позбавимося

Ще однією гострою темою, переможцем у списку негативів офіційної роботи, є бюрократія. Чиновників часто критикують за непотрібні паперові роботи, складні керівні принципи та тлумачення законів, яких потрібно неухильно дотримуватися. Що ж, критика часто виправдана. Однак під час нашого опитування ми виявили, що бюрократія - це не лише громадяни, вона є колючкою в очах багатьох чиновників.

Вранці секретар принесе роздрукований електронний лист до секретаря, в якому написано завдання створити комісію для обговорення суперечки в Офісі - внутрішню комісію. Клерк пише електронний лист до внутрішньої системи, створює файл і негайно телефонує трьом різним відділам, поки не дізнається, який внутрішній акт налаштовує. Пропозиція про створення повинна містити міру, пояснювальну записку, супровідний лист та звіт. Все це повинно йти в рамках інформації, яка включає інформацію, пропозицію до дії, матеріали матеріалів та укази про призначення. Ви загубилися в ньому? Це проста внутрішня справа офісу, яка, проте, вимагає надмірно складного процесу, великої кількості паперів, підписів і, наскільки це можливо, часу та терпіння. Прочитайте кілька основних порад, як боротися з непотрібною бюрократією.

Бюрократія - це не просто оформлення документів

Коли в кінці 19 століття Макс Вебер виступав за бюрократію - "уряд чиновників" - він розглядав це як єдиний можливий і найефективніший спосіб управління та організації держави. Ієрархічна модель повинна була забезпечити бездоганний контроль та керовану командою систему, в свою чергу для ефективного виконання роботи. Елітні та авторитарно налаштовані менеджери стежили за дотриманням формальної коректності та законності, і більше, ніж результат чи бачення, це залежало від законності та законності. Проблема виникла, коли бюрократична модель почала застосовуватися на практиці.

Побічні ефекти

Бюрократія стала живильним середовищем для багатьох науковців, теоретиків чи майбутніх політиків, які піддали її належній критиці. Ось кілька прикладів:

  • працівники настільки засліплені правилами, що не можуть творчо вирішувати ситуації, які не регулюються,
  • дотримання правил може призвести до стану, який називається "порочним колом бюрократії", коли організація не в змозі виправити власні помилки,
  • бюрократія не передбачає індивідуальних висловлювань людей, які є природними, але виходять за рамки правил офіційної організації, що може призвести до конфліктів,
  • формально встановлена ​​система управління призводить до підтримання необхідного мінімуму, рідко до пошуку способу поліпшення їх роботи.

Я не випадково обрав екскурс в історію. Хоча ми, як компанія, рухалися неймовірно понад 100 років, кількох відвідувань офісу достатньо, щоб помітити, що багато елементів бюрократії в державному управлінні зберігаються донині. У державному управлінні ми спимо величезну кількість розумних і талановитих людей, але їх потенціал в даний час буквально замкнутий.

Вихід або 10 кроків, щоб розпочати скорочення тяганини

Нижче я буду сперечатися про те, чи можна з цим щось зробити, відносно легко і особливо знизу. Я не буду писати про великі та дорогі проекти, інформаційні системи, і поки що не буду обговорювати конкретні пропозиції щодо змін у законах. Я напишу про те, як ми можемо зробити свій внесок у вирішення проблеми самі, як ми думаємо та діємо.

  1. Розуміння виміру бюрократії

Немає сумнівів, що бюрократія присутня, ми відчуваємо її негативні наслідки.

Перший крок - це визнати і зрозуміти всебічно. Бюрократія в нас, це спосіб мислення, стиль роботи та цілі, які ми намагаємось досягти. Це не просто купа паперів. Тільки таким чином нам вдасться поступово відійти від загальноприйнятих та нефункціональних способів роботи у напрямку більш гуманного, сучасного та відкритого управління країною.

  1. Вкажіть на непотрібні процедурні кроки

Ви можете знати такі ситуації, як . введення однієї і тієї ж інформації в різні системи, що не передають інформацію, безглузде копіювання, написання пошти, порядок денний файлів та пересилання з канцелярії через канцеляристів, менеджерів, секретарів директорам департаментів. Іноді це «нудне» пояснення складного законодавства для «дезорієнтованих» громадян, якого можна уникнути заздалегідь.

Буває, що не всі кроки чи результати мають додаткову цінність стосовно наших цілей. Багато разів мимоволі ми опиняємося в рутині, і навіть не помічаємо, скільки можна зробити більш ефективно та змістовно. Найпоширеніші такі недоліки можуть виявити службовці, які виконують певний порядок денний. Вони точно знають, де процеси мають слабкі сторони.

Існує низка практик державного управління, які не змінювались протягом багатьох років. Очікування громадян завдяки динамічному та конкурентному середовищу так.

  1. Попросіть свого керівника взяти на себе відповідальність

Подвійна перевірка складного рішення, безумовно, має сенс, але скільки разів ми чекали днів, іноді тижнів, щоб схвалити тривіальну справу? Скільки разів це був лише офіційний підпис? Збільшується час обладнання, збільшуються витрати, зменшується задоволеність клієнта.

Якщо законодавча база дозволяє це, запропонуйте своєму керівнику нести відповідальність, особливо якщо у вас вже є досвід, який дає вам право це робити. Ви допоможете не тільки собі, а й йому, а найбільше громадянину, який чекає, що невідкладну справу обладнають лише настільки, наскільки це дійсно потрібно.

