Є багато різноманітних завдань, які організатор заходу повинен виконувати щодня. У цій статті ми хочемо детально описати їх усі, щоб було набагато зрозуміліше, чим займається організатор заходу протягом робочого дня. Починаємо?

Покажчик змісту

Що таке організація заходу?

Визначення Вікіпедії говорить про розробку різних стратегій (проектування, планування та виробництво) для проведення наради, яка може мати або не мати певної мети.

В Єврофорум ми йдемо далі, тому що ми вважаємо, що подія є засобом досягнення мети чи мети, яку потрібно досягти, а не самою метою. Коротше кажучи, ми вважаємо, що організація заходів відноситься до комплексу дій, які плануються та розробляються для того, щоб шляхом святкування події досягти певної мети.

Ви побачите це набагато чіткіше на цьому прикладі. Під час випуску нового продукту кінцевою метою є розголошення продукту та збільшення його бронювання, а не проведення заходу. Подія - це лише ще одна дія для досягнення кінцевої мети .

Що робить планувальник подій?

Добре, ти знаєш, з чого складається організація заходів. Але на практиці ви знаєте, чим займається організатор заходу? Не? Ну, давайте проаналізуємо. Перше, що ви повинні знати, це те, що a планувальник подій Також їх можна назвати координатором подій, організатором подій або організатором подій, але всі вони виконують однакові функції.

Цей профіль відповідає за проектування, планування, виготовлення та аналіз повного процесу будь-якого типу подій. Саме особа відповідає за визначення кожної дії, яку слід здійснити для досягнення запропонованої мети, тому у них, як правило, є спеціалізована команда з кожного предмету, яка делегує найбільш конкретні дії, а організатор заходу бере на себе більш стратегічну роль. Планувальник подій схожий на диригента що синхронізує кожну групу інструментів для досягнення ідеальної симфонії.

Функції організатора заходу

Ми можемо розділити функції організатора заходу відповідно до фази загального процесу:

Особливості дизайну подій:

  • Визначте мету, якій слід переслідувати
  • Визначте цільову аудиторію, на яку орієнтуєтесь
  • Визначте корпоративні потреби для заходу
  • Визначте можливі потреби аудиторії для заходу
  • Визначте робочий колектив, який буде залучений до заходу
  • Оцінка необхідних ресурсів

  • Виберіть дати події
  • Визначте кількість учасників
  • Виберіть місце проведення
  • Складіть програму заходу
  • Визначте комунікаційний та маркетинговий план заходу (повинен включати збір відгуків після свята)
  • Зв'язок та тісні угоди з постачальниками необхідних ресурсів
  • Скласти та затвердити остаточний бюджет
  • Визначте ролі та завдання кожного члена робочої групи, а також ролі постачальників

Функції виробництва подій:

  • Наймання приміщень, професіоналів та інших необхідних ресурсів
  • Наглядати за складанням технічного обладнання та матеріалів, які будуть використані у заході
  • Контролюйте хід події та забезпечуйте її належне функціонування
  • Вирішити можливі непередбачені події, які можуть виникнути під час заходу
  • Координувати різні робочі групи під час заходу
  • Контролювати демонтаж технічного обладнання та інших матеріалів

  • Отримувати та класифікувати інформацію про ефективність подій
  • Оцініть результати, отримані у заході
  • Складіть пропозицію щодо вдосконалення майбутніх подій

Хоча фігура організатора заходу є незамінною, ви повинні знати, що ключовим для успіху вашого заходу є наявність мультидисциплінарної команди з відповідним досвідом з кожного предмету, над яким буде працювати під час організації заходу. Насправді дуже часто компанія призначає профіль організатора заходу одному зі своїх співробітників, але все проектування, планування, виробництво та аналіз доручають зовнішній команді.

Схожі повідомлення

організатора заходу

У більшості компаній різдвяний обід або вечеря стали ...

Брендовий вміст - це поняття, яке вже багато часу чули ...

Наш досвід роботи інтеграторами спеціального навчання та розвитку управління дозволяє нам запропонувати ...