Логістика - це основний прийом події. Він полягає у зборі необхідних засобів (від завдань планування до управління ресурсами) для здійснення такого складного процесу, як організація заходу з цими характеристиками.

логістики

Завданням логістики та виробництва у випадку є ефективний контроль усіх компонентів, щоб забезпечити виконання основних цілей та задоволення потреб. Це дуже важливо при плануванні заходу, якщо ви хочете задовольнити тих, хто його відвідує. Як і в будь-якому організаційному процесі, логістика події повинна проходити наступні етапи:

Визначте подію

Першим кроком є ​​визначення типу заходу, який ми хочемо організувати: конгрес, прес-конференція, виставковий зал, ярмарок, запуск продукту чи бренду тощо. Яку дату обрано для його святкування, в якому місці чи приміщенні це відбудеться, який профіль відвідувачів, якщо будуть VIP-гості, ведучі чи спікери і, головне, який бюджет у нас і з яким яких спонсорів ми будемо розраховувати.


Позначте цілі

Дуже важливо, щоб цілі заходу були якісно та кількісно вимірюваними. На цьому етапі також важливо визначити робочі групи з їх функціями та координаторами.

Планування та виробництво

Логістика до подій - найважливіша частина. Від цієї фази залежать усі стадії розробки та подальші. Ви повинні організувати свій персонал, визначити та вибрати постачальників та підтримувати плавний зв’язок між усіма сторонами. Важливо знати, що логістика включає не лише освітлення, музику та всі ці елементи; Він також охоплює динаміку заходу: діяльність організаторів та підрядні послуги, такі як харчування, офіціанти, запрошення, прийом або акредитація, серед інших елементів.

Також важливо скласти логістичний план, який включає транспорт, сигналізацію та системи безпеки.

Дизайн графічного та рекламного матеріалу

Важливо заздалегідь виконати все оформлення матеріалів для фотографії, реклами, маркетингу та декорацій, які будуть використані. Постійне оновлення баз даних для надсилання запрошень - ще одне завдання, про яке слід подбати за тижні до події.


Монтаж

Цей етап включає збірку та розміщення обладнання, матеріалів, технологій, оздоблення, аудіо, відео тощо. що буде використано, а також група людей, які працюватимуть під час заходу.

Страта

У день події все повинно йти за планом: заходи повинні проводитися відповідно до встановленої дати та часу. Тут логістика не може знизити свою охорону, оскільки всі повинні бути напоготові про будь-яку непередбачувану подію, і будь-яка проблема, яка може виникнути, може бути швидко вирішена. Виконання самого заходу включає учасників та присутніх громадськості, які живуть та діляться різними запланованими заходами.

Кінець заходу

Закриття заходу також може закінчитися творчим та інноваційним способом, навіть з ефектним ефектом, як завершальний штрих до гарного планування та логістики.

Розбирання

Все обладнання демонтується, забираються матеріали та елементи, використані під час заходу. Необхідно забезпечити належну евакуацію, щоб уникнути пошкодження або аварій. Важливо провести остаточний огляд перед поставкою та поверненням обладнання та обладнання в тих самих умовах, в яких вони були отримані.


Фаза після події

Після закінчення заходу та в наступні дні необхідно оцінити результати, встановивши ступінь виконання поставлених цілей, а також виміряти прибутковість.

Цей етап включає підготовку звітів, оцінку, спогади про подію, анкети для учасників та гостей, виплати постачальникам та надсилання подяк персоналу та учасникам.

Усі ці етапи є частиною оптимальної логістики в організації заходу і допоможуть йому пройти за планом і досягти успіху.