Процес підвищення кваліфікації (або введення персоналу) став одним із найважливіших пріоритетів для фахівців з персоналу.
Компанії зрозуміли, що нових співробітників не можна залишати самі за собою необхідно підготувати їх прибуття, щоб вони зрозуміли діяльність компанії, Познайомтесь зі своїми колегами та ознайомтесь із робочим місцем. Завдання зрозуміле: що новачки почуваються комфортно в перші дні, можуть якомога швидше почати бути продуктивними і вирішити залишитися в компанії.
Згідно з дослідженнями Brandon Hall Group, хороший процес інкорпорації покращує рівень утримання нових найманих працівників на 82%, а їх продуктивність більш ніж на 70%. Це означає, що вам слід дуже серйозно поставитися до вступу на роботу персоналу, приділити йому всі ресурси під рукою та розробити чітко визначений процес від початку до кінця.
У цьому посібнику ми розповімо вам усе, що вам потрібно знати, щоб зробити це успішно.
Процес інкорпорації в чотири етапи
Якщо ви збираєтеся серйозно зайнятися процесом інбордінгу, вам потрібно планувати його на різних етапах. Важливо розробити комплексний план, який знає, як дозувати інформацію, і враховує різні моменти, в які перебувають прибульці. Усі етапи важливі, тому переконайтеся, що жоден із ваших нових працівників не загубиться на цьому шляху.
1. Перед тим, як увійти на борт: попередньо ввійти
Перш ніж навіть робити пропозицію про роботу, важливо повідомити про діяльність та цінності компанії протягом усього процесу набору та найму працівників. Багато речей, про які буде сказано в процесі навчання, слід передбачити вже під час співбесід. Яка культура компанії? Хто буде вашим менеджером? Які години та правила щодня? Обмін усією цією інформацією допоможе вам і самому кандидатові оцінити, чи створені ви один для одного. Якщо ви зробите це, процес вступу вже розпочався з правої ноги.
У рамках попередньої реєстрації іншим важливим етапом є той, який проходить між прийняттям пропозиції про роботу та приходом працівника до офісу. Зазвичай це час, коли працівник має великий ентузіазм і бажання розпочати, але також багато сумнівів щодо того, якою буде насправді його нова робота. На цьому етапі важливо підтримувати плавне спілкування з новими співробітниками, передбачати, з чого буде складатися борт, та провести всі можливі документи. Наприклад, технологічна компанія Twitter робить особливий акцент на цей період, який вона називає "Так до робочого столу" (від "так" до пропозиції до їх прибуття на "стіл" роботи).
Маючи на увазі ці речі, ось п’ять практичних порад, які допоможуть вам заздалегідь увійти в систему:
1. Подбайте про свій розділ "Можливості роботи". Якщо ви хочете заощадити свій час, переконайтесь, що всі кандидати на роботу знають про загальну діяльність компанії, її цінності та культуру. Робіть це помітно на веб-сайті “Можливості роботи”, висвітлюючи унікальну, практичну та реальну інформацію про вашу компанію.
2. Не забувайте пропозиції про роботу. Компанії часто втрачають можливість включити послідовний та спонукальний опис своєї компанії до оголошень про роботу. Однак цей простір дуже важливий для попередньої реєстрації: використовуйте його для передачі ділової культури та найрелевантнішої інформації вашої організації. Повторіть те саме на співбесіді та запитайте кандидатів, чи почуватимуться вони комфортно в компанії з цими характеристиками.
3. Будьте особисто. Протягом періоду прийняття пропозиції про роботу до їх прибуття до компанії обов’язково надішліть їм персональне та дружнє повідомлення. Нехай вони почуваються як вдома. Покажіть їм, що ви раді, що вони стануть частиною вашої організації.
4. Оформити документи. Перед першим робочим днем скористайтеся можливістю надіслати всю документацію, яку нові співробітники повинні прочитати та підписати. Сюди входять юридичні документи (трудовий договір, положення про конфіденційність або компетентність, податкова модель тощо ...), а також вітальний посібник, відеофільми чи основні презентації про компанію. Таким чином ви можете просунути роботу, підтримуючи з ними спілкування.
5. Підготуйте свій перший день. Поясніть їм дуже докладно, яким буде їхній перший день і що їм потрібно зробити перед звітуванням про нову роботу.
2. Процес інкорпорації: перший робочий день
Перший день працівника повинен бути чарівним. Ви повинні подбати про всі деталі, щоб скласти гарне враження та мотивувати та хвилювати новачків. На додаток до того, щоб покрити всі ваші практичні та логістичні потреби, важливо подбати і про людський аспект. Метою повинно бути те, що на запитання про те, як пройшов ваш перший день, працівник відповідає усмішкою від вуха до вуха. Це буде найкращим симптомом схвильованого працівника, який хоче почати і продовжувати працювати у вашій компанії.
