Глава I - Про економічне управління

Розділ 1. - Затвердження асигнувань на витрати

Розділ 2. - Представництво Asetrad

Схвалення за згодою Ради директорів Asetrad або, де це доречно, Асамблеї, буде необхідним перед прийняттям або пропозицією участі будь-якої особи у будь-якому акті або будь-якому органі від імені Asetrad. Щоб подати запит на це схвалення, ви можете написати на цю адресу електронної пошти захищено від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб переглянути його. або до Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб переглянути його., викриваючи деталі пропозиції. Рада директорів може затвердити цю участь шляхом опитування.

буде нести відповідальність

2.1.-Витрати на представництво

Асоціація буде нести відповідальність за фактично понесені витрати, коли діятиме від її імені. Ці витрати включають проїзд, проживання, проживання та невелику допомогу для покриття невеликих витрат, які важко виправдати.

Загалом, витрати відшкодовуються апостеріорно, після пред'явлення рахунку-фактури та підтвердження належним чином встановлених витрат із чітким зазначенням податків, що підлягають оподаткуванню. Казначей буде нести відповідальність за розгляд усіх супровідних документів перед їх оплатою та підзвітний Раді директорів.

У разі витрат суми, яка вимагає попередньої оплати, належне обґрунтоване обґрунтування буде представлено Раді, яка повинна включати точний та документально підтверджений розрахунок таких витрат. Якщо бюджет, розрахований на поїздку, перевищує 500 євро, а витрати вже затверджені Правлінням, представник Asetrad може отримати аванс до 75% зазначеного бюджету на придбання квитків. Особа, що представляє Asetrad, у будь-якому випадку зобов'язана пред'явити рахунок-фактуру або копію квитків; Якщо ви не надасте жодних доказів, ви повинні повернути авансові гроші.

Невиконання будь-якого з цих тимчасових правил звільняє Асоціацію від сплати відповідних витрат.

2.2.-Переміщення

Подорожі будуть частиною розпорядків на діяльність та комісійні збори за тією ж процедурою, що і інші види витрат.

Ми завжди намагатимемося знайти найдешевший варіант, який доступний залежно від часу подорожі та часу учасника.

Квитки завжди матимуть ціну, еквівалентну економ-класу, або дешевшу (квитки можна придбати у вищих класах за умови, що з урахуванням знижки вони мають еквівалентну ціну або дешевше опції в туристичному класі).

За винятком виключення, зазначеного в попередньому розділі щодо високих витрат на відрядження (понад 500 євро), представник повинен придбати квитки, і Asetrad (Казначейство) заплатить їх ціну до або після поїздки та після пред'явлення рахунку-фактури або копія квитків.

Для поїздок на автомобілі буде розрахована відстань від будинку учасника до пункту призначення. Кілометр оплачується в розмірі 0,19 євро.

У випадку, якщо учасник виїжджає або повертається до місця, відмінного від домашньої адреси, Asetrad розрахує ціну поїздки на автомобілі від їхнього дому до місця події чи місця проведення зборів і виплатить їм, щонайбільше, цю суму. Якщо ви хочете вчинити іншим шляхом, це повинно бути обґрунтоване та попередньо затверджене Радою директорів.

2.3.-Проживання

Asetrad оплатить витрати на проживання людей, які подорожують, щоб діяти від імені асоціації. Мінімальні ночі, необхідні для того, щоб приїхати та повернутися вчасно, будуть оплачені.

Особа, що представляє Asetrad, буде відповідальною за організацію вашого проживання; Ви можете вибрати тип готелю або інші типи розміщення, за умови, що вони мають однакову ціну та мають юридичну накладну.

Якщо розміщення здійснюється в готелі, шукатимуть 3 або 4-зіркові готелі (або подібну категорію), з належними умовами та без зайвої розкоші, в одномісному номері з можливістю ночівлі та сніданку. Якщо учасник віддає перевагу двомісному номеру, він сплачує різницю в ціні.

В інших типах розміщення ви можете вибрати будь-який спосіб, якщо він відповідає ціні та умовам, еквівалентним зазначеним для готелю.

Буде шукатись житло, розташоване на розумній відстані від місця, де відбувається відповідна зустріч чи захід.

Будуть докладені зусилля для вибору помешкань з нижчою ціною, які відповідають вищезазначеним вимогам та відповідним критеріям якості. Ви не можете вибрати житло з ціною, вищою за середню вартість місця, якщо це належним чином не обґрунтовано та не затверджено заздалегідь.

