Інформація відіграє дуже важливу роль у конкурентоспроможності компаній та у сфері інновацій. Тому життєво важливо мати надійну та оновлену інформацію в потрібний час. Це допоможе компаніям приймати більш ефективні та вигідні рішення.
У діловому середовищі багато інформації обробляється з різних сфер, які ми можемо класифікувати на:
- Екологічний або зовнішній, яка є інформацією, яка надходить на підприємство із середовища. Ця група включає інформацію про культуру, науку, техніку, економіку, право, політику, соціальну, демографічну та природну сировину. Надає інформацію про економічний чи соціальний сценарій, допомагаючи визначити ризики та можливості для компанії.
- Внутрішній: це те, що генерується та поширюється в самій компанії завдяки її працівникам. Це дозволяє визначити сильні та слабкі сторони організації. Дуже важливо використовувати інструменти, що дозволяють збирати всю цю інформацію, щоб усі члени організації могли ділитися нею та отримувати до неї доступ. Хороший спосіб управління нею - через інтранет компанії, що полегшує її плинність та уникає дублювання.
- Корпоративні Саме вона залишає компанію за кордоном і, отже, пов’язана з іміджем, який вона пропонує постачальникам, клієнтам та навколишньому середовищу в цілому. Це також дозволяє надавати корисну інформацію громаді, до якої належить організація. Цей тип інформації є дуже важливим, оскільки від цього буде залежати думка оточення про компанію.
Маючи стільки інформації, дуже важливо мати хороший документообіг та добре організований файл.
Завдяки цьому компанія може швидко отримати доступ до надійної, законної та оновленої інформації. Що дозволить вам приймати правильні рішення, які гарантують прибутковість компанії. Також корисно буде зіткнутися з можливими юридичними суперечками, які можуть виникнути з клієнтами та постачальниками.
ЩО ДОПОМОГАЄ ДОБРО ОРГАНІЗОВАНА ФАЙЛА?
Належне управління документами та впорядкований файл забезпечують компанії чимало конкурентних переваг, таких як:
- Нехай документи постійно генеруються та управляються компанією.
- Швидкий доступ до документів та інформації, яку вони містять.
- Знизити рівень невизначеності при прийнятті рішень у щоденному управлінні компанією.
- Економте чіткі та однозначні витрати, отримані від часу та персоналу, який використовується при пошуку невстановленої документації.
- Знизити витрати на ведення та управління документацією.
- Оптимізуйте простір у приміщеннях.
- Майте чіткі вказівки щодо документів або записів, які необхідно вести та тих, які можна знищити, оскільки вони непотрібні.
- Контролюйте доступ до документації, забезпечуючи конфіденційність конфіденційних даних.
- Однозначно ідентифікуйте застарілі копії та документи, забезпечуючи належну охорону оригінальних документів.
АРХІВИСТИЧНІ ІНСТРУМЕНТИ
Одними з найважливіших інструментів, які допомагають ефективно керувати файлами, є:
- Класифікаційна схема: пристосовується до організації, яку ви представляєте. Це допомагає виявити всі документальні серії та уніфікувати критерії класифікації. Він не повинен бути складним або мати занадто багато рівнів.
- Життєвий цикл документа: це документ, що включає всю документальну серію, якою керує компанія, а також її документальну траєкторію (опис, хто її генерує, передачі, видалення тощо).
- Письмові та оновлені процедури класифікації та впорядкування, експурпації, передачі тощо.
- Інвентар із серіями та файлами, що складають наш файл, із зазначенням їх розташування.