Щоб досягти цього, ось 8 порад, яких дотримуються в найкращих процесах приєднання:
1. Логістика. Поясніть новим працівникам, що їм потрібно одягнути у перший день. Не забудьте вказати точне місце, час і контактну особу.
2. Виберіть хоста (англійською мовою, хост) що може неформально скерувати новачка. У перший день це повинен бути хтось із того самого відділу. Таким чином, нові співробітники можуть почати розширювати своє коло спілкування та краще розуміти спосіб роботи компанії.
3. Зустріч зі своїм менеджером. Важливо, щоб нові працівники зустрічалися зі своїм безпосереднім менеджером у перший день. Часто це може бути навіть перше, що вони роблять, коли приходять до офісу. Це спосіб надати значення їх включенню і, перш за все, почати говорити про цілі, обов'язки та очікування. Немає нічого гіршого за перший день, коли нові працівники не можуть поговорити з керівником своєї команди.
4. ІТ. Переконайтесь, що все, що стосується комп’ютерного обладнання, працює до першого дня. Сюди входить використання електронної пошти, доступ до локальних серверів, наявність усього програмного забезпечення, пов’язаного з вашим робочим місцем, використання копіювального апарату або телефону. Незважаючи на те, що це здається простим, переживання комп'ютерних проблем протягом першого робочого дня є однією з найпоширеніших (і найбільш неприємних) помилок під час процесу навчання.
5. Знати робочу область. Хоча багато речей для вас очевидні, дуже важливо, щоб новачки знали, де все є і для чого воно потрібне. Такі питання, як, наприклад, де знаходяться туалети, як працює торговий автомат з напоями, як зарезервовані кімнати або номер телефону кожного відділу, як правило, ігноруються під час багатьох процесів приєднання. Переконайтеся, що нові співробітники ознайомлюються з новим робочим середовищем, оскільки це забезпечить їм безпеку, спокій та впевненість.
6. Святкуйте їх прибуття. Найм нового працівника повинен стати чудовим святом для всієї компанії. Для цього надішліть електронний лист усім працівникам, зробивши коротку презентацію; вивішувати фотографії нових співробітників на стінах офісу або на кухні; підготуйте візитні картки на своєму столі; або організуйте неформальну презентацію в перший день.
7. Зустріньте головного виконавчого директора (CEO). Важливо, щоб нові працівники знали топ-менеджерів компанії (і навпаки). Він служить для залучення начальників до процесу вступу, щоб вони поставили обличчя до генерального директора і щоб вони знали, що можуть звернутися до них у разі потреби. Залежно від культури вашої компанії, це може призвести до простого рукостискання та кількох вітальних слів або навіть їжі в перший день.
8. Майте деталі з новими працівниками. Будь-яка дрібна увага (навіть прихильність) до новачків може зробити різницю між незабутнім процесом вступу та звичайним процесом. Це може бути футболка з логотипом компанії та вашим ім’ям; пляшка вина; або запрошення до послідовного сніданку. Як би там не було, нехай вони почуваються особливими.
3. Процес інкорпорації: перший тиждень
Перший тиждень життєво важливий для успішного виходу на найману посаду. П’ять днів пройшли довгий шлях, і за цей час працівник повинен знати загальне функціонування свого відділу, знати, якими будуть його цілі, починати працювати самостійно, встановлювати особисті стосунки та відчувати ототожнення з місією своєї компанії.
Ці п’ять порад допоможуть вам дістатися:
1. Складіть точну та обґрунтовану дорожню карту. Найкращий спосіб забезпечити успішну програму навчання - розробити ряд етапів або етапів, які повинен пройти кожен новий працівник. Це, насамперед, допомагає самим працівникам керувати своїми очікуваннями та йти добре простеженим шляхом; з іншого боку, це допомагає вам переконатися, що всі пройшли бойову підготовку та не загубились на цьому шляху. Ви можете зробити це за допомогою Excel або за допомогою контрольного списку.
2. Дозує інформацію. Однією з найпоширеніших помилок є випуск якомога більше інформації, одночасно, за дуже короткий час. Працівники щойно приїхали до організації, яку вони не знають: спокійно та дозуйте інформацію за допомогою коротких презентаційних сесій та змішування соціальної діяльності з іншими більш повчальними.
3. Менеджер: 5 хвилин щодня. Переконайтеся, що менеджер розмовляє з прибульцями щодня і робить підсумки в кінці тижня. Навіть якщо це всього лише 5 або 10 хвилин (можливо, перше, що вранці), виявлення інтересу до нових співробітників та відповіді на їх запитання є запорукою успішного вступу. В кінці тижня проведіть сеанс зворотного зв'язку, щоб з’ясувати, як склався їхній досвід протягом першого тижня.
