досягти своїх цілей. Клацніть на твіт

нові технології Вони - ще одна складова, яка відіграє велику роль. У більшості подій звук, освітлення та зображення стають важливими елементами.

вибір просторів та налаштувань кожен день вони вимагають більш обширних сайтів, здатних розміщувати весь функціональний контент. Це вимагає великих зусиль у виробництві та складанні. Географічне місце, де організовується захід, вплине на його виробництво та бюджет.

Проведення заходів, які вимагають поїздки виробничої групи, є більш складним, а також вимагає думки про постачальників. Вам доведеться вирішити, співпрацювати ви з постійними постачальниками або з постачальниками, які знаходяться поблизу місця. Є три етапи ті, які ви повинні врахувати організувати захід успішно: передвиробнича фаза: планування та підготовка. На цьому етапі опрацьовується кілька аспектів, таких як розробка інструктажу, визначення цілей, пошук місця та розвиток ідеї.

Другий етап - виробництво: розвиток події . Пора відвідати місце, де відбуватиметься захід, щоб відстежувати збори, щоб все було підготовлено. На цьому етапі домовляються з постачальниками, необхідними для проекту. Подібним чином, з усіма даними складається робочий план, проводяться різні випробування та встановлюється детальний опис, який слід виконувати виробничій бригаді.

Після події, включаючи демонтаж, вона переходить до фаза після виробництва де аналізуються отримані результати. Це також час для оцінки задоволеності споживача, досягнення цілей та рентабельності інвестицій (вплив та результати події стосовно повернення цілей).

2. Розробка інструктажу заходу

Цей етап, як я вже коментував раніше, базується на розробка інструктажу, де цілі, цільова аудиторія, кількість учасників, дата, місце проведення та характеристики типу заходу, що проводиться. Існує кілька типів заходів: конференції, ярмарки, виставки, конгреси, корпоративи, фестивалі тощо. Ви повинні знати, що інструктаж є хорошим інструментом управління, він дасть вам уявлення про те, чого хоче клієнт.

3. Аналіз цілей

На цьому кроці встановлюються цілі виробництва. Проект, розроблений для заходу, повинен повністю відповідати очікуваним цілям.

Я рекомендую вам проводити зустрічі з клієнтом, щоб дізнатись, які цілі ви хочете охопити подією, та передати їх команді якнайпорядкованішим чином, щоб досягти очікувань клієнта. Ви повинні дуже чітко визначити, що передбачається під час заходу, яка філософія та повідомлення, яке ви хочете передати.


4. Список гостей, запрошення та підтвердження

Ще одним кроком перед початком заходу є визначення кількості та типів гостей. Список гостей, надсилання запрошень та підтвердження учасників - це дії, які необхідно проводити на так званій "касі".

Запрошення - головний інструмент спілкування передати людині або певній групі бажання господаря або організації взяти участь у вашому заході. Сьогодні ви можете побачити найрізноманітніші дизайни, сповнені творчості, які спонукають вас відвідати захід.

Незалежно від дизайну, На всіх запрошеннях повинен бути логотип або щит установи, яка організовує захід, Хто запрошує (ім’я хоста, органу влади чи організації), кого ви запрошуєте (якщо ви обираєте персоналізоване запрошення), місце події, дата, час, і якщо потрібно підтвердження, це також має бути чітко вказано в самому запрошенні.

Якщо ви хочете додати більше тексту, наприклад, невелику карту про те, як дістатися до події, або певний час, як відбуватиметься подія, ви можете використовувати інший доповнюючий елемент, який додається до запрошення, що називається "Примітка про інтерес".

Щодо підтверджень, якщо гість повинен підтвердити свою присутність, важливо повідомити його у запрошенні. Контактні дані та термін реєстрації будуть опубліковані. Бажано запитати підтвердження, щоб заздалегідь знати кількість учасників, щоб розпочати керувати такими аспектами, як порядок харчування, кількість стільців, розміщення стільців, безпека, акредитація, місткість тощо.


