Ця стаття стосується завдань асистента проекту загалом.
Керівник проекту відповідає за досягнення цілей, термінів та витрат. Однак крім цього, іноді керівники проектів проводять набагато більше часу з адміністрацією, ніж з управлінням проектами.
Є хороші та деякі погані новини. Ролі помічника керівника проекту змінюються, але ви можете перекваліфікуватися і в себе. Якщо ви вивчаєте щось нове, існує два варіанти, які кожен може продовжити.
Давайте залишатимемося завданнями асистента проекту у першому турі! Після цього ми переходимо до більш захоплюючої, нової роботи.
Асистент проекту допомагає зняти тягар з плечей керівника, керівника проекту, а асистент проекту знаходиться на кораблі з самого початку.
Він підтримував керівника проекту під час планування проекту з самого початку проекту. Ви знаєте, хто ви в проекті.
Спілкується
Спілкування - одне з основних завдань асистента проекту із зацікавленими сторонами. А в разі необхідності він також виконує функції представника, повідомляючи та інформуючи зацікавлені сторони про рішення керівника проекту.
Збирати інформацію
Він збирає інформацію по телефону, електронною поштою або навіть особисто та узагальнює її для керівника проекту.
Яфільтрує інформацію
Те, що збирає інформацію, може також відфільтрувати те, що потрібно PM та те, що потрібно зацікавленим сторонам. Коли прем'єр-міністр переглядає ваші електронні листи, менш важливі вже відфільтровано.
При необхідності визначте пріоритет завдання
Відфільтрувавши потрібну інформацію, ви можете оцінити, наскільки важливо, хто це робити. Про що він не знає і не може вирішити, він просить прем'єр-міністра про допомогу.
Він передає інформацію
Якщо електронний лист надходить від асистента проекту, всі знають, що це може бути щось важливе, і подивіться, що це може бути. Багато разів важливе нагадування або нова інформація про проект.
Це мені нагадує
Як я вже писав раніше, це нагадує як прем'єр-міністру, так і зацікавленим сторонам. Ви добре знайомі з функцією нагадування електронною поштою.
Він бачить проект
Іноді ви знаєте більше про ІТ-системи та системи папок, де зберігаються важливі документи проекту, ніж інші члени команди. Наприклад, ви добре знаєте, де знаходиться план комунікації проекту (якщо такий є).
Документ
Він зберігає дані на спільному диску і може їх отримати миттєво.
Він також виконує проектний контроль
За потреби виконайте виписку, перевірте ресурси. Це вказує на час, коли в проекті починають закінчуватися ресурси.
Дуже нова та захоплююча можливість! Стати майстром Scrum!
Може, ти робиш щось нове? Ви чули про гнучку методологію? Чи знаєте ви, що таке Scrum Master? Якщо ні, ви можете прочитати про це тут, але я підсумую це у кількох реченнях.
Вам потрібно бути готовим, тому що, як це вже траплялося багато разів, будь-яка компанія може вибрати працювати гнучкими з завтрашнього дня. Будьте готові теж! Тренуйся!
Він був широко поширений в ІТ-галузі, але вже використовується в інших галузях, таких як маркетинг.
Завдання в двох словах:
1. Сприяє, тобто займається організацією та управлінням зборами. Він не веде дискусії професійно, але надає кожному можливість висловитись, приблизно. це як арбітр на футбольному матчі.
2. Усуває перешкоди, намагається тримати їх у руці, щоб команда могла працювати.
3. Нагадує та розвиває команду для роботи відповідно до маніфесту спритності.
Для цієї ролі асистента важлива особистість. Також потрібні професійні знання, але спеціалізація відпадає. Досить зрозуміти, що відбувається, і проглянути ситуацію.
Якщо ви хочете дізнатись більше про гнучку методологію, ви можете прочитати тут!
Якщо ви були асистентом, але вам не подобається завдання Scrum Master, тому що ви віддаєте перевагу роботі вдома, станьте віртуальним асистентом проекту! Але все, що я можу вам сказати, це те, що ви, як Scrum Master, можете взяти додому гарну зарплату!
Коли вони наймають віртуального помічника?
У випадку МСП це може бути чудовим варіантом, якщо компанія не може або не бажає найняти колегу на постійну роботу, але час від часу їй потрібна допомога для виконання адміністративних завдань.
Що робить віртуальний помічник?
Це людина, яка працює вдома на власному комп’ютері. Насправді це може зробити той, хто раніше виконував обов’язки помічника, оскільки він або вона знає, чого очікує менеджер. У хорошому випадку він має багаторічний досвід.
Завдання можуть бути схожими на роботу в офісі. Він організовує зустрічі, робить презентації та доповіді. Важливим є те, що віртуальний асистент виділяє свій час на себе, і він/вона відповідає за те, щоб все працювало. Якщо ваш комп’ютер виходить з ладу, вам потрібно його виправити.
Перш ніж хтось увійде в це, важливо оцінити свої знання та наскільки великий попит на віртуальних помічників у сучасних ринкових умовах. Не випадково, що в деяких випадках він, як підприємець, виконує свої обов'язки.
Резюме
Асистент проекту відіграє важливу роль в управлінні проектами.
Це підвищує ефективність і допомагає запобігти вигорянню ПМ серед багатьох завдань.
Організація, адміністрування та контроль - основні завдання асистента проекту. Однак, як бачите, є й інші альтернативи.