Ті червоні цифри, які повідомляють нам про те, що у нас є 223 непрочитані електронні листи, коли ми повертаємось з відпустки, викликають занепокоєння і можуть зробити ще важчим повернення до офісу. Неправильне управління нашою електронною поштою може обернутися великою втратою часу і навіть деяким іншим розчаруванням за той дуже важливий електронний лист, який був похований між спам-повідомленнями і який ми ніколи не читали.

ключі

Ви зупинилися, щоб порахувати, скільки часу ви витрачаєте на перевірку та оновлення електронної пошти? 14% від загального продуктивного часу нашого робочого дня, згідно з щорічним дослідженням управління часом на роботі міської ради Барселони, проведеним WorkMeter. Дослідження глобальної консалтингової фірми McKinsey у 2012 році подвоїло цей відсоток і забезпечило, що професіонал витрачає 28% свого дня на читання та відповідь на електронні листи.

Найгірше те, що експерти це запевняють Більшість повідомлень, які заповнюють наші поштові скриньки, не є важливими для виконання нашої роботи. Ось декілька прийомів, які можуть допомогти вам впоратися з бомбардуванням робочих листів найкращим чином.

ОЧИЩАЄ І ДЕЗІНФІКУЄ

Ваша поштова скринька - ще один робочий інструмент, і порядок та чистота так само важливі, як і на вашому справжньому аналоговому столі. Без плану прибирання накопичення електронної пошти буде продовжувати зростати нестійко. Після прочитання ті, які не будуть необхідні для подальших дій або не потребують відповіді, можуть бути усунені або заархівовані, щоб очистити наш погляд відволікаючих факторів та звільнити місце для тих, хто потребує нашої уваги.

Перевірка та спорожнення папки зі спамом також важливо, щоб позбутися можливих вірусів, які приховують безглузде клацання в тіні.

РОЗДІЛИТИСЯ І ОРГАНІЗУВАТИ

Більшість служб електронної пошти пропонують можливість диференціювати кілька поштових скриньок, створювати папки та фільтри та використовувати мітки для класифікації електронних листів. Таким чином ми економимо час, відокремлюючи, наприклад, повідомлення, адресовані особисто нам, від повідомлень, які є частиною масової комерційної кампанії, або сповіщень із соціальної мережі.

Ідеальним для продуктивного управління є створення декількох папок. Залежно від темпів роботи, в одному ви можете зберігати електронні листи, на які потрібна відповідь протягом дня, в іншому ті, які є менш терміновими, а в іншому ті, які вам слід переглянути, але відповіді не потрібні. Ви також можете використовувати кольорові ярлики, щоб класифікувати їх за такими темами, як навколишнє середовище, поточні справи, фінанси ...

Існує можливість створити власні фільтри, наприклад, щоб усі електронні листи від вашого начальника були згруповані в одній папці, або блокувати певних відправників, які занадто наполягають.

ВИДАЛИТИ ПОВІДОМЛЕННЯ

Дослідження Мічиганського університету, опубліковане наприкінці 2018 року, яке вивчало психологічний вплив відволікань, спричинених електронною поштою на керівників, стверджувало, що рідша перевірка електронної пошти може допомогти покращитися як начальник. Якщо ви бачите нове сповіщення, і ви не можете протистояти консультаціям, можливо, вам слід деактивувати сповіщення, які насправді не є терміновими та корисними.

Згідно з опитуванням TNS Research для лабораторій Hewlett Packard кожні два-три відключення знижують продуктивність, а також впливають на наш настрій та результати роботи. Результати забезпечили, що половина працівників відповідає на електронне повідомлення протягом години після його отримання, незважаючи на те що така швидка реакція часто не потрібна. Коли ми відповідаємо на повідомлення, ми повинні пам’ятати, що ця дія, ймовірно, спричинить отримання ще одного чи двох електронних листів.

При цьому усунення сповіщень про найважливіші та встановлення щоденного часу консультацій - це хороший спосіб керувати вторгненнями, які ви робите на електронну пошту, визначати пріоритети своїх завдань та встановлювати обмеження.

Скасувати підписку

Скільки повідомлень ви видаляєте невідкритими? Чи знаєте ви, що навіть якщо ви їх не друкуєте, електронні листи також забруднюють? Свідомо використовуйте пошту та відмовтеся від комерційних бюлетенів, які ви не читаєте, або рекламних акцій брендів, якими ви не користуєтеся, і заощадите собі час на неактуальне читання. Чим більше ви оптимізуєте свою поштову скриньку, тим ефективніше ви будете працювати.