Щодня вони пишуться близько 269 мільярдів електронних листів у всьому світі, більшість з яких є частиною повсякденної роботи. Однак все ще є багато користувачів, які продовжують робити ті самі помилки, пишучи ці офіційні електронні листи, викликаючи невдоволення одержувача, оскільки тексти, у яких відсутній ввічливий стиль, характерний для типу відносин між відправником і одержувачем, вважаються проявом нестачі професіоналізму і одночасно руйнують продуктивність того, хто отримує повідомлення. У дослідженні американського дослідника Еріка Горвіца гарантується, що після отримання такого типу письмового спілкування людині потрібно в середньому до 15 хвилин, щоб повністю сконцентруватися на діяльності, яку вона робила.

листів

  1. Як написати електронний лист професійним способом?
  2. Структура та зміст професійного електронного листа
    1. Крок перший: справа
    2. Другий крок: заголовок
      1. Якого ступеня офіційності дотримуватися?
      2. Як я повинен привітати одержувача?
      3. Кого я повинен привітати першим?
      4. Що робити, якщо я не знаю стать одержувача?
      5. Які розділові знаки супроводжують заголовок?
    3. Третій крок: вступ
    4. Крок четвертий: тіло
    5. П’ятий крок: висновок
    6. Крок шостий: Прощання
    7. Крок 7: підпис
    8. Восьмий крок: вкладення
  3. Так що так: приклад професійної електронної пошти
  4. Як правильно написати електронний лист: що є, а що не підходить?

"Ми виявили, що учасники витрачали в середньому майже 10 хвилин на перемикачі, викликані попередженнями, і проводили в середньому ще 10 - 15 хвилин (залежно від типу переривання), перш ніж повернутися до зосередженої діяльності на порушеному завданні".

Хоча це ще більше дратує, коли електронний лист написаний погано, має хаотичну та роз’єднану структуру або просто не має значення. Щоб уникнути неправильного кроку в цьому дуже повторюваному способі спілкування, є деякі вказівки, які необхідно враховувати.

Електронна пошта з власним доменом

Нехай ваш бізнес говорить сам за себе за допомогою персоналізованої адреси електронної пошти та власного домену!

Як написати електронний лист професійним способом?

Відповідь проста: подбати і задуматися заздалегідь. Одержувач легко оцінить професіоналізм та вдумливість відправника, якщо електронне повідомлення складено належним чином, що особливо варте у професійному світі, хоча на його складання потрібно більше часу. Завжди пишіть свої електронні листи стислий і не забувайте, що текст повинен бути інформативний і повинен подати a чітка структура. Вкажіть причину електронного листа та допоможіть одержувачу зрозуміти, з чого воно складається.

Добре, якщо коротко двічі добре. Важливо писати повідомлення стисло, не ігноруючи форми ввічливості. Потрібно якомога коротше, оскільки, скорочуючи текст, він обмежується висловленням суттєвого і тим самим полегшує читачеві витяг найважливішої інформації. Так само обидві сторони витрачають менше часу, оскільки відправник пише менше, а отримувач не займає стільки часу, щоб прочитати.

Ви можете заощадити ще більше часу, не пишучи зайвих електронних листів, які часто зустрічаються в цих трьох ситуаціях:

Настільки ж важливим, як короткий і стислий характер текстів, написаних в електронних листах, є ввічливість та формальності застосовується до них, особливо у професійній обстановці. Включення офіційної адреси не коштує, будь ласка, попросіть, подякуйте і попрощайтеся належним чином, і хоча цих вказівок уникають частіше, ніж це необхідно, вони все ще високо цінуються в 21 столітті. Під час надсилання електронного листа за цим є причина: ви запитуєте інформацію, хочете призначити зустріч або просто хочете, щоб одержувач врахував надіслану інформацію, особливо якщо ви відповідаєте на повідомлення. Ось чому рекомендується звертати увагу на характеристики цього типу тексту, оскільки вони збільшують шанси того, що одержувач сприйме повідомлення серйозно і вирішить відповісти.

