Оновлено 30 вересня 2020 р. • 16:03

файлів

У постійній роботі, пов’язаній з автоматизацією офісу, яку ми проводимо сьогодні, багато хто з них зосереджується на найпопулярнішому текстовому редакторі, Microsoft Word. Таким чином, ці документи, які ми створюємо тут, з часом набирають складності, а отже, і розміру.

Таким чином, залежно від використання вищезазначеної програми, іноді ми можемо знайти велику кількість файлів Doc, що мають велику вагу. Крім того, це те, що буде особливо відчутно, якщо ці файли, на які ми посилаємось, повні фотографій, таблиць, фігур або графіки, і не тільки текст. Насправді, іноді ми знаходимо документи Слово які реалізують відеовміст, який перевищує очікуваний.

Легко обробляти великі файли Word

Як легко уявити, тексти в цій програмі, як і в решті, не важать багато, але решта мультимедійних компонентів мають вагу. І якщо до всього цього додати, що ми працюємо з багатьма файлами з такими характеристиками, це може становити проблему. Якщо це доречно, якщо ми хочемо або потребуємо спільного використання цих документів, надішліть їх Інтернет, або просто зберегти їх, нам слід зробити кілька кроків.

Одним з найбільш логічних є спроба зменшити розмір цих файлів, наскільки це можливо. Отже, для досягнення цього, що ми пропонуємо, одним із передумов, який ми повинні врахувати в першу чергу, є формат, який слід використовувати. Як багато хто з вас уже знає з перших вуст, як правило, ця програма Microsoft використовує розширення DOC та DOCX.

Максимальний розмір документа Word також залежить від формату файлу. Новіші версії Word використовують Формат DOCX, тоді як старіші версії використовують DOC. Скажімо, що максимальний розмір файлу для документів Word, які містять лише текст, становить 32 мегабайти, що дійсно для тих, що створені в Word 2007 та пізніших версіях.

У той же час нам слід знати те, що згаданий формат файлу DOCX внутрішньо забезпечує кращу обробку збереженого вмісту. Ось чому, намагаючись заощадити простір і що файл як такий важить трохи менше, давайте використаємо цей тип, про який ми вже згадували. Насправді, багато альтернативних офісних програм для Word вже переходять на DOCX, щоб покращити досвід своїх користувачів.

Слідкуйте за розміром ваших документів

Правда в тому, що це багато місця для використання лише тексту, але не так багато, якщо ми включаємо відео чи зображення. І полягає в тому, що додавши ці елементи до файлу цього типу, максимальний розмір файлу може збільшитися до половини гіги (512 мегабайт). Але, як ви можете собі уявити, це вага для документа Слово, трохи зверху, тому нам слід обережно наближатись до цього розміру. З цим інтервалом надзвичайно важко працювати в редакторі, особливо якщо більша частина файлу Doc містить зображення або відео.

Все також буде залежати від потужності комп’ютера як такого або ресурсів, які Word має на той момент. Очевидно, що для того, щоб мати можливість перевірити розмір документа з перших рук, ми можемо зробити це з Файловий браузер Windows. Щоб перевірити це, не залишаючи Word, ми також можемо це зробити за допомогою пункту меню Файл/Інформація. Тут ми побачимо різні дані про документ, такі як автори, кількість слів струм або розмір.

Аналогічним чином, припускаючи, що ми регулярно працюємо з великою кількістю офісних файлів цього типу, ми також можемо використовувати сам Провідник Windows. І, як може уявити більшість з вас, достатньо, щоб ми позначили всі файли Word, з якими збираємося мати справу, щоб з першого погляду дізнатися розмір набору. Очевидно, що ми можемо виконувати те саме з файлами текстового процесора, але індивідуально.

Як зменшити розмір файлів Word

На цьому етапі скажіть, що є кілька способів зменшити розмір вашого документа Word. Це може бути дуже корисно, якщо з файлом стало важко працювати, якщо програма виходить з ладу або ми плануємо поділитися ним через Інтернет. Таким чином, одним із найшвидших та найефективніших способів досягти цього є перетворення старих документів у новий формат, DOCX. Тільки завдяки цьому ми вже повинні спостерігати значні покращення розміру. Це тому, що більш сучасні та вдосконалені файли DOCX автоматично стискають будь-які вмісту додаткові, як малюнки.

Для цього достатньо відкрити документ у програмі Word, а потім натиснути Файл/Інформація/Перетворити, ця опція з’являється лише у старих версіях документації. Кажучи, що це те, що також може вплинути на розмір файлу. Наприклад, якщо ми вставляємо фотографії безпосередньо на сторінку, Word перетворює їх у формат BMP. Тому ви повинні знати, що цей конкретний формат значно більший за інші, такі як JPEG.

Таким чином, рекомендується додавати їх вручну з меню Вставка/Зображення, щоб ми могли вибрати більш оптимальний формат, такий як згаданий JPEG. Ми також повинні взяти до уваги, що в більшості випадків якість зображень, збережених в тому чи іншому форматі, буде дуже схожою. Все це, незважаючи на часом суттєву різницю в розмірі цих фотофайлів при переході з BMP на JPG, тому варто буде змінити.

Стиснути вміст документів

У випадку, якщо в документі, над яким ми працюємо, є нестиснені файли, ми завжди маємо можливість стиснути їх усі відразу. Це, як легко подумати, нібито оптимізує розмір отриманих файлів. Щоб досягти цього, що ми коментуємо, спочатку переходимо до пункту меню Файл/Зберегти як/Інструменти.

Тут ми знайдемо варіант, який ми шукаємо, званий Стиснути зображення, де ми натискаємо. Тоді з’явиться нове вікно, де ми вже маємо можливість вибрати якість зображення, яке ми хочемо використовувати для будь-якого Фото документа, над яким ми зараз працюємо.

Таким чином, у тому випадку, якщо ми хочемо отримати найменший розмір архів можливо, ми вибираємо 96 PPI. Але звичайно, ви повинні знати, що в такому випадку зображення будуть виглядати гірше, ніж спочатку. Хоча в попередньому пункті ми говорили вам, що перехід від BMP до JPG навряд чи вплине на якість зображень у документі, тут справа в іншому. Тому в цьому розділі нам доведеться бути трохи обережнішими, оскільки може бути так, що деякі з цих фотографій, якщо ми стискаємо їх занадто сильно, перестають бути розбірливими, що може стати проблемою. Тому ми рекомендуємо вам спробувати серед різних рівнів стиснення, викладених тут, знайти найбільш підходящий у кожному конкретному випадку або який нас найбільше цікавить.