Досі існує величезна кількість інформації про компанію в текстових документах та презентаціях, графіці, електронних листах, аудіофайлах, відео, веб-сайтах та різному офісному програмному забезпеченні. Класифікація даних як неструктурованих не означає, що їх бракує в будь-якому порядку, а навпаки, що вони не вписуються в базу даних або не є частиною реляційної моделі даних компанії.

робочі процеси

Дані, що зберігаються поза базою даних, становлять левову частку всієї корпоративної інформації. Через велику кількість неструктурованих даних та змісту, працівники знань вилучаються з тієї інформації, яка їм потрібна для продуктивного функціонування. Приклади таких неструктурованих документів включають заявки на позику, страхові відшкодування, студентські тести або форми заявок на роботу. Цю паперову інформацію потрібно вносити в бізнес-системи, але часто вона залишається неструктурованою.

Змагання

Мало того, що в організаціях багато неструктурованих даних, створення нових даних ще ніколи не було таким спільним, і ця інформація рухається все швидше і швидше між мережами та пристроями зберігання.

Моніторинг неструктурованих даних надзвичайно важливий, якщо компанія хоче підвищити ефективність, а також зменшити витрати на зберігання та відповідність. Наразі це завдання було важко складно через значний час, ресурси та витрати, необхідні для ручного введення, обробки та упорядкування величезних обсягів даних. До того ж, цей процес не тільки трудомісткий, але й схильний до помилок.

Ця робота не стане легшою сама по собі. Незважаючи на всі зусилля, спрямовані на захоплення неструктурованої дикої природи, кількість даних цього типу зростає. Аналітики Gartner підрахували, що неструктуровані дані значно зростуть на 800 відсотків протягом наступних п’яти років.

Це справжній виклик для організацій, які прагнуть автоматизувати та краще зрозуміти свій бізнес, хочуть вивчити майбутнє та швидко реагувати на ризики та можливості. Якщо компанії не мають відповідного програмного забезпечення для підготовки до цих питань управління вмістом, пора почати щось з цим робити.

Підхід "Оцифрувати все"

Що ще гірше, більша частина корпоративного процесу лежить у свідомості працівників як неструктурована інформація, і немає системного підходу до введення, моніторингу, комунікації, вимірювання та розвитку. Коли самі робочі процеси неструктуровані, щоденної поведінки працівників бракує узгодженості та ефективності.

Для багатьох компаній рефлексивною реакцією на цю ситуацію є спроба оцифрувати всю інформацію та зберегти її для збереження. Однак це не вирішує проблему неструктурованих даних і може навіть погіршити ситуацію. Якщо ця інформація неправильно позначена та каталогізована, введений вміст доведеться переглядати вручну, коли хтось захоче щось знайти.

У сучасному інформаційному середовищі спосіб обробки важливих даних може створити або навіть зруйнувати наш бізнес. Якщо ми зробимо це правильно, ми знайдемо золото. Один поганий введення даних, і ми можемо втратити час, гроші, клієнтів. Тому надзвичайно важливо отримати потрібну інформацію та донести її до потрібних людей у ​​потрібний час у потрібному форматі.

Усунення неструктурованих даних

Життєво важливим елементом є впровадження інтелекту та автоматизації в процес введення даних. Потім, замість подальшого збільшення набору неструктурованих даних, документи організовуються на основі їх змісту, а критична інформація виділяється, перевіряється та безперешкодно інтегрується в основні бізнес-програми та робочі процеси на основі її контексту.

Високоточний, інтелектуальний введення даних перетворює неструктуровані дані в один штрих. Таким чином, він стає частиною моделі даних, яку можна проіндексувати та інтегрувати.

Крім того, цей процес може виконуватися в точці введення даних, навіть у розподілених середовищах. Це стає можливим для створення наскрізного рішення щодо введення, обробки, розподілу, зберігання та пошуку інформації. Це вирішує проблему неструктурованих даних точно, автоматизовано та розумно.

Висновок

Правильно та плавно впроваджений, цей підхід дозволить трансформувати дорогі процеси, схильні до помилок, до спрощених операцій, що приносять дохід та додають вартість. Автоматизуючи ці процеси, персонал має більше часу для дійсно важливих дій - для збільшення доходу від бізнесу та задоволення споживачів.

Подібним чином зменшення кількості неструктурованої інформації в компанії полегшує отримання додаткової вартості із вмісту. Мало того, що процедури та робочі процеси будуть більш автоматизованими, але також можна буде знаходити, переглядати та аналізувати вміст у корпоративних елеваторах.