Студент юридичного факультету університету Коменського в Братиславі. Її захоплення - книги, мови та подорожі.
Окрім звичайного робочого часу працівника, роботодавець також повинен фіксувати надурочний час або роботу в нічний час. Як підходити до записів у різних формах трудового законодавства?
Робочий час - це проміжок часу, протягом якого працівник доступний роботодавцю, виконує роботу та виконує обов'язки відповідно до трудового договору. Відповідно до КЗпП, роботодавець зобов’язаний фіксувати кожну годину роботи працівників. Крім того, щогодини, відпрацьовані працівником понаднормово, незалежно від того, чи є це понаднормова робота, яку роботодавець наказав працівникові, або надурочна робота, яку роботодавець погодив із працівником, або за яку роботодавець надав працівникові компенсаційну відпустку (§ 99).
Також необхідно фіксувати надурочні години, якщо працівник має заробітну плату за надурочні роботи.
Кодекс законів про працю не передбачає точного визначення терміна "записи", а також форми або методу обліку робочого часу. Це означає, що роботодавець може сам вирішити, як записати цей час. Однак він повинен враховувати мінімальний законодавчий обсяг, факт та точність наданих даних, а також чіткість та доказовість.
Для того, щоб записи можна було довести, вони повинні зберігатися в паперовому або електронному вигляді або в їх комбінації. Паперова форма записів може бути, наприклад, книгою прибуття та виїзду. І навпаки, чіп-картки тощо можуть бути в електронній формі. Записи повинні вестись таким чином, щоб початок і кінець періоду часу, протягом якого працівник виконував роботу або мав записаний замовлений чи погоджений час виклику працівника.
Облік робочого часу та обліку відвідуваності
Це дві різні концепції реєстрації робочого часу та відвідуваності. Проте підприємці часто плутають своє значення. Участь - це загальний час перебування працівника на робочому місці незалежно від того, виконує він роботу чи ні.
Робочий час являє собою час, протягом якого працівник виконує доручену трудову діяльність.
Однак закон передбачає обов'язок фіксувати лише робочий час працівника. Тому не потрібно фіксувати його відвідуваність. Більш детальну інформацію щодо реєстрації робочого часу ми надамо у статті Як реєструвати робочий час працівників?
Приклад різниці між робочим часом та відвідуваністю
Працівник приходить на роботу о 6:45, а виїжджає о 16:15. Трудовий договір передбачає встановлений робочий час з 7:00 до 16:00 з годинною перервою на обід. Тому його робочий час буде з 7:00 до 16:00, включаючи обідню перерву. Його відвідувачі будуть прибувати на роботу о 6:45 та відправлятися о 16:15 з годинною перервою на обід.
Що містить запис відвідуваності?
Записи про відвідуваність працівників містять, наприклад, дані про дні, коли працівник брав відпустку, компенсаційну відпустку, мав перешкоду на роботі або невиправдану відсутність. Запис робочого часу разом із обліком відвідуваності працівників корисний у кількох аспектах.
Він використовується, наприклад, для перевірки середнього щотижневого робочого часу, для визначення розміру відпустки, для визначення розміру заробітної плати та страхових внесків або для цілей складання звітів для соціальної та медичної страхової компанії.
Облік робочого часу повинен містити:
- інформація про кількість відпрацьованих годин працівником в окремі дні, запис кількості відпрацьованих годин працівником,
- запис про залишення робочого місця з робочих причин - повинен бути зазначений час виїзду та прибуття та місце роботи, залишаючи робоче місце працівникам за робочими причинами із записом часу виїзду, прибуття та місця роботи,
- дані про переривання робочого часу з особистих причин - також необхідно зазначити час виїзду та перешкоди на роботі з боку працівника із зазначенням та фіксацією часу виїзду, перешкоди на роботі з боку працівника та також запис годин активної та неактивної частини часу виклику,
- записи відвідуваності працівника повинні фіксувати, наприклад, інформацію про компенсаційну відпустку, оплачувану відпустку, відпустку або невиправдану відсутність.
Максимальний час роботи
Це тривалість робочого часу, який працівник може працювати найбільше і який роботодавець може вимагати найбільше від працівника. Трудовий кодекс регулює денні та тижневі ліміти максимального денного та максимального тижневого робочого часу.
Максимальна тривалість щоденного робочого часу
Це тривалість робочого часу, протягом якого працівник може працювати найбільше протягом дня. Робочий час не може перевищувати восьми годин протягом 24 годин (розділ 85 (4) КЗпП).
