Формальна організація корпоративного обіду - це ретельна робота, яка вимагає багато годин роботи і скрупульозного планування. Обід з такими характеристиками - це не зустріч друзів, а багато разів, створення сприятливого середовища за столом - це перший крок до укладення гарної угоди.
Перше, що потрібно зробити перед початком будь-якої іншої підготовки, це скласти список гостей. Запрошення має бути надіслане їм за вісім чи десять днів. У ньому повинні бути чітко вказані причина призначення, місце, день і час його проведення.
Гість повинен відповісти протягом 48 годин після заходу, щоб пришвидшити організаційну роботу. Для полегшення підтвердження присутності бажано включити картку відповіді, яку потрібно повернути, або телефон для підтвердження, або адресу електронної пошти.
Як тільки вони підтвердять свою присутність, дуже корисно робити настільні картки з іменем присутніх, щоб вони були ідеально розташовані у відповідних їм місцях. Цей тип організації не є простою примхою, оскільки Успіх зустрічі часто залежить від правильного розташування гостей.
Організатор заходу повинен прийняти гостей у кімнаті чи залі, що прилягає до кімнати, де буде проводитися трапеза, представившись першим. Згодом ведучий представить усіх прибулих гостей. Під час очікування їм запропонують аперитив. Порядок входу в кімнату буде таким: спочатку гості, потім господарі.
Вибір таблиць завжди повинен здійснюватися відповідно до запрошених людей. Якщо вони не перевищують восьми людей, круглі столи дуже зручні щоб розмова була спритною і всі присутні могли взяти участь. Але якщо їх кількість перевищує десяток, або характеристики приміщення цього не дозволяють, найкращий спосіб розмістити гостей - це так звана французька система, яка передбачає два крісла, розташовані в центрі найдовшого частина таблиці. Один буде зарезервований для господаря, а інший - для найважливішого гостя.
Головною перевагою цієї системи є те, що вона сприяє розмові між відповідальними особами, оскільки обидва президентства розташовані один навпроти одного. По боках обох розташовані люди, які займають більшу позицію, розташовані послідовно праворуч і ліворуч, утворюючи таким чином видатний полюс розмови. Таким чином, відповідні люди разом і можуть спілкуватися між собою. Основним недоліком є те, що це пошкоджує діалог на кінцях, поляризуючись у центральній частині таблиці. Для них гості з боків беруть на себе роль простого порівняння, і в глибині душі вони обмежуються слуханням відповідної розмови.
Ще однією із систем розміщення є англосаксонська, особливо підходяща, коли є кілька важливих гостей, і ви хочете посилити фокус розмови. У цій домовленості, два головні президентства розташовані в одному кінці таблиці, а ліворуч та праворуч від кожного інші гості розташовані в ієрархічному порядку. Найвизначніша його перевага полягає в тому, що розмова є більш одноманітною та спонукальною, а гостям у центрі столу порівняно легко долучитися до будь-якої дискусії. Однак це викликає незручності утримувати обидва президентства окремо і не дозволяє контактувати між ними.