Багато компаній отримують дохід шляхом виконання завдань або проектів. Для цих компаній подання комерційної пропозиції (котирування) - це спосіб відповісти на запит потенційного замовника або привернути увагу потенційного ринку до їх діяльності. При складанні письмового бюджету слід враховувати певні вимоги, оскільки цей документ є тим, що саме встановлює комерційні відносини між клієнтом та компанією, що надає послуги.
Рішення за чи проти представленої пропозиції, як правило, залежить від співвідношення вигоди та ціни, але компанія може значно покращити свою вихідну позицію, беручи до уваги наступне поради щодо змісту, структурування частин, що його складають, та написання самої концепції. І це те, що чіткий і добре структурований бюджет позначає професіоналізм і збільшує шанси на те, що клієнт прийме пакет переваг, який пропонується.
- Чому так важливо представити бездоганну пропозицію?
- Перш ніж складати бюджет: знайте потреби клієнта
- Як скласти бюджет поетапно
- Структура та частини бюджету
- Як написати бюджет
- Чого не може не бути в комерційній пропозиції?
- Як скласти бюджет: контрольний список
- Подайте пропозицію і почекайте рішення замовника
Чому так важливо представити бездоганну пропозицію?
Бюджетування пов’язане із продажами та залученням клієнтів, саме тому воно є частиною повсякденного життя великої кількості компаній, включаючи самозайнятих та фрілансерів. Саме таким чином, зрештою, вступ до замовлення та з доходу. Це тягне за собою необхідність вирішити це питання максимально професійно.
Подайте комерційну пропозицію письмовий Це спосіб забезпечити це законно, оскільки, на відміну від того, що відбувається в усній угоді, обидві сторони завжди можуть вдатися до того, що встановлено на папері. Ця письмова угода, з якою подається пропозиція та очікувана компенсація, повинна містити всі дані, вигоди та витрати, що стосуються проектуабо транзакція, оскільки пропозиція також служить як основа для остаточного рахунка-фактури та договору між замовником і продавцем. Цей контракт закривається, коли клієнт приймає пропозицію протягом відведеного для нього часу, робить замовлення, а компанія представляє підтвердження замовлення.
Прийняття пропозиції замовником є юридично обов'язковий і якщо це встановлено в письмовій формі, це документ, на який обидві сторони можуть посилатися в будь-який час. Лише за кількома винятками, як це може статися, якщо клієнт приймає його після закінчення терміну, якщо він робить замовлення, яке виходить за межі узгодженого пакту, або тому, що він використовує право відкликання, пропозиція втрачає юридичну силу. Це робить зручним ретельне вивчення остаточної версії тексту, особливо з точки зору остаточної ціни або обсягу або дати поставки.
Незважаючи на це, можна включити до написання деякі пункт про звільнення оголошення деяких компонентів як необов'язкові, наприклад. Наприклад, із такими виразами, як "без зобов'язань", "ціна може змінюватися" або "до закінчення терміну запасів", хоча це правда, що заявили деякі судиці виправдувальні застереження є недійсними у певному контексті. Отже, доцільно використовувати їх лише в тому випадку, якщо це суворо необхідно.
Microsoft 365 з IONOS
Останні версії ваших улюблених програм Office, таких як Word, Excel, PowerPoint та багато іншого, з будь-якого пристрою.
Перш ніж складати бюджет: знайте потреби клієнта
Плануючи представити пропозицію, необхідно попередньо поговорити з потенційним клієнтом знати свої потреби з перших рук. Часто набагато ефективніше домовитись про умови пропозиції усно, ніж письмово, оскільки проста розмова також полегшує розуміння побажань замовника. Для цього може бути корисно поглянути на подорож клієнта на даний момент.
