У цьому відео-уроці я покажу вам 5 корисних порад щоб ми могли знизити версію файлів Excel. Ви також навчитеся розуміти причини того, чому файл Excel він може збільшуватися в розмірах, навіть коли немає, мабуть, виправдання. Я покажу вам, як вирішити цю проблему:
Дивіться відео ЯК ЗМЕНШИТИ РОЗМІР, ЩОБ ВДОБИТИ ФАЙЛИ - 5 ТРИК!
Хитрість 1. Сховати розділові лінії замість кольору на весь аркуш
Однією з дій, яку найбільше виконують користувачі, є прикидання цього приховати розділові лінії аркуша Excel полягає у нанесенні білого кольору на весь аркуш. Це, крім поганої практики, призводить до збільшення розміру файлу.
Замість того, щоб наносити колір фону на весь аркуш, ми переходимо на вкладку Перегляд і деактивація лінії поділу.
Фігура 1. Приховати лінії сітки в Excel.
Порада 2. Скиньте діапазон, що використовується
Тема Поточний діапазон або Активний діапазон Він широко використовується, особливо коли ми розвиваємось макроси. І що це означає? Я наведу вам приклад: у вас є файл Excel, де ви використовували велику кількість рядків і стовпців. Є люди, які форматують тисячі рядків, хоча вони порожні. Якщо ви використовуєте комбінацію клавіш Control + End, буде активовано останню використовувану комірку. Якщо наприклад, у вас є дані до рядка 100, але остання використовувана комірка знаходиться в рядку 2000, це означає, що у вас є 1900 рядків без даних, але Займаючи простір у вашому файлі Excel.
Одним із рішень є видалення всіх рядків і стовпців без даних. Іншим рішенням є використання Надбудова EXCELeINFO Для цього завдання. Переходимо на вкладку надбудови EXCELeINFO > Таблиці> Видалити порожні рядки або стовпці, а потім Скинути останню комірку Excel.
Малюнок 2. Скиньте останню комірку та видаліть порожні рядки та стовпці в Excel.
Хитрість 3. Уникайте надмірних форматів клітин
Я знаю, що ви любите використовувати безліч кольорів у своїх файлах. Але дозвольте сказати, що файл із кількома кольорами є сьогодні, прості файли з мінімалістичним дизайном, орієнтовані на те, щоб показати лише те, що необхідно замість перевантажених форматів.
Хитрість 4. Надлишок стилів комірок
Повертаючись до теми форматів Excel, трапляється, що коли файл використовується кількома людьми, чи є ним спільний доступ локальна мережа LAN або вона постійно передається поштою, кожен ПК має різні стилі комірок, і вони змішані. Вищезазначеного слід уникати якомога більше, і я наполягаю на наявності файлу з декількома форматами та кращих простих, але функціональних конструкцій.
Малюнок 3. Стилі комірок в Excel.
Хитрість 5. Видаліть зображення та об’єкти, які не видно в електронній таблиці Excel.
В останні дні вони запитували мене, чому файл Excel був дуже важким, якщо даних було мало, а аркушів мало. Перше, що я зробив, це перевірив попередні 4 кроки, щоб переконатись у відсутності поганих практик. Нічого не знайшовши, мені спало на думку шукати в архівних зображеннях. Я дізнався, що файл мав багато фотографій або предметів.
І як я це зробив? Я натиснув клавішу F5 а потім я вибрав зображення з архіву. Процес був повільним, оскільки виявляється, що файл зробив мав багато графічних об’єктів.
Малюнок 4. Ми виявили багато зображень, які спричиняють збільшення розміру файлу Excel.
У цьому випадку ми можемо просто натиснути клавішу Delete і видалити зображення або предмети. Ви також можете використовувати Надбудова EXCELeINFO> Об'єкти> Видаліть усі фігури та об'єкти з активного аркуша. Тільки на одному аркуші Вилучено 2849 об’єктів, які могли бути вставлені під час копіювання значень з веб-сторінки.