8 основних правил належного написання електронної пошти:

  1. Оберіть вагому тему
  2. Використовуйте відповідний заголовок
  3. На початку згадайте найважливішу інформацію
  4. Презентує вміст компактно та структуровано
  5. Використовуйте списки та виділяйте вміст, щоб підтримати легше читання
  6. Виберіть відповідний розмір та стиль шрифту
  7. Закінчіть свою електронну пошту належним побаченням
  8. Нарешті, додайте свій підпис електронної пошти та вкладення

Структура та зміст професійного електронного листа

Як і листи, електронні листи також мають певну структуру. Оскільки читачі можуть його розпізнати, слід організувати зміст цих "цифрових літер", як очікувалося, і таким чином полегшити одержувачу підтримку огляду тексту.

Крок перший: справа

На початку кожного електронного листа - тематичний рядок, призначений коротко донести до читача темою повідомлення. Однак, незважаючи на свою важливість, про нього часто забувають. На відміну від поштової пошти, в електронному трафіку тему видно безпосередньо у вхідних, що дуже корисно, дозволяючи одержувачу визначати терміновість повідомлення, а також здійснювати пошук або сортування отриманих повідомлень. Ось деякі прикладивідповідні справи:

  • Зустріч: Баланс місяця/03.03./10: 00
  • Коучинг: послуги спеціаліста
  • Підсумок засідання 7 квітня
  • Інформаційна інформація: оновлення програмного забезпечення XY

На цих прикладах читач може розпізнати тему, яку потрібно висвітлити в тілі повідомлення. Крім того, з цього питання ви також можете знати терміновість отриманої інформації.

Тому НЕ рекомендується писати тему, яка не фокусується на темі тексту, надмірно довга або демонструє пасивне агресивне повідомлення:

  • Терміново. (Мало б сенс вказати, що так нагально.)
  • Запит (бажано вказати запит.)
  • У мене було кілька питань щодо зустрічі минулої п’ятниці в готелі (особливо у смартфонах тематичний рядок дуже скорочений, тому рекомендується запитувати коротше)
  • Re: Бізнес-ланч (Іноді з електронного листа з певною темою його передають іншому, який не має нічого спільного з предметом, який відображається. Важливо, щоб у цих випадках тема була змінена. Якщо про неї більше не говорять корпоративної вечері, але щодо розподілу завдань у проекті, предмет потрібно буде змінити, щоб полегшити його пошук та класифікацію в майбутньому.)
  • Має бути так? Зовсім не гарна ідея критикувати безпосередньо, оскільки одержувач займе оборонну позицію і не прийме висловлену критику. Насправді електронна пошта не є відповідним засобом спілкування, щоб розчаруватись, тому для цього краще спілкуватися віч-на-віч.

У маркетингу електронною поштою багато енергії йде на формулювання тематичних рядків, які привертають увагу одержувача. За допомогою A/B тестів та різних статистичних даних робиться спроба оптимізувати швидкість відкриття. Хоча відомо, що професійні електронні листи зазвичай не мають ділової мети, їх відправники очікують, що повідомлення буде відкрито та прочитано. Ось чому важливо докласти зусиль і написати тему, яка приваблює читача.

Другий крок: заголовок

Заголовок показує формулу привітання, яка поряд із зверненням до одержувача показує більшу чи меншу ступінь ввічливості щодо нього. Хоча це дуже коротка лінія, є багато сумнівів, які можуть виникнути при її написанні:

Якого ступеня офіційності дотримуватися?

Краще переборщити, ніж скупитися. Тобто, краще бути занадто формальним, ніж демонструвати певний ступінь грубості в повідомленні. Якщо ви хочете зробити ставку на безпечну сторону, ви можете використовувати формулювання"Шановний пан чи пані:", особливо якщо ми звертаємось до невідомої особи або з вищою посадою. Є більше ввічливих привітань у випадку релігійних чи державних органів влади. Якщо, навпаки, у вас тісніші стосунки з одержувачем, ви можете розпочати з такої формули привітання, як «Добрий ранок», «Шановний (ім’я одержувача):» або простого «Привіт, (ім’я одержувача): ", Остання формула дещо більш неформальна.

Як я повинен привітати одержувача?