Якщо учасник вирішить залишитися довше, ніж передбачений час для дорученого завдання, він може керувати продовженням терміну перебування з тим самим застереженням. Однак ви повинні взяти на себе відповідні витрати та запросити окремий рахунок-фактуру на своє ім’я на додаткові ночі.

2.4.-Технічне обслуговування

Витрати на проживання оплачуватимуться членам Ради директорів та партнерам, які виступають як представники Asetrad, доки особа буде переміщена з місця походження протягом мінімального часу, необхідного для участі у заході. Як правило, на витрати на харчування або вечерю передбачено максимум 20 євро та максимум 5 євро на витрати на сніданок, якщо це не включено у вартість проживання. Ця сума буде переглядатися кожні п’ять років на основі ІСЦ та показників інфляції. У будь-якому випадку партнери намагатимуться пристосуватись до середніх цін місця, де вони перебувають. У разі більших витрат вони повинні бути належним чином обґрунтовані та попередньо затверджені Радою директорів.

Ці максимуми можна застосувати як до витрат у ресторанах, так і до покупок у закладі харчування.

Партнер повинен оплатити витрати на утримання та згодом представити відповідні рахунки-фактури або підтверджуючі документи в казну для оплати.

У випадку, коли представника Asetrad просять взяти участь в офіційному обіді або вечері як такої (наприклад, вечеря для святкування конгресу), максимум 20 євро не застосовуються.

Витрати на проживання за кордоном

Рівень життя в кожній країні різний, тому необхідно адаптувати суми, призначені для максимальних витрат на утримання, відповідно до пункту призначення, до якого особа, що представляє Асетрад, повинна подорожувати. Для визначення суми, встановленої в кожному конкретному випадку, в якості посилання буде використана таблиця, включена в Додаток III Королівського указу 462/2002 від 24 травня про компенсацію за службові причини (BOE-A-2002-10337). Зокрема, з цієї таблиці буде використовуватися стовпець "За технічним обслуговуванням" та значення, присвоєне Групі 3 у кожній країні.

У таблиці в Додатку II до цього документа вказуються надбавки на утримання на національній території. Оскільки ця надбавка перевищує максимальні витрати, визначені в Asetrad для тієї самої концепції, відповідні значення в Додатку III не будуть використовуватися як такі, а як посилання для підтримки того самого співвідношення. Таким чином, враховуючи, що в цьому документі надбавка, призначена Іспанії на утримання групи 3, становить 28,21 євро, а надбавка, призначена Німеччині, становить 56,50 євро (подвійна), сума, яка буде виділена в Асетрад як Максимальна вартість утримання у разі поїздка до Німеччини складе 40 євро, оскільки використовується співвідношення 2: 1, а не точне значення. Отриману суму буде округлено до числа без десяткових знаків.

Для полегшення розрахунку витрат на проживання на веб-сайті Asetrad є таблиця, яка відображає максимальну суму, призначену для цієї концепції кожній країні.

2.5.-Витрати, які важко виправдати

Найменша сума для покриття невеликих витрат, які важко виправдати, становить 5 євро на день.

2.6.-Реєстрація

У випадку, якщо робота партнера в якості представника Asetrad передбачає оплату реєстрації на подію, Asetrad подбає про управління та оплату зазначеної реєстрації.

Аналогічним чином, Asetrad бере на себе вартість будь-якої діяльності, паралельної події, до якої представник Асоціації вважається необхідним бути присутнім.

Ці витрати завжди повинні бути належним чином обґрунтовані та попередньо затверджені Радою директорів.

Якщо член, який відвідує захід як представник Asetrad, бажає зареєструватись особисто в цій або якійсь паралельній платіжній діяльності, яку Asetrad не вважає необхідною для своєї роботи в якості представника, Асоціація не буде нести відповідальність за управління або припустимо оплату зазначених написів.

2.7.-Витрати доповідачів на заходи, організовані Asetrad

У виняткових випадках вартість їжі для спікерів, які беруть участь у заходах, організованих Asetrad, буде оплачуватися до тих пір, поки згадана трапеза відбуватиметься протягом цілого дня і якщо це їжа, в якій беруть участь інші учасники. Так, наприклад, їжа доповідачів буде оплачуватися під час занять протягом усього дня, але обід або вечеря не буде оплачуватися у випадку навчальних заходів, які займають півдня.

Також спікерам буде дозволено безкоштовно відвідувати інші презентації того самого навчального заходу.