5. Як вибрати місце та дату вашої події

На час організувати захід, Одним із важливих аспектів є вибір дати діяльності та місця події на етапі перед виробництвом. Після того, як цілі були встановлені, ви повинні попрацювати над виробничою пропозицією. Важливо вибрати дату, яка є сприятливою, як правило, найкращими днями є середа або четвер тижня і яка не збігається з якимись особливими днями (свята, футбольні матчі тощо)

Необхідно проаналізувати переваги та недоліки можливостей простору. Потрібно взяти до уваги низку аспектів, таких як правила експлуатації приміщення, доступ для гостей та транспортних засобів, наявність виробничих матеріалів, розміри, місткість зберігання тощо. Найголовніше - знайти місце, пов’язане з повідомленням, яке ви хочете передати на заході. Клацніть на твіт

6. Підготовка бюджету, потреб та спонсорів

Як тільки все вищезазначене буде завершено, ви повинні виявити можливі потреби та прогалини для вашої події. Наприклад, мікрофони, аудіо-відео обладнання, столи, сидіння, проектори тощо. Ви повинні подбати про найм усього необхідного обладнання (технічне, громадське, декоративне ...) і залишити все, що пов’язано з графічним матеріалом та акредитацією, добре закритими.

Необхідно розробити a початковий кошторис бюджету. Ви повинні закрити основні витрати: простір для торжества, харчування, монтаж та розбирання, плакати, акредитації, зв'язок, персонал тощо. Ось посилання, де ви можете отримати шаблон шаблону для розробки бюджету на подію.

Іншим фундаментальним кроком є пошук спонсорів Щоб висвітлити свою подію, ви зазвичай можете шукати на основі потреб, які ви будете мати на своєму заході, і налагодити обмін послугами з ними, або ж розробити хороший план варіантів, які ви збираєтеся запропонувати спонсорам в обмін на фінансовий внесок. Важливо, щоб ви шукали спонсорів, пов’язаних із вашим сектором та цільовою аудиторією, щоб ви могли також скористатися їх послугами та щоб ви чітко усвідомили всю видимість та вплив, який вони досягнуть з вашим заходом.

7. Як просувати подію

Всі кроки! Настав час розрекламувати свою подію! Готуйте брошури, публікуйте оголошення, викликайте ЗМІ, телефонуйте та відвідуйте потенційних спонсорів.

Ви можете просувати подію різними способами, через цільову сторінку з інформацією про подію, через онлайн-реєстрацію, рекламу в певних ЗМІ сектору подій, соціальні мережі, веб-банери, співпрацю з іншими блогерами в цьому секторі, щоб поговорити про подію, тощо.

Я рекомендую вам використовувати соціальні мережі, свій блог і мати хештег, пов’язаний із вашою подією. Крім того, якщо ви вважаєте це необхідним, ви можете вдатися до реклами через Facebook Ads, Twitter Ads, Instagram Ads і навіть кампанії Google Adwords. Ось стаття Олени Чарамелі, експерта з Adwords та SEM, де вона детально пояснює, як робити рекламу у Facebook. Ви також повинні відстежувати підтвердження, і якщо ви вважаєте за необхідне надсилати нагадування гостям.

8. Типи президентства та приймаючої сторони

Цифра, яку ви повинні взяти до уваги, якщо це дуже офіційна подія, - це господар, тобто особа з найвищим рейтингом установи, яка відвідує захід. У багатьох випадках ця особа не визначається, і саме організація чи бренд виступає в ролі господаря. У цьому випадку найголовніше - це товар і установа. Організатор повинен виконувати певні функції, включаючи головування на заході. Якщо він не головує, його ставлять праворуч або ліворуч від свого почесного гостя. Президентства візуально передають повідомлення, про які подія хоче повідомити Click To Tweet Президентство - це зона, зарезервована для господаря та його основних гостей. Існує багато типів президентств, і в даний час використовуються мінімалістичні сценографії, де використовується образ бренду та корпоративні кольори виділяються серед решти меблів. Після вибору типу стільця слід враховувати нумерацію стільця, залежно від мети та філософії заходу.