У рамках офіційних привітань існують різні варіанти залежно від стосунків між відправником та одержувачем, а також від контексту, в якому лист надсилається в Інтернеті. Якщо, як зазначено вище, використовується традиційний спосіб, ми знаходимо такі можливості.

  • Шановний пане/пані (прізвище):
  • Шановний пане/пані (прізвище):
  • Шановний директоре:
  • Шановний професореª Наварро!

Знову ж таки, ступінь офіційності, задіяний у листі, впливатиме на тип використовуваного привітання та звернення до адресата. Не забувайте про звинувачення кожного з них, які повинні бути зазначені у відповідних випадках.

Кого я повинен привітати першим?

Якщо одержувачів електронної пошти декілька, вам слід звернутися до всіх. У тих випадках, коли повідомлення адресоване не конкретній особі, а скоріше компанії чи одному з її підрозділів, використовується формула "Шановні панове/наші (якщо відправників є два або більше)". Але що, якщо ми знаємо їх імена, в якому порядку їх слід писати? Як правило, люди призначаються на основі їх посади в компанії, і якщо вони перебувають на тій самій посаді, вони розташовуються в алфавітному порядку. Логічно, що внутрішні рекомендації кожної компанії або особисті уподобання можуть відрізнятися, а отже, слідувати іншому порядку.

Що робити, якщо я не знаю стать одержувача?

Може трапитися так, що іноді ми знаємо лише прізвища людини або ця людина має неоднозначне ім’я, що дуже ускладнює визначення, одержувачем - чоловік чи жінка. Тоді слід провести невелику детективну роботу, відвідавши сторінку компанії або певні соціальні мережі, щоб з’ясувати особу співрозмовника, оскільки неправильна обробка може змусити одержувача вирішити проігнорувати повідомлення. Навіть за необхідності, особливо у великих компаніях, може бути дуже корисно звернутися до відділу кадрів. Однак, якщо після цієї дослідницької роботи очікувані результати не були отримані, необхідно буде вибрати нейтральну формулу "Шановні панове/наші" або розділити "Шановний сер/а (прізвище одержувача)".

Які розділові знаки супроводжують заголовок?

Традиційно два бали(:), після якого починайте писати з наступного рядка з великих літер. Однак, якщо це самозавершальне речення, пишіть точка(.).

  • Шановна пані Гарсія!
    Щиро дякуємо за оперативну відповідь.
  • Здравствуйте.
    Перш за все, я хотів би подякувати вам за конференцію, яку ви провели минулого понеділка.

Третій крок: вступ

Перш ніж вводити тему, необхідно зробити вступ, однак, воно повинно бути дуже коротким Він не призначений витрачати час одержувача або самого редактора. Залежно від ситуації існують різні можливості:

  • Дякую за ваш електронний лист, в якому ви спілкуєтесь ...
  • Як проходили канікули?
  • Перш за все, я хотів би подякувати вам за конференцію, яку ви провели минулого понеділка ...
  • Дякуємо за Вашу оперативну відповідь.
  • Приємно знати, що ....
  • Я пишу вам з нагоди ...

Вступ має функцію підвищення готовності одержувача уважно прочитати пошту перед тим, як насправді потрапити в тему. Для цього, як правило, включаються коментарі або запитання більш особистого характеру, і це рекомендується уникайте дуже стандартизованих виразів. Якщо одержувач щойно прибув із відпустки чи лікарняного, запитайте про це, оскільки це буде інтерпретовано як прояв зацікавленості. Однак вступ також служить для того, щоб, як випливає з назви, ввести тему для обговорення (я пишу вам з нагоди ...).

Крок четвертий: тіло

Це основна частина електронного листа, в якому інформація передається в компактний та структурований. Потрібно завжди мати на увазі, що читач повинен мати можливість швидко прочитати вміст і зрозуміти його, для чого рекомендується:

Щоб написати добре структурований електронний лист, перед початком написання організації пунктів, які будуть обговорюватися, ви повинні бути чіткими, інакше може бути створений незв’язний текст із зайвою інформацією.

