У мене є компанія, яка спілкується з клієнтами у відділі підтримки клієнтів як частина своєї діяльності. Сфера роботи співробітників полягає у реагуванні на запити клієнтів через робочу електронну адресу, створену для кожного працівника окремо. Я вважаю, що мій співробітник спілкується зі своїми близькими в робочий час за допомогою робочої електронної пошти. У нашій компанії працівник має право використовувати Інтернет, робоче обладнання та адресу електронної пошти виключно для цілей роботи. Як роботодавець, я можу перевірити вміст робочої електронної пошти свого працівника?
Ви можете контролювати спілкування працівника через його робочу електронну пошту, лише якщо ви дотримуєтесь умов, встановлених Трудовим кодексом.. В іншому випадку ви порушуєте право працівника на приватність.
З положень § 13 абз. 4 КЗпП випливає, що роботодавець може перевіряти працівника, якщо одночасно виконуються обидві перелічені нижче умови:
- для моніторингу є серйозні причини що полягає в конкретному характері діяльності роботодавця, та
- працівник заздалегідь був проінформований про можливості моніторингу роботодавцем.
Серйозна причина та особливий характер діяльності роботодавця не визначені Трудовим кодексом, тому ми рекомендуємо вказати конкретні причини, за якими необхідно перевіряти електронну пошту у своїх робочих правилах.. Наприклад, у вашому випадку ви можете оцінити, скільки запитів клієнтів виконав працівник протягом тижня порівняно з іншими працівниками. Якщо кількість оброблених запитів не досягає встановленої межі, ви можете дізнатися, чому працівник не виконував своїх робочих обов'язків.
Ви можете повідомити працівників про проведення перевірки електронної пошти на основі конкретного сповіщення про перевірку електронної пошти, яке ви надсилаєте працівникам електронною поштою. Однак, якщо ви вирішите закріпити можливість контролю за працівниками у своїх робочих правилах, ви повідомите працівників про перевірку, ознайомившись з правилами роботи. Обсяг перевірок, можливі методи їх проведення та звичайна тривалість повинні бути зазначені в правилах процедури. Правила внутрішнього розпорядку є обов'язковим документом, з яким усі працівники знайомляться, починаючи роботу, тому вони будуть належним чином проінструктовані щодо можливостей моніторингу. Якщо ви приймаєте нове робоче замовлення або змінюєте початкове робоче замовлення, необхідно повідомити всіх існуючих працівників перевіряемо (наприклад, масовим електронним листом).
Бажано проконсультуватися з менеджером з персоналу або юристом, щоб ви, як роботодавець, могли захищати свої законні інтереси, діяти відповідно до закону та одночасно зберігати право працівника на приватність.