Усне обговорення деталей пропозиції з потенційним клієнтом якимось чином щодо закриття контракту, оскільки це виявляє реальний інтерес клієнта до пропозиції. Щоб збільшити його цінність в очах замовника, а отже, і варіанти отримання замовлення, бажано обговорити якомога більше деталей про свої побажання та цілі. Яку вигоду отримує клієнт від пропозиції? Який товар чи яка послуга найкраще відповідає вашим потребам? Умови покупця також відіграють визначальну роль. Зручно знати, яка у вас фінансова та часова маржа для пропозиції, адже лише тоді можна представити жорсткий і привабливий бюджет, в якому переконливо переконати співрозмовника в тому, що прийняття цієї пропозиції є правильним рішенням.
Як скласти бюджет поетапно
Після узгодження умов та деталей пропозиції може бути корисним зробити короткий зміст, у якому вони відображатимуться усі відповідні аспекти участі і це одночасно служить підтримкою для послідовної структури документа. Ці запитання можуть послужити орієнтиром:
- Для чого замовнику потрібні товари чи послуги? Що цілі займається вашим наймом?
- Який із перевагащо зніміть позначку з компанії від конкуренції може бути представлений клієнту?
- Під час чого період часу клієнт може використовувати або прийняти товар чи послугу?
- Це зовнішній вигляд додаткові витрати?
- ¿Як це має виставлятися рахунок: із загальною сумою, за годинами або залежно від досягнення певних цілей протягом проекту?
Отримавши початковий проект, у якому ми відповіли на деякі ключові питання, ми можемо розпочати з написання самого бюджету.
Структура та частини бюджету
Перш за все, мова йде про закріплення формальної структури написаного. На чолі комерційної пропозиції стоїть корпоративний логотип, який розміщений у видатне місце оскільки, як частина загального корпоративного дизайну, він становить видимий знак компанії.
Бюджет повинен включати формальності типовий для будь-якого комерційного документа. Перш за все, деталізуються дані компанії або постачальника послуг: ім’я чи назва компанії, NIF або CIF, податкова адреса та інші контактні дані (телефон, електронна пошта). Далі, дані клієнта, NIF та адреса. Важливо вказати номер та дату кошторису, дату доставки, номер замовника та контактну особу в компанії. Важливими є також дата та місце написання бюджету.
В кваліфікація Об’єкт бюджету повинен бути точно названий. Бюджет - це супровідний лист будь-якого професіонала, який надає послугу або пропонує товар, тому зручно створювати враження про професіоналізм та потенціал. Під час написання концепції це означає бути найбільшим стислий можливо і структурувати текст в короткі абзаци (не більше чотирьох рядків). Тут описуються послуги, що пропонуються клієнту список переваги та узгоджені дати, деталізуючи одиниці кожного елемента, що складають концепцію, години роботи, використані матеріали тощо, та їх ціни, за одиницю, за групами одиниць та загалом.
Щоб клієнт мав змогу отримати більш чітке уявлення про пропозицію загальна ціна розбита у ціні без податків, але слід також зазначити, які податки застосовуються та витрати на доставку, якщо такі є. Зручно встановити кінцевий термін прийняття бюджету, щоб термін дії з описаних умов.
В ідеалі бюджет повинен мати довжину Одна сторінка, Але це не завжди можливо. У цих випадках a додатковий документ в якому з’ясовуються подальші деталі пропозиції.
Як написати бюджет
Зазвичай вводять текст, що описує перевага хто має пропозицію для клієнта, щоб переконати його, що замовлення знаходиться в найкращих руках. Спробуйте знайти хоча б одну аспект, який відрізняє вашу пропозицію від усіх інших. У випадку матеріальних товарів акцент можна зробити на вартості матеріалів та способах їх обробки або на можливості їх реалізації на замовлення. Якщо мова йде про послуги, завжди можна виділити надзвичайне управління проектом провайдером або загальну доступність служби обслуговування клієнтів.
