Акт № 283/2002 зб. про допомогу на проїзд із змінами та доповненнями (далі - "Закон про допомогу на проїзд") регулює умови забезпечення відшкодування витрат та інших пільг за чітко визначеними нормативно-правовими актами та чітко визначеною групою осіб, видами допомоги на проїзд, визначенням сума, що вимагається в іноземній валюті, аванси на виплати на проїзд та їх обчислення в іноземній валюті, а також інші питання, що стосуються допомоги на проїзд. Відповідно до § 4 абз. 1 Закону про допомогу на проїзд, такі надбавки належать працівникові, який направляється у відрядження:
(а) відшкодування доведених витрат на відрядження,
(b) відшкодування доведених витрат на проживання,
в) харчування,
(d) відшкодування доведених необхідних допоміжних витрат,
д) відшкодування підтверджених витрат на відрядження за поїздки до сім'ї до місця перебування або між роботодавцем та працівником заздалегідь узгодженого місця перебування сім'ї у Словацькій Республіці, якщо відрядження триває більше семи поспіль календарних днів, щотижня, якщо ця компенсація протягом більш тривалого періоду не узгоджена ні колективним договором, ні трудовим договором, ні іншою письмовою угодою з працівником, але не довше ніж за один місяць.
Залежно від економічного характеру, витрати на проїзд нараховуються на рахунок 512 - Витрати на відрядження. Захід Міністерства фінансів Словацької Республіки № 23054/2002-92, де викладено деталі процедур бухгалтерського обліку та загальний план рахунків для бухгалтерії підприємців у системі подвійного обліку, із змінами та доповненнями (далі - "процедури бухгалтерського обліку в ПО"), регулює бухгалтерський облік витрат на відрядження у зв'язку з дебіторською та кредиторською заборгованістю перед працівниками.
Відповідно до § 51 абз. 2 і пар. 3 процедури бухгалтерського обліку в замовленні на замовлення:
• Рахунок 333 - Інша заборгованість перед працівниками враховує різні заборгованості перед працівниками, такі як право працівників на відшкодування витрат на відрядження,
• на рахунку 335 - Дебіторська заборгованість у працівників враховує різну дебіторську заборгованість у працівників, наприклад, аванси, передбачені на відрядження, аванси на врегулювання, застосування компенсації працівникам.
З точки зору нарахування плати за відрядження та допомогу на проїзд, вирішальне значення має наступне:
1. визначення дати бухгалтерської події,
2. перетворення проїзних та авансових платежів на проїзні в іноземній валюті та євро.
Відповідно до § 4 абз. 7 Закону про бухгалтерський облік суб’єкт бухгалтерського обліку зобов’язаний вести бухгалтерський облік та складати фінансову звітність у грошових одиницях валюти євро.
Стаття 24 Закону про бухгалтерський облік передбачає конвертацію активів та пасивів, деномінованих в іноземній валюті, в євро за референтним обмінним курсом, визначеним та оголошеним Європейським центральним банком або Національним банком Словаччини (далі - "контрольний курс")
а) у день, що передує дню бухгалтерської події, або в інший день, якщо це передбачено спеціальним положенням (спеціальна розшифровка - це, наприклад, Закон № 483/2001 Coll. on Banks, із змінами та доповненнями),
(b) на дату підготовки фінансової звітності,
в) у день, який є вирішальним днем, коли активи та пасиви переходять від іноземної юридичної особи, що зливається.
Відповідно до § 24 абз. 6 Закону про бухгалтерський облік для зменшення тієї самої іноземної валюти готівкою або з валютного рахунку для конвертації іноземної валюти в євро можуть бути використані:
• ціна, визначена середньозваженою арифметичною (метод VAP) або
• ціна, визначена таким чином, що перша ціна для оцінки приросту іноземної валюти в євро використовується як перша ціна для оцінки зменшення іноземної валюти в євро (метод FIFO).
Якщо це зменшення іноземної валюти пов’язане із врегулюванням зобов’язання, для конвертації розрахунку зобов’язання з іноземної валюти в євро застосовується вартість конвертації за методом VAP або за методом FIFO. Обмінний курс на момент отримання або надання авансу використовується для оцінки дебіторської та кредиторської заборгованості в іноземній валюті, пов’язаної з обліком наданого або отриманого авансу в іноземній валюті.
Для закордонних відряджень законом про виплати на проїзд передбачено надання деяких надбавок на проїзд (наприклад, харчування, кишеню) в євро або в іноземній валюті. Дозволи на проїзд в іноземній валюті (не аванси) будуть перераховані в євро для цілей бухгалтерського обліку відповідно до вищезазначених положень Закону про бухгалтерський облік.
Питання № 2 - Використання обмінного курсу для нарахування грошових витрат на проїзд
Відповідь
Працівник, який направляється у відрядження, має право на компенсацію, зазначену в § 4 абз. 1 лист а) до листа д) Закону про компенсацію проїзду.
§ 36 абз. 6 Закону про допомогу на проїзд встановлює ставку, яка застосовуватиметься у разі домовленості між роботодавцем та працівником про оплату харчування в іншій валюті, ніж передбачена в Законі про допомогу на проїзд; зазначений обмінний курс застосовується при обчисленні повернень коштів при конвертації суми їжі, наданої в євро, в іноземну валюту і навпаки, а також при конвертації суми їжі, наданої в іноземній валюті, в іншу іноземну валюту. Для цього, у значенні зазначеного положення, визначається обмінний курс, який є довідковим обмінним курсом, визначеним та оголошеним ЄЦБ або НБС, який діє на перше число місяця, в якому відбулася закордонна відрядження або розпочався інший захід на основі їжі. Розмір надбавки за їжу визначається шляхом перерахунку величини надбавки за їжу в євро в погоджену іноземну валюту, або навпаки, або шляхом перерахунку вартості надбавки за їжу в іноземній валюті в іншу іноземну валюту. Відповідальність за право на посадку виникає в узгодженій валюті та обліковується в узгодженій валюті.
Висновок:
1. спочатку перерахувати рахунок відповідно до Закону про компенсацію проїзду
2. лише якщо зобов'язання в іноземній валюті виникає на підставі розрахунку, то в бухгалтерському обліку ви будете використовувати облік курсу валют на день до розрахунку, день бухгалтерської події.