Класифікаційна схема є основним інструментом в архівах, оскільки він служить основою для виконання решти архівних завдань: опису, оцінки, відновлення, розповсюдження тощо.

таке

Ми можемо визначити це як a класифікаційний індекс на основі документальних серій нашої компанії чи організації.

Класифікаційна таблиця ієрархічно та логічно відображає функції та діяльність нашої компанії. Він містить усі документальні серії, створені та керовані нашою організацією, незалежно від їх підтримки (фотографічна, паперова, електронна тощо) та їх хронології.

Що є документальний цикл? Можна сказати, що документальний серіал є результатом здійснення однієї і тієї ж діяльності протягом певного періоду часу, тобто це документи з однаковим форматом, що генеруються хронологічно.

Наприклад, документи, що виникли під час найму працівників, утворюють серію “кадрові справи”. Іншими прикладами документальних серій є: рахунки-фактури клієнтів, рахунки-фактури постачальникам, протоколи ради, річні рахунки, книги бухгалтерського обліку, проекти, фонд оплати праці тощо. Деякі документальні серії створюються у всіх компаніях, а інші - ні, оскільки вони залежать від проведеної діяльності.

Класифікаційна діаграма полегшує пошук, як є єдиною класифікацією, яка включає всі документи компанії, що дозволяє уникнути дублювання та відключення під час консультацій з досвідом компанії та під час пошуку інформації. Так само дозволяє знати контекст, в якому створюється серія, та її взаємозв’язок з іншими серіалами.

У класифікаційній таблиці усі документальні серії кодуються та ієрархічно упорядковуються за категоріями, починаючи від загальних і закінчуючи конкретними. Це кодування може бути алфавітним, числовим або буквено-цифровим і повинно бути ексклюзивним для кожного рівня нашої таблиці.

Крім того, цей код сам повинен містити інформацію про категорію та серію. Таким чином, полегшується контроль і відновлення документів, використовуючи єдиний і однозначний критерій.

ТИПОЛОГІЯ КЛАСИФІКАЦІЙНИХ ТАБЛИЦ

Існує кілька типів класифікаційних таблиць:

  • Органічні: відображають організаційна структура організації, відтворення своїх служб, розділів, адміністративних підрозділів, департаментів чи офісів.
  • Функціональні: вони засновані на аналізі функції або діяльність компанії, Вони не повинні збігатися з його органічною структурою, оскільки відділ може здійснювати більше однієї діяльності. Зазвичай це найефективніший тип, оскільки він є більш гнучким і стабільним, ніж органічний, оскільки краще підтримує зміни, які можуть відбутися в траєкторії та внутрішній організації компанії чи установи.
  • Органічно-функціональні: вони є найбільш поширеними, і, як вказує їх назва, вони є суміші між органічною та функціональною системами. У цьому типі картин найбільш загальними категоріями є органи, що виробляють, або сюжети, і документальні серії висять на них.
  • За предметами: відображає змісту або теми документів.

Вибираючи ту чи іншу систему, ми повинні вибрати ту, яка найбільше відповідає нашій компанії. Для цього необхідно враховувати такі елементи, як стабільність, об’єктивність та характер документів та адміністративні процеси.

Більша чи менша ієрархія, тобто існування більш-менш рівнів і підрівнів, буде залежати від наших потреб.

Класифікаційна таблиця повинна бути гнучким документальним інструментом, відкритим для змін.

