Якими б технологічними змінами чи інноваціями ми не займались у нашій компанії, одразу виникає питання: який вплив ці зміни матимуть на бюджет ІТ?.
Завдяки швидкому технологічному розвитку та більшій кількості цифрових функцій, ніж будь-коли раніше, можливості застосування нових технологій практично нескінченні. Оскільки задоволення потреб бізнес-користувачів покладає велике навантаження на ІТ-менеджерів, ймовірність помилкових рішень, що підвищують витрати в небо, значно зростає.
Мінда Цетлін, співробітник CIO.com, запитала головних ІТ-фахівців, які, на їх думку, є найпоширенішими помилками при плануванні бюджету на ІТ.
Перехід до хмари без адаптації
- Я зустрічаю багато людей, які вважають, що хмара з часом коштує дорожче, ніж внутрішня інфраструктура. Перехід на хмару сам по собі не є стратегією оптимізації витрат, але він може бути його частиною, сказав Джеймс Андерсон, директор та аналітик Gartner. - Багато організацій переходять до хмари через вигоди, які виходять за рамки економії коштів, або дотримуючись стратегії “первинної хмари”. Однак експерти стверджують, що якщо ми переходимо до хмари, щоб скоротити витрати, нам слід ретельно продумати, як.
- Якщо я традиційний ІТ-оператор, видається доцільним перенести всі сервери в хмару, але такий підхід, швидше за все, буде коштувати дорожче, ніж перебування в центрі обробки даних, оскільки він не використовує переваги хмарних операцій були винайдені для, тобто потреби у ресурсах. За словами Марка Самі, віце-президента з цифрової трансформації в SPR. - Однак, якщо все зробити добре, створення середовища інфраструктури як послуги (IaaS) може допомогти зменшити витрати та покращити доступність, особливо коли наші потреби в потужності сильно відрізняються.
Однак тут є невеличка нерівність. Для більшості організацій використання масштабованості хмарної інфраструктури означає зміну програм.
- Наприклад, у центрі обробки даних ми платимо за шість процесорів за будь-яких умов, тоді як у хмарі ми маємо можливість масштабувати вгору та вниз, але, мабуть, у нас немає власної експертизи, щоб точно це налаштувати, каже Майкл Кантор, ІТ-директор Park Place Technologies для обслуговування апаратного забезпечення центрів обробки даних.
Перехід на SaaS без планування
Часто має сенс перейти на використання програмного забезпечення як сервісних програм (SaaS), ніж переходити до хмари. Крім того, постачальники програмного забезпечення постійно пропонують більше функцій у версії програм SaaS своїх програм, ніж у ліцензованій версії, і клієнти SaaS частіше отримують функціональні оновлення та оновлення виправлень.
Однак питання в тому, чи коштують додатки SaaS дешевше, ніж ліцензійні версії? - Це залежить від того, куди ми дивимось. Якщо раніше п'ять серверів контролювали мережеві інженери, вони більше не будуть потрібні після переходу в хмару, але ця вартість, очевидно, була включена в плату за використання хмари. Однак я не мушу керувати цими людьми. Я не впевнена, яке рішення дешевше », - підкреслює Івонн Скотт, головний інформаційний директор Crove з питань бухгалтерського обліку та консалтингу. У будь-якому випадку, SaaS може призвести до значної економії для менших компаній з дуже невеликим ІТ-персоналом, додає він.
Ще одна відмінність між SaaS та ліцензійним програмним забезпеченням полягає в тому, що щомісячна плата за підписку може враховуватися як операційні витрати, а не як вартість капіталу.
Щоб утримати витрати на SaaS на контролі, бажано добре подумати, який договір ми укладаємо з постачальником послуг, радять експерти. - Важливо звести потенціал зростання цін до мінімуму. Дуже добре, якщо вони не підвищують ціни протягом двох-трьох років. Навіть добре, якщо підвищення цін буде прив’язане до 2-3% або індексу споживчих цін протягом декількох років, радить Бред Уайтхолл, ІТ-директор багатонаціонального уніформеного постачальника UniFirst. "Також варто пояснити, що станеться, якщо ми вирішимо піти". Скільки коштує отримання наших даних і скільки часу потрібно для їх отримання? Звичайно, при використанні конструкції SaaS припинення означає, що ми більше не зможемо використовувати програмне забезпечення, це також слід враховувати при плануванні.