  1. Давайте запитаємо та поділимося інформацією

Вам потрібно підготувати аналіз, основу або проект рішення. Іноді ми не можемо отримати поради чи отримати дані. Кожне завдання, як це передбачено в бюрократії, має виконувати один працівник. Сьогодні ми вже знаємо, що складні рішення вимагають різних точок зору. Однак досвід, який ми все ще маємо з собою, - це безособові офіційні листи. Ми хочемо, щоб все було охоплено. Ми часто навіть не довіряємо одне одному.

Операції реєстру в системі вимагають більше, ніж її написання. Звичайно, іноді потрібен офіційний лист. Давайте обмежимо їх там, де це можливо. Давайте вийдемо з нашої зони комфорту, запитаємо колегу, зателефонуємо в інший відділ, з’ясуємо, чи хтось уже вирішував подібну справу, чи у них немає даних. Створимо робочу групу. Інструментів багато. Нам нічого втрачати. Пройшли ті часи, коли це було "в", щоб охороняти ваш порядок денний. Люди, які діляться інформацією, є успішними людьми, діліться нею теж, ви можете її отримати лише - хороша порада, кращі дані, менше перегляду, час і, можливо, новий друг.

  1. Немає більш складних форм

Незалежно від того, чи ми обмінюємо їх як офіси, чи просимо у громадян, їх все одно багато. Бланки часто заплутані, важко заповнюються, неймовірно довгі і іноді взагалі не мають сенсу. Ми всі розчаровані цим. Ми живемо в нову еру, дані стали товаром, але будьте обережні, їх збір повинен здійснюватися розумно і чуйно.

Якщо ви впливаєте на їх створення, пам’ятайте, що прийнятна форма має ці чотири особливості: її легко зрозуміти, стислий, значущий і заздалегідь визначений. Інтернет-форми мають кілька переваг. Окрім того, що ви завжди їх читаєте у громадян, вам не потрібно переписувати їх на комп’ютер, їх не можна надсилати з порожніми рядками, тому вам не потрібно так багато просити. І ще одна річ. Ви впевнені, що хтось більше не має даних, зібраних у формі, яку ви використовуєте? Тому що найкраща форма - це не форма.

  1. Не будемо боятися невдач

Дотримання законних норм, посібників та методологій є на порядку денному майже кожного з нас. Коли правила встановлюються по-справжньому нелогічно, ми часто витрачаємо більше енергії на їх дотримання, замість того щоб спробувати нову процедуру.

Я визнаю, що не всі амбітні проекти повинні виходити добре. Але це нормально. Чи знаєте ви, чому деякі західні країни знаходяться набагато далі? Тому що він не боїться експериментувати. Якщо вони не вдаються, вони визнають помилку, вибачаються, продовжують знаходити рішення, і громадянин довіряє їм. Наприклад, у Фінляндії, Данії чи Люксембурзі

  1. Зверніть увагу на настройки мотивації

Бюрократія характеризується управлінням, здавалося б, однорідною масою чиновників, які зобов'язані підкорятися, дотримуватися правил і планувати.

Не те щоб це не мало значення, це швидше перехід від "контролера" до лідера. Шановні керівники, подивіться на працівників як на окремих людей, створіть їм простір для розвитку та висловлення своїх думок. Поважний і цінуваний працівник найбільше спонукає добре виконувати свою роботу.

  1. У нас є інструменти, ми ними будемо користуватися. Почнемо легко

Погодьмось, скільки разів ми скаржились колегам. Ви повинні поїхати в протилежний бік міста, щоб підписати, дозволити чи виставити рахунок для відрядження. Ми часто живемо в старих будівлях, нам нема на що заблокувати велосипеди, обіди на наших робочих місцях нагадують заводську кухню 80-х, ми боїмося сідати в ліфт. Це просто дрібниця, але ...

У деяких країнах це не просто бачення, і хоча це заклик спрямований на вищі чини, давайте також покажемо, що ми заслуговуємо гідного простору для своєї роботи. У динамічному та сучасному середовищі XXI століття працювати приємніше і особливо більш творчо. На початку досить вирішити дрібниці і навчитися поступово користуватися інструментами, пропонованими законом, напр. клопотання. Вас може надихнути одна невеличка подія, присвячена боротьбі за краще харчування тут . Завжди потрібно десь починати, і, можливо, колись бачення урядового міста, яке приносить не лише економію, а й кращу співпрацю міністерств, перестане бути просто баченням.

Це було початком 8 пропозицій щодо роздумів. Ми, мабуть, не всіх їх спіймали. Давайте обговоримо, не будемо боятися говорити про пропозиції щодо вдосконалення. Не забувайте бути добрим клерком діє ініціативно - вона відкрита для нових ідей та підтримує тих, хто хоче зробити щось краще. Тому давайте будемо триматися разом, щоб вирішити проблеми, не будемо боятися просити про допомогу. Давайте робитимемо свою роботу «розумно», а не «важко». Якщо вам вдасться вирішити проблему, колеги-чиновники та громадяни подякують вам.

Нарешті, шановні чиновники чи не посадовці, я маю для вас посилання на цікаві статті та інструменти для підвищення ефективності вашої роботи. Ми детальніше розглянемо їх у розділі Розробка нашого веб-сайту .

Я рекомендую теоретикам починати з роботи Мертона 1940 року; Крозіера 1964; Сельзніка 1957; Гулднер 1955 або Саймон 1976. Більше технічних типів може зацікавити метод Авангарда - він стосується переходу від організації, керованої контролем та командами, до системного підходу. Аналогічно, відображення потоку вартості фокусується на визначенні етапів процесу з доданою вартістю та без неї. Kaizen шукає швидку оптимізацію процесів, поряд з Six Sigma, яка спрямована на поліпшення якості процесу, усунення недоліків та небажаних змінних.

Вероніка Ферчикова, Хороший клерк