9. Інсценізація: Планування та виконання

Під час святкування події будуть здійснені всі заходи, заплановані в попередній події. Щоб виконання було ідеальним, a попередня зустріч з усім залученим персоналом. Під час розробки заходу найголовнішим є координація, оскільки зазвичай втручаються різні професіонали.

[Tweet "Виробництво - це весь етап планування та організації, який зробить подію можливою".]

Рекомендується зробити репетицію всієї події принаймні за 24 години до того, щоб переконатися, що все правильно.

10. Організаційна схема та графік

Ви повинні брати до уваги організаційну схему виробничої групи, її ієрархію. Ви будете відповідальні за розподіл відповідальності та завдань для кожного з тих, хто бере участь у заході. Я рекомендую вам також зробити a графік діяльності, тобто перелік усіх дій, які слід здійснити, із запланованими датами початку та закінчення. Важливо мати план потреб, тобто документ, який включає технічну та сценографічну частину, необхідну для виконання програми заходу.


11. Як стати популярною темою під час заходу

Якщо ви вибрали хороший хештег, який легко запам’ятати, і ви розповсюдили його задовго до події, тепер вам просто потрібно його підсилити під час заходу, щоб учасники використовували його тощо. стати популярною темою. Ось декілька порад про те, як отримати TT за допомогою свого хештегу під час заходу та як використовувати Twitter на заходах:

  • Здійснюйте потокові трансляції, щоб рекламувати використання хештегов
  • Виділіть це у всіх можливих місцях: на екранах, брошурах, порядку денному тощо.
  • Зробіть розіграш або конкурс, щоб учасникам пропонувалося взяти участь
  • Оголосіть переможців у Twitter
  • Геолокація всіх ваших твітів, так що буде простіше бути популярною темою
  • Попросіть підтримки у кращих користувачів твіттерів та блогерів, щоб поділитися твітами з хештегом, щоб ви мали більший вплив
  • Поділіться візуальним та ефектним вмістом
  • Добре стежте за хештегом та взаємодійте з учасниками, RT також враховує!
  • Включіть у свої твіти посилання та заклики до дії

Добре працюючи над цими аспектами, я впевнений, що ви зробили б свою подію популярною темою, ви можете використовувати кілька інструменти для моніторингу та вимірювання його впливу такі як Metricool, TweetBinder, Tweetdeck, Hootsuite серед інших.
На цьому етапі виділяються дві дуже важливі дії, з одного боку, опитування щодо задоволеності а з іншого боку звіт із отриманими результатами події.

12. Оцінка результатів: ROI

Хороший спосіб оцінити подію - надіслати опитування учасникам. Крім того, якщо ви можете відповісти в Інтернеті, було б набагато простіше отримати відгук від тих, хто бере участь. Так само, ви повинні виміряти, чи отримав клієнт прибуток на інвестиції що я очікував. (ROI)

13. Подяки

Важливо присвятити частину свого часу, щоб подякувати тим, хто зробив можливим захід: команді, постачальникам, гостям, учасникам, ЗМІ та ін. Також важливо надати ЗМІ досьє про подію.

14. Перевірте соціальні мережі, моніторинг хештегов

Іншою важливою дією є перегляд усіх соціальних мереж та моніторинг засобів масової інформації. Також цікаво скласти звіт про діяльність в Інтернеті, те, що було опубліковано в мережі події, взаємодію, що відбулася із хештегом, створеним для події, повідомленнями, згадуваннями тощо.

15. Підготовка звіту та пропозицій

Нарешті, після оцінки та аналізу отриманих результатів, ви повинні перекласти це у звіт із висновками та пропозиціями, щоб передати його клієнту.

Сподіваюсь, ці кроки були для вас корисними організувати захід, Однак, якщо ви пропустите будь-яку дію, не соромтеся залишити свій внесок. Я буду радий продовжувати розширювати цю публікацію! 🙂