Закон передбачає цю тривалість по-різному, наприклад, у випадку нерівномірно розподіленого робочого часу. У цьому випадку робочий час протягом 24 годин може перевищувати 8 годин, але не може перевищувати 12 годин (відповідно до § 87, параграф 4). Отже, якщо працівник починає працювати в четвер о 22:00 після безперервного щоденного відпочинку і виконує роботу до 6:00 п’ятниці, в принципі о 24:00 в четвер почнуть працювати 24 години, протягом яких працівник не може працювати більше 8 годин.
Максимальний тижневий робочий час
Це тривалість робочого часу, протягом якого працівник може найбільше працювати протягом тижня.
Тиждень означає сім днів поспіль, а не календарний тиждень (§ 85, параграф 3). Це важливо, наприклад, при обчисленні середнього робочого часу у випадку працівника, який приступив до роботи в середу (днем початку роботи є, наприклад, 2 січня 2019 року, а це середа). Тиждень - не з середи на неділю, відповідно. З понеділка по неділю (неділя як кінець календарного тижня), але з середи по вівторок (як тиждень - сім днів поспіль).
Облік робочого часу в різних формах трудових відносин
Трудові відносини - це правовідносини між роботодавцем та працівником, який виконує роботу на утриманні. Ми знаємо кілька форм трудових відносин:
- повний день,
- договір обслуговування,
- Договір про тимчасову роботу студентів,
- трудовий договір.
Повний день
Коли справа стосується повного робочого дня, трудові відносини укладаються на невизначений термін. Робочий час працівника становить максимум 40 годин на тиждень. Це стосується випадків, коли працівник працює в одну зміну. У разі роботи в дві зміни робочий час становить максимум від 38 до 3/4 годин на тиждень, а у випадку тризмінної роботи робочий час працівника становить максимум від 37 до ½ годин на тиждень.
Для ризикованих видів діяльності та робіт, визначених КЗпП, робочий час становить максимум 33 та ½ години на тиждень. Для неповнолітніх працівників віком до 16 років робочий час становить максимум 30 годин на тиждень. Середній тижневий робочий час працівника, включаючи надурочний час, не може перевищувати 48 годин.
Договір обслуговування
Цей договір укладається у випадку випадкових видів діяльності, що визначаються видом роботи. Роботодавець може укласти договір про виконання роботи з фізичною особою. Однак очікуваний обсяг роботи не може перевищувати 350 годин календарного року.
Очікуваний обсяг роботи включає також роботу, яку виконує працівник для роботодавця на підставі іншої угоди про виконання роботи. Тому вирішальним критерієм є також встановлений обсяг роботи.
Працівники можуть укладати трудові угоди з кількома роботодавцями і можуть дотримуватися річного ліміту в 350 годин для кожного.
Роботодавець повинен записати тривалість часу, протягом якого виконувалася робота. Це означає, що не потрібно фіксувати початок і кінець робочого часу.
Договір про тимчасову роботу студентів
У разі угоди про неповний робочий день студента роботодавець може укласти його з фізичною особою, яка має статус студента. Він узгоджує роботу, яку потрібно виконати, винагороду, обсяг робочого часу та період, на який має бути укладено угоду.
Він закритий на певний або невизначений термін. Відпрацьовані години рахуються кумулятивно, як і у випадку угоди про виконання роботи. Або на період, на який було укладено угоду, або на календарний рік. Однак все ще вірно, що в середньому робочий час не може перевищувати половини встановленого роботодавцем часу. Угода повинна містити:
- вид роботи, яку виконає студент,
- винагорода за виконану роботу,
- діапазон робочого часу,
- період, на який укладається угода (максимум рік).
КЗпП зобов'язує роботодавця вести облік робочого часу працівників, які виконують роботу на підставі договору про тимчасову роботу студентів. Він також передбачає, що записи повинні вестись таким чином, щоб фіксувати початок і кінець періоду, в якому працівник виконував роботу.
У договорі про неповний робочий час студента повинно бути зазначено, якою кількістю годин студент буде виконувати роботу за сумісництвом. Студент може працювати в середньому максимум 20 годин на тиждень протягом усієї роботи за сумісництвом. Однак слово в середньому тут важливе. Оскільки середнє значення, максимум 20 годин на тиждень, оцінюється за весь період, на який укладено угоду. Отже, студент може працювати більше 20 годин на тиждень.
Приклад розрахунку максимальної кількості годин роботи студента
Припустимо, місяць має чотири повних робочих тижні, а студент працює з 01.01.2019 по 31.03.2019. У січні він працював 105 годин, у лютому 80 годин і в березні лише 30 годин. Середнє значення за весь період укладення роботи за сумісництвом обчислюється як сума відпрацьованих годин, поділена на кількість тижнів укладеного договору про роботу неповного робочого дня студента, тобто (105 год. + 80 год. + 30 год. ): (3 місяці х 4 тижні) = 17,92 год. У середньому студент працює 18 годин на тиждень, тож умова виконується.
Трудова угода
Це угода, коли працівник, який працює на підставі трудової угоди, може виконувати роботу максимум 10 годин на тиждень. При перерахунку на місяць це приблизно максимум 40 годин на місяць, а при перетворенні на рік - приблизно максимум 520 годин на рік. Необхідна письмова копія. Якби його закрили лише усно, він був би недійсним. Ще однією умовою чинності є виконання обов'язкових вимог. В основному це:
- визначення узгодженої роботи,
- погоджена винагорода за виконану роботу,
- погоджений діапазон робочого часу,
- період, на який укладено угоду.
Трудова угода може бути укладена лише на певний період, максимум на 12 місяців. Однак після закінчення цього терміну можна укласти нову угоду з тією ж фізичною особою на інший період.
Розстановка робочого часу за окремими видами контрактів
Відповідно до Трудового кодексу, крім необхідних реквізитів, роботодавець також повинен вказати інші трудові умови у трудовому договорі. Сюди входить робочий час. Йдеться не стільки про вгадування розкладу робочого часу, скільки про визначення його обсягу. Необхідно вказати, скільки в середньому має працівник або. робота за тиждень. Іншими словами, працівник повинен знати, скільки триває його робочий час.
Час роботи можна визначити наступним чином:
- чітко зазначте це у трудовому договорі - наприклад, у договорі. заявити, що робочий час працівника становить 40 годин на тиждень в середньому або через робочі зміни, наприклад робочі зміни: з понеділка по п’ятницю з 8:00 до 16:00 (з перервою у роботі 30 хвилин),
- зробити посилання на колективний договір, що регулює робочий час,
- зробити посилання на конкретний параграф та конкретне положення Трудового кодексу, що регулює робочий час.
Перерви на роботі
Роботодавець зобов'язаний надати працівникові, робоча зміна якого перевищує шість годин, перерву для відпочинку та харчування тривалістю 30 хвилин (стаття 91 КЗпП).
Роботодавець зобов'язаний надати не менш тривалу перерву неповнолітньому працівникові, робоча зміна якого перевищує чотири з половиною години. У випадку роботи, яку неможливо перервати, працівникові повинен бути забезпечений достатній час для відпочинку та їжі без перерви в роботі чи роботі.
Подовження перерв на роботі, а також умови їх надання є предметом домовленості між роботодавцем та представниками працівників. Безперервний щоденний відпочинок також виконує захисну функцію під час виконання роботи (§ 92 КЗпП).
Роботодавець зобов'язаний планувати робочий час таким чином, щоб працівник мав певний мінімальний відпочинок між закінченням однієї та початком іншої зміни. Він встановлюється на 12 годин поспіль протягом 24 годин. Мінімальний відпочинок для неповнолітнього працівника становить щонайменше 14 годин поспіль протягом 24 годин.
Що повинен регулювати роботодавець у внутрішній директиві
Внутрішні директиви та нормативні акти у галузях, визначених законодавством, часто відповідають роботодавцям. Якщо цього не зробити, це може призвести до санкцій. Внутрішні директиви повинні регулювати, зокрема, сферу захисту персональних даних (Закон No 18/2018 Coll. Про захист персональних даних), сферу безпеки та охорони праці на виробництві, але також, наприклад, гнучку роботу годин для працівників.
Крім того, директиви повинні також регулювати умови заробітної плати та надбавки, такі як надбавка за роботу в суботу, надбавка за роботу у святкові дні, надбавка за нічну роботу або надбавка як компенсація заробітної плати за важкі роботи.
Контроль записів та санкції за некоректне управління
Роботодавець несе відповідальність за облік робочого часу у разі перевірки з боку інспекції праці. Інспекція може бути оголошена заздалегідь, або може бути проведена без повідомлення. Причини контролю різні.
Зокрема, інспекція намагається з’ясувати, чи відповідає роботодавець всім нормам трудового законодавства. Це стосується, зокрема, нелегальної зайнятості та нелегальної роботи. Він також зосереджений на перевірці правильності трудових договорів, заяв до соціальної страхової компанії, дійсного проїзного документа для іноземців тощо.
Під час перевірки роботодавець зобов’язаний подати необхідні документи. Сюди входять записи робочого часу працівників. У разі виявлення інспекцією недоліків, відп. помилки у веденні цієї документації, роботодавець може накласти високе фінансове стягнення. За даними Інспекції праці, вона може становити від 300 до 100 000 євро. Якщо роботодавець відмовляється подати ці записи, може бути накладено дисциплінарний штраф до 1000 євро.