Тіньова інформатика без дозволу
Сьогодні ІТ-менеджерам важко відстежувати та контролювати всі витрати на технології, коли працівники підписуються на програми SaaS за допомогою власних кредитних карток, а постачальники шукають бізнес-користувачів безпосередньо в обхід ІТ-відділу. Усі опитані ІТ-інтерв'ю визнавали, що в компанії існує певний ступінь тіньових обчислень. У той же час вони роблять все можливе, щоб зберегти контроль, в тому числі пропонуючи альтернативні рішення для заміни продуктів, придбаних працівниками.
За словами Кантора, незалежно від того, чи включається певний товар чи послуга до бюджету ІТ, відповідальність ІТ-директора полягає в тому, щоб доставити гроші в потрібне місце в потрібний час. Існує ряд інструментів моніторингу, за допомогою яких можна визначити, куди спрямовується мережевий трафік, наприклад, несанкціоноване використання AWS.
Однак найефективніший спосіб приборкати тіньові ІТ - це для співробітників ІТ-директорів співпрацювати з іншими підрозділами та керівниками підприємств, щоб гарантувати, що вони надаватимуть або принаймні підтримуватимуть інструменти для задоволення потреб користувачів.
- Ми співпрацюємо з фінансовим відділом, щоб вони відмовляли працівникам, які хочуть витратити на щось, що суперечить внутрішнім правилам », - повідомляє Скотт про практику у своїй фірмі. "Однак кожен може сказати нам, що йому потрібно". Ми говоримо їм, що будемо використовувати цей продукт, якщо він вас не влаштовує, поверніться та скажіть нам. У 99 відсотках випадків з нами не зв’язуються, додає фахівець.
Оновлення без плагінів
Здається, легко позбутися всього, що не додає вартості нашій компанії, але для більшості керівників ІТ це найбільший виклик. Тим не менше, за одностайною думкою опитаних ІТ-директорів, постійне впорядкування, консолідація та звільнення ІТ-середовища від нецінових компонентів - це боротьба, за яку, безумовно, варто боротися.
Некомерційна організація Sentara Healthcare, яка управляє 12 лікарнями та 300 центрами медичного обслуговування, вирішила скоротити витрати на технології на 20 відсотків і повністю перенести ІТ-інфраструктуру в хмару за два роки, повідомляє Michael Reagin CIO. Ще однією масштабною ініціативою є спрощення портфеля заявок компанії. На початку проекту у Sentara було 1600 заявок, які зараз утримуються за 1000, з кінцевою метою 800.
- Ми задали питання: чи є додаток в іншій системі, який може виконати 80 відсотків цього завдання? Немає сенсу використовувати багато програм, тому від них варто позбутися, переселяючи інших », - знайомить Реагін зі своїм способом роботи. Секрет полягає у регулярному задаванні цього питання, оскільки постачальники програмного забезпечення постійно додають до своїх продуктів нові функції, які раніше впроваджувались із зовнішніми плагінами. Наприклад, у компанії Sentara система медичної документації включала 100 додаткових додатків, коли ІТ-спеціалісти розглядали її як частину проекту, що не відповідає вимогам.
- П'ять, шість, сім років тому ці функції були недоступні в базовій системі, але зараз вони є частиною програмного забезпечення, тому 70 доданих додатків більше не потрібні, повідомляє Reagin. Професіонал також намагатиметься змусити користувачів відмовитися від своїх улюблених старих програм. Він каже, що якщо ми купуємо програмне забезпечення, ми позбавляємося принаймні від двох старих. У більшості випадків цей метод призводить до результатів.