П’ятий крок: висновок

Під час написання електронного листа ви не можете забути включити висновок акорду що рухає читача до дії або забезпечує позитивні відчуття. Кілька прикладів:

  • Будь ласка, не соромтеся звертатися до нас за будь-якими питаннями.
  • Ми з нетерпінням чекаємо зустрічі з вами на наступній зустрічі.
  • Ви можете знайти більше інформації про виріб, про який йде мова, на нашому веб-сайті.
  • Ми заздалегідь дякуємо за вашу увагу і сподіваємось на ваші відповіді дуже скоро.
  • Бажаємо вам приємних вихідних.

Формула "ми сподіваємось почути вас найближчим часом" часто зустрічається у таких видах зв'язку. Однак слід враховувати, що залежно від контексту, в якому адресат може бути засмучений, оскільки в повідомленні від нього очікується реакція, фактично не даючи свого схвалення.

Крок шостий: Прощання

Прощання настільки ж важливо, як і заголовок, оскільки воно може знову вплинути на образ, який читач створює відправника. Ось чому правила ввічливості, типові для цього типу спілкування, не можуть бути відсутніми без необхідності використовувати архаїчні або занадто офіційні формули. Найпоширенішими прощаннями є:

  • Щиро Ваш,
  • (З найкращими побажаннями) отримайте сердечне привітання.
  • (Дуже) щиро/сердечно,
  • З повагою,

Однак, залежно від внутрішніх правил кожної компанії, можна використовувати більше особистих повідомлень, які не настільки стандартизовані:

  • Бажаю вам гарного дня.
  • Дякую за увагу.
  • Насолоджуйтесь святами.

Проблема, як прощатися, часто виникає серед авторів електронної пошти та листів. Правда полягає в тому, що, хоча універсального правила не існує, певні установи, такі як Fundéu BBVA, рекомендують певні способи використання коми, крапки або їх відсутність.

Крок 7: підпис

В кінці всієї комерційної пошти є підпис відправника, призначений для додавання додаткової інформації або контактних даних, таких як телефон, факс або робота. Ось чому тут не місце включати мотиваційні фрази чи особисті гасла. Оскільки вони діють так само, як комерційні листи, підпис цих електронних листів повинен містити такі поля:

  • Ім'я та прізвище
  • Номери телефонів (стаціонарні та мобільні)
  • Електронна адреса
  • URL-адреса веб-сайту
  • Посилання на профілі в соціальних мережах

Крім того, можна додати логотип компанії, хоча при цьому слід враховувати, що деякі користувачі електронної пошти заблокували зображення з міркувань безпеки. З цієї причини рекомендується перевірити, чи формат підпису все ще достатній, якщо зображення не відображається в логотипі.

PS: приписка відноситься до часу, коли листи все ще писалися від руки або друку. Якщо автор листа, одного разу написаний, хотів додати щось інше, він вдався до цього рішення, щоб уникнути необхідності писати лист знову. Однак у випадку електронних листів цей бар'єр зникає, оскільки можна повторно відредагувати повідомлення, перш ніж відправляти його скільки завгодно разів, отже, приписки є безглуздими, і тому переважно зменшити їх використання.

Восьмий крок: вкладення

Надсилайте вкладену інформацію лише тоді, коли це суворо необхідно, і намагайтеся, щоб розмір файлу був якомога меншим (рекомендується розмір 5 МБ). Місце для зберігання вхідних повідомлень обмежене, тому цілком зрозуміло, що одержувач злиться, якщо сервер заблокував введення інших електронних листів через інші неактуальні надіслані вкладення. Також пам’ятайте, що багато з цих повідомлень читаються поза робочим місцем на пристроях із меншою ємністю. Тому мобільні телефони навряд чи завантажують дуже важкі файли, якщо можуть. Звичайно, якщо потрібно, потрібні файли слід надіслати або надіслати посилання на місце зберігання, де вони знаходяться. Якщо вкладений файл є документом, формату PDF віддають перевагу будь-якому формату Office, оскільки це гарантує належну подачу даних.

Електронна пошта з власним доменом

Нехай ваш бізнес говорить сам за себе за допомогою персоналізованої адреси електронної пошти та власного домену!