Ось деякі приклади класифікаційних таблиць, з якими можна ознайомитись в Інтернеті:

ХАРАКТЕРИСТИКИ КЛАСИФІКАЦІЙНИХ ТАБЛИЦ

Щоб бути ефективною, класифікаційна схема повинна відповідати наступним характеристики:

  • Він повинен зібрати всі документальні серії, створені компанією, незалежно від їх хронології та підтримки.
  • Класифікація повинна бути простою, щоб використовувати її весь персонал компанії.
  • Він повинен бути ефективним таким чином, щоб гарантувати та полегшити пошук інформації.
  • Він повинен бути гнучким. Це означає, що він повинен дозволити включення нових документальних серіалів та адаптуватися до можливих змін у внутрішній організації та діяльності компанії, не потребуючи модифікації всієї таблиці.
  • Мало підрозділів, оскільки перевищення рейтингу збільшує плутанину, неправильну класифікацію та розчарування користувачів.
  • Намагайтеся не включати розділ "Різне", оскільки це ускладнює відновлення пізніше.
  • Створіть систему кодування, яка визначає різні класи чи категорії та документальну серію. Такого кодування повинно бути достатньо для надання інформації про документи. Цей код може бути числовим, алфавітним або змішаним.

заголовок кожного розділу або підрозділу потрібно:

  • Будьте представником системи класифікації, яка застосовується до документів.
  • Дзеркально відображайте вміст документів, які ви групуєте.
  • Складайте зі слів, що мають інформативний характер.
  • Будьте короткими.
  • Будьте ексклюзивними, щоб однаковий заголовок не використовувався у двох різних розділах чи підрозділах.

ЯК СТВОРИТИ КЛАСИФІКАЦІЙНУ КАРТУ?

Ми повинні пам’ятати, що це завдання забирає у нас багато годин роботи, але не слід знеохочуватися, бо результат того вартий. Ця робота допоможе нам визначити документальну серію нашої компанії, і ми можемо використовувати її як основу для досягнення належної організації та обслуговування нашої документації.

Як ми вже коментували, Розробка класифікаційної схеми вимагає дуже доброго розуміння організації, діяльності та функцій компанії чи установи. Для цього ми будемо використовувати організаційну схему компанії, її робочі процедури, прямі співбесіди з усіма членами організації, бібліографію, законодавство тощо.

Крок, який слід виконати:

  1. Визначте відділи чи відділення, що входять до нашої організації. Для цього ми можемо проконсультуватися з організаційною схемою компанії, де відображена її ієрархічна структура та взаємозв’язки всередині неї.
  2. Знати функції та діяльність кожного з відділів. Аналіз функцій дозволить знати різні види діяльності, розроблені з плином часу, які знайшли своє відображення в письмовій формі, породжуючи документальний цикл. Для встановлення функцій ми вивчимо документи та організацію компанії. Міжнародний стандарт ISDF є хорошим інструментом для опису цих функцій.
  3. Визначте серію документальних фільмів, яку кожен відділ створює та/або керуйте, та опишіть їх, щоб детально знати, хто ними керує, якщо це файли, який тип документів вони складені та будь-які інші цікаві дані, які допомагають нам знати та визначати їх.
  4. Виберіть тип класифікаційної схеми, який ми збираємось розробити: органічний, функціональний або змішаний.
  5. Виберіть тип кодування: числове, буквене або змішане.
  6. Приступайте до справи та створюйте таблицю лідерів.

Дещо рекомендації важливо:

  • Назви нашої таблиці повинні бути репрезентативними і самостійно надавати інформацію про документацію, на яку вони посилаються.
  • Краще не повторювати заголовки, навіть якщо вони перебувають у різних категоріях, щоб уникнути плутанини при класифікації та отриманні документів.
  • Не бажано включати розділи "Різне", оскільки вони в кінцевому підсумку використовуються як мішки, куди йдуть всі документи, що невідомо, в якому епіграфі класифікувати, факт, який значно заважає їх подальшому відновленню.

Як бачите, потрібно лише бути вичерпним і терпіти, збираючи інформацію про документацію, породжену діяльністю нашої компанії. Для цього дуже важливо мати співпрацю всіх робітників.

Я зробив інфографіки що узагальнює все викрите в цій публікації. Ви можете ознайомитися з ним за таким посиланням Інфографіка: Що таке таблиця класифікації та як це зробити?

Сподіваюсь, ця публікація була для вас цікавою та корисною. Чи є у вашої компанії вже класифікаційна схема?