Несвоєчасні зустрічі, виїзні конференції та дещо хаотичний графік стали звичними супутниками для більшості працівників. Як можна управляти витратами, пов’язаними з транспортом та добовими?

Зростаюча кількість працівників з робочих причин потребує подорожей у робочий час. Незважаючи на те, що всі компанії мають свої правила та протоколи контролю витрат, коли ми говоримо про ті, які виходять за межі офісу, наприклад, що стосуються транспорту та добових, процедура ускладнюється.
Іноді здається, що витрати, що генеруються поза офісом, неможливі ефективно контролювати, але не повинно бути так. Управління комерційними витратами повинно здійснюватися належним чином, від податкового режиму до контролю витрат.

податку

Види витрат на пробіг та добові

Перш за все, ми повинні розмежувати те, що називається витрати на пробіг та добові, також називають транспортними та прожитковими витратами. Давайте розглянемо розбивку на типи витрат, які підпадають під кожну категорію:

А. Пробіг (перевезення)

Щодо пробіг, ми маємо на увазі такі витрати, як:

  • Паливо (необхідне для багатьох професіоналів, оскільки це часті витрати і великий вплив)
  • Квитки на поїзд, літак або автобус
  • Ваучери на громадський транспорт
  • Мита
  • Рахунки за таксі
  • Технічне обслуговування транспортного засобу (або самого працівника, або забезпечення компанії)

Тобто всі г.локомоторні осли, створені працівником, який виїжджає за межі свого звичайного робочого місця для здійснення своєї трудової діяльності в іншому місці.
Штрафи за дорожній рух та паркування не розглядаються як витрати на пробіг, а також будь-який інший вид мобільності, який працівник виконує з ним поза робочим середовищем.

B. Дієти (перебування та обслуговування)

Щодо дієт, це поняття стосується витрати, пов’язані з перебуванням працівника подалі від робочого місця. Ми поділяємо витрати на проживання на 2 великі групи диференційованих витрат:

  • Витрати на проживання (ресторани та інші заклади гостинності)
  • Витрати на перебування (готелі або будь-який інший тип проживання).

У цьому виді витрат ми повинні виключити витрати, не пов'язані з трудовою діяльністю, а також тих витрат, які не є належним чином обґрунтованими для розвитку діяльності та схвалені компанією.

Які транспортні та прожиткові витрати звільняються від податку на прибуток?

Буде звільнено від оподаткування податком на доходи фізичних осіб надбавки та надбавки на витрати на відрядження, поки виконуються rвимоги, передбачені нормативними актами і чиї витрати належним чином акредитовані та обґрунтовані.
Допомоги на проїзд та надбавки складаються з:

1. Транспортні витрати

Вони будуть звільнені від податку на доходи фізичних осіб якщо переміщення відбувається поза межами звичайного місця роботи (не обов’язково за межами муніципалітету місця роботи), з професійних причин, обчислення витрат у громадському або приватному транспорті; в останньому випадку за ставкою 0,19 євро за кілометр.

2. Проживання та витрати на проживання

Податок на доходи фізичних осіб буде звільнений, якщо поїздки відбуватимуться до муніципалітету, крім звичайного місця роботи та звичайного проживання, і безперервний період менше 9 місяців.
Витрати на перебування не мають встановленого законодавчого обмеження, це буде виправдано рахунком-фактурою або еквівалентом, а витрати на утримання становитимуть максимум € 53,34/день або € 26,67/день залежно від того, чи це наполовину дієта, чи повноцінна дієта, на території Іспанії.
За кордоном ці суми становили б € 91,35/день та € 48,08/день, відповідно.

Клавіші для контролю пробігу та витрат на дієту

Це є важливим моментом для досягнення позитивного економічного балансу компанії, і для цього є деякі ключі, які ми повинні враховувати.

1. Визначте, який вид витрат покриватиме кожен професіонал

Після затвердження статті бюджету, яка буде розподілена на витрати на пробіг та добові, важливо визначити, в яких випадках і на скільки працівники зможуть здійснити витрати.

2. Ведіть облік переліку рахунків-фактур

Ви не тільки повинні запитувати та правильно заповнювати рахунки-фактури. Ми також повинні зробити особливий акцент на їх впорядкуванні та зберіганні. Контроль за цими документами суворо необхідний для постійного оновлення звітності.

3. Оцифрувати та автоматизувати процес

Існують зовнішні інструменти управління, які спрощують ці завдання та значно полегшують час, витрачений на них. Ефективність цих інструментів залежить від вашої здатності адаптуватися та запобігати шахрайству.

Усі вони мають однакові цілі: оптимізувати час, відведений на нагляд, заощадити гроші, інтегрувати системи, бути більш конкурентоспроможними та поліпшити робоче середовище. Все це дозволяє ефективно та гнучко керувати витратами, але в той же час твердо.