Якщо у вас є посилання або думки клієнтів які обґрунтовують якість наданої послуги, можуть бути включені в текст разом із назвою компанії або особи та їхньою позицією в ній, проте слід уникати спокуси вихваляти власні чесноти пропорційно. Функція цих прикладів полягає в тому, щоб показати своєму майбутньому клієнту, що інші вже скористались вашим ноу-хау.
Ви повинні вибрати вагомі аргументи переконати нашого співрозмовника в перевагах пропозиції. Для цього ми повинні зупинитися на особистих потребах клієнта, уникаючи впадання в спеціалізовану мову, оскільки текст завжди повинен бути зрозумілим. Повторення також є перешкодою для розуміння, а також без потреби подовжують текст і створюють враження малої компетентності чи відданості.
Чого не може не бути в комерційній пропозиції?
Як ми вже говорили, бюджет схожий на супровідний лист, особливо для самозайнятих працівників, які разом із ним повинні показати себе як найбільш підходящі люди для виконання роботи. Щоб скласти враження про професіоналізм, є певні елементи, які потрібно точно включати:
Хоча розробка добре поінформованого бюджету займає певний час, зусилля того варті. Оскільки офіційно та структурно пропозиції дотримуються подібної схеми, цей документ можна використовувати знову як шаблон для інших майбутніх пропозицій. Таким чином, працівники компанії мають зразок бюджету, який містить усе необхідне за формою та змістом, який потрібно було б лише налаштувати для кожного конкретного випадку. Інший варіант, за допомогою якого ви економите роботу та час, - це зайти в Інтернет і завантажити один із багатьох доступних шаблонів. Наш путівник також пропонує зразок бюджету, який ви можете завантажити безкоштовно - як для MS Word, так і для Excel.
Як скласти бюджет: контрольний список
Незважаючи на те, що комерційна пропозиція повинна підтримуватися з розумною читабельністю, існують певні обов'язкові аспекти форми та змісту, які необхідно враховувати. Тут ми підсумовуємо найважливіші з цього списку завдань, які ви можете використовувати як керівництво:
- Дізнайтеся якомога ширше про побажання та умови клієнта.
- Виділіть переваги вашої пропозиції та переваги вашої послуги щодо конкуренції.
- Текст комерційної пропозиції повинен бути легко зрозумілий Y не надто довго, хоча і без недооцінки центральних аспектів.
- Використовуйте a особиста озвучка орієнтуватися на потенційного клієнта.
- Вкажіть ціну пропозиції з ПДВ та без.
- Встановіть a термін для прийняття пропозиції.
- Ретельно перегляньте всю інформацію, усі натяки та всі дані, які ви надаєте про компанію та переваги, представлені в пропозиції, щоб уникнути значних помилок.
Подайте пропозицію і почекайте рішення замовника
Представляючи комерційну пропозицію, ви повинні мати час підготовки, необхідний для складання бюджету, час, який впливає на більшу чи меншу швидкість, з якою ви реагуєте на запит клієнта. Чим швидше буде відповідено на ваш запит, тим більше можливостей для отримання вашого схвалення. Надішліть пропозицію клієнту протягом 24 годин це може означати різницю між прийняттям чи відхиленням.
Після надсилання бюджету замовнику видається a розумні часові рамки щоб ви могли розглянути і прийняти своє рішення. Якщо після цього періоду відповіді не отримано, доцільно відновити контакт. Яким був би відповідний термін, не виглядаючи розпачливим? Загалом це залежить від замовлення, але варто орієнтуватись на один-два тижні.
Якщо клієнт відхиляє пропозицію, це все ще можливо дізнатися про причини, оскільки поряд з економічними, які є найпоширенішими, існують і інші фактори, які могли б зіграти свою роль. Однак співрозмовник не завжди хоче довіряти, чому він обрав іншу пропозицію, тому, можливо, це може бути варіант дозволити незалежному експерту переглянути пропозицію, щоб знайти ті аспекти, які можна було б покращити з огляду на майбутні проекти.
Будь ласка, врахуйте юридичне повідомлення, пов’язане з цією статтею.