4. Познайомтесь з рештою кафедр. Важливо, щоб прибульці не потрапляли в жодне гетто. Для цього підготуйте один-два сеанси щодня з керівниками кожної з команд компанії. Таким чином, нові співробітники зможуть не тільки розширити своє коло спілкування, але й почнуть знати всю структуру компанії. Ви також можете мати господаря з іншого відділу на кожен день тижня; або організуйте харчування з професіоналами різних команд.
5. Сфотографуйте працівників. Будь то власний підпис, організаційна схема компанії чи будь-який інший творчий матеріал для спілкування, підготуйте свого фотографа і не забудьте зробити знімок кожного нового працівника. Це буде ще одна деталь, яка допоможе їм почувати себе частиною компанії.
4. Постійне приєднання
Процес вступу не закінчується з першого тижня. Наступні дні та місяці вимагають інших видів діяльності, щоб завершити інтеграцію працівників. Настав час заглибитися у бізнес-модель та особливості вашого сектору, а також персоналізувати процес вступу та реагувати на особливості кожного працівника. Є компанії, в яких вступні програми можуть тривати більше року.
Щоб не залишати роботу наполовину виконаною, зверніть увагу на наступні шість пунктів:
1. Перший місяць. Переконайтеся, що ваш менеджер відстежує щотижня (наприклад, щоп’ятниці) перші тридцять днів. Знання нових працівників про компанію зросли, але, ймовірно, також їхні запитання. Переконайтеся, що ви виконали дорожню карту першого місяця, і запропонуйте відгук, щоб ви могли продовжувати рухатися вперед в організації.
2. Пропагуйте унікальну культуру. У процесі приєднання не забудьте бути особливими. Магія важлива. Нові працівники повинні відчувати себе частиною чогось більшого, де вони можуть розвиватися як професіонали та люди. Поясніть, у чому полягає місія компанії та що вона робить для покращення світу. Використовуйте якийсь унікальний елемент компанії (пісню, фразу, логотип, талісман, ідею ...), щоб вони почувались її частиною.
3. Експерти у вашій продукції. Якщо в перші дні та тижні новачки пробували ваші продукти, то зараз саме час їм глибше ознайомитися з ними. Переконайтеся, що вони їх пізнають, переживають від першої особи та розуміють усі їх технічні особливості.
4. Ознайомте їх з клієнтами. У світі, де компанії все частіше звертаються до своїх клієнтів або споживачів (концепція, орієнтована на клієнта, в моді), життєво важливо, щоб нові співробітники могли поставити їм обличчя. Новачкам потрібно не тільки знати свій соціально-економічний профіль (вік, дохід, місце проживання, навчання, спосіб життя ...), але йти далі і співпереживати йому. По можливості та залежно від виду бізнесу переконайтеся, що нові працівники особисто зустрічаються з одним із клієнтів компанії.
5. Процеси, процеси, процеси. Часто бортові процеси, як правило, нехтують необхідними процесами, що регулюють повсякденну роботу. Як делегуються завдання? Які типи програмного забезпечення та формати використовуються? Яка політика відповідає на повідомлення електронної пошти? Як подати запит до іншого відділу? Важливо, щоб поступово та впродовж усього процесу навчання працівники знали всі ці деталі, щоб вони могли функціонувати в офісі та вписуватися в механізм організації.
6. Командоутворення. Крім того, не забувайте заохочувати соціалізацію нових співробітників якомога більше. Незалежно від неформальної їжі, ігрових занять у п’ятницю вдень або участі у спортивних змаганнях, процес вступу на борт повинен включати інтеграцію людини та соціальної сфери. Наприклад, у перші три місяці доцільно провести певний тимбілдінг, щоб співробітники почувались частиною команди.
Бонус: дві поради для досягнення досконалості у вашому бортовому процесі
1. Гейміфікуйте свій досвід. Якщо ви хочете, щоб ваші співробітники отримали унікальний, інноваційний та інший досвід, зробіть ставку на гейміфікацію у вашому процесі приєднання. Настроювані відеоігри, такі як ADA, отримують нових найманих працівників і мотивують їх, вивчаючи історію компанії, політику витрат, цінності чи культуру. У цьому сенсі гейміфікація може перетворити щось звичайно нудне (технічні аспекти галузі, дотримання вимог, фінансове регулювання тощо) у захоплюючу пригоду.
2. Попросіть про відгук, щоб покращити свій досвід. Від початку до кінця, не забудьте виміряти все, що відбувається під час процесу навчання, і попросіть нових працівників отримати відгук. З часом проведіть кілька опитувань (перший тиждень, перший місяць, перший квартал) і виміряйте рівень задоволеності. Що є слабким місцем? Де застряють прибульці? У яких сферах можна покращитись? Переконайтеся, що ви отримуєте чесні відповіді від нових працівників, адже саме вони будуть давати вам найкращі ідеї для вдосконалення.