Наша послуга подання заявок широка:
Може бути доцільним зберігати неорганізовані документи в архівах: при сортуванні та упорядкуванні матеріалів, організованих у файли та генотерми, що зберігаються в офісі, необхідно забезпечити пошук.
Ми виконуємо процедуру скрапування в повному обсязі, вибираємо документи, які можна смітити, незалежно від того, чи в архіві порядок, або навіть якщо впорядковані документи потрібно сортувати та сортувати.
Неправильна організація, захаращення та зберігання записів, архівів, пошуку та навіть витрат на зберігання можна зменшити більш ефективно.
Перш ніж розпочати завдання, ми обговоримо з нашим Партнером керівні принципи врегулювання та аспекти пошуку. Якщо потрібно, якщо організація цього ще не зробила, ми також підготуємо їх Архівний план.
Під час сортування файл поділяється на три основні групи:
1. Документи, що вимагають збереження протягом визначеного періоду з адміністративної точки зору
(наприклад, документи, що стосуються виробництва, адміністрування, фінансових та бухгалтерських норм або фонду оплати праці).
2. Постійні документи, що мають вирішальне значення в історії компанії.
У випадку громадських організацій, вони будуть передані в Архів. В інших випадках ми включаємо сюди документи компанії (наприклад, заснування, документи на реорганізацію, копію заголовка підпису, креслення нерухомості), які неможливо відкинути пізніше, необхідно забезпечити їх постійне збереження.
У разі збереження документів, зазначених у перших двох пунктах, сортування може відбуватися: за організаційною одиницею, за типом документа, за ідентифікатором “від до”, у хронологічному порядку. Під час сортування ми створюємо електронний реєстр записів, змістом якого є: серійний номер ідентифікатора коробки, назва запису, ідентифікатор запису (від до) або створення запису (інтервал), період зберігання, рік скасування. Узгоджено з нашим партнером ).
3. Одноразові документи: документи з терміном зберігання, що минув згідно Архівного плану, копії, копії олівців, які направляються на знищення.
Ми готуємо протокол збору та перелік документів щодо документів, підготовлених до збору, які ми вважаємо прийнятими після спільної перевірки та підпису затвердження, а також архівного затвердження.
Після затвердження викинуті документи можуть бути знищені. DWS здійснює знищення документів, затверджених на скрап, та їх транспортування для знищення на підставі наказу Замовника з цією метою.
Під час врегулювання файлів, якщо виникає необхідність і є необхідність, ми будемо проводити постійне адміністрування у компетентних архівах.