використовуйте

Планування часу є дуже важливим у сьогоднішній напружений час (Джерело: GettyImages)

Як у вас справи з плануванням обов’язків? Чи можете ви позбутися багатьох завдань і керувати своїм часом відповідно до себе? Навіть незважаючи на те, що у вас є графік, заповнений до кінця, за допомогою методу Getting Things Done ви маєте можливість упорядкувати свій час і вкрасти принаймні годину на день для себе.

Метод і книга з однойменною назвою «Як все зробити» відомого американського консультанта з продуктивності Девіда Аллена спричинили невелику революцію в управлінні часом. Книга проведе вас через 5 важливих кроків, які допоможуть вам легко відрізнити, на що звернути негайну увагу. Ви також дізнаєтесь, як розставити пріоритети на завданнях та як придбати систему в роботі та особистому житті, не перевантажуючись при цьому обов'язками.

1. Запишіть важливі ідеї

Одне з найвідоміших гасел Девіда Аллена говорить: "Ваш розум покликаний створювати думки та ідеї, а не утримувати їх". Головне - записати більшість важливих думок протягом дня.

Це може бути послідовність обов'язків, обладнання електронної пошти, телефонні дзвінки, завдання, список покупок. Виберіть правильний засіб. Надійною ставкою є звичайний паперовий блокнот з ручкою, ви також можете використовувати щоденник на телефоні чи ноутбуці. Виберіть спосіб, який ви можете мати під рукою для перегляду в будь-який час.

На цьому кроці не встановлюйте термін виконання завдання чи ідеї. ЯВажливо, щоб вам не довелося думати про це протягом дня і тримати це пріоритетом у своїй голові. У своїх спостереженнях Девід Аллен з’ясував, що чим довше у вас в голові зберігається ідея, тим більше вона перериває вашу концентрацію та витрачає більше часу.

2. Я можу це зробити зараз?

Ви прийшли на роботу, кілька файлів на столі, непрочитані електронні листи у вашій поштовій скриньці, і, крім власних обов’язків, є також запитання колег. Виберіть свій блокнот і зробіть предмети, які спочатку займуть не більше 2 хвилин. Якщо вони тривають довше, відкладіть їх на потім.

Перевірте наявність предметів, які мають конкретні терміни. Найбільше проблем із плануванням часу викликають предмети, виконання яких також залежить від інших співробітників. Ви можете бути впорядкованими вчасно, але якщо у вас поруч ленивець, вам не залишається нічого іншого, як пояснити свою процедуру. Однак ви часто можете зіткнутися з цим викликом у своєму особистому житті, особливо якщо ваш партнер/дитина встигає на все.

3. Проект починається з двох завдань

Хоча ми звикли бачити довгострокові зусилля в рамках проекту, ми, як правило, працюємо над різними проектами щодня. На думку Аллена, проект - це все, що вимагає виконання принаймні двох підзавдань. Дайте кожному проекту назву, наприклад: Розпис вітальні.

Потрібно придбати фарбу, взяти папір і фольгу для покриття меблів та підлоги. Почистіть вітальню. Вийміть драбину з льоху. Почніть малювати. Кожне завдання проекту вимагає вашого часу та планування. Якщо розбити кожен проект на невеликий, ви можете раптом побачити взаємозв'язки, і є місце для виконання одразу декількох завдань з двох різних проектів.

Що це означає на практиці? По дорозі до льоху ви також принесете з собою літні меблі, розкладені на балконі. Купуючи фарбу, ви також купуєте матеріал для творчих майстер-класів для школи тощо. Щоб побачити в щоденнику, які дії належать до контексту, використовуйте, наприклад, кольорову роздільну здатність, наклейки або символи.

4. Регулярно перевіряйте записи

Спочатку GTD виглядає як великий папір, і ви можете відчути, що саме написання та планування займає багато часу. Крім того, для того, щоб ця система працювала, їй потрібно регулярне тестування (щодня та щотижня). Пріоритети можуть швидко змінюватися, і початковий план не можна розглядати як фіксовану систему.

5. Будь активним виконавцем

Якщо ви правильно зробили попередні кроки, тепер слід витрачати менше часу на обдумування завдань, які вам потрібно виконати. Чим більше часу це отримує, тим істотніше - їх виконання та вилучення зі списку. Тримайте свій розум якомога порожнім, щоб ідеї могли надходити до вас. Вже через кілька тижнів ви помітите покращення у власній організації.

Це також заповнює у Facebook: Будьте в кадрі і не пропустіть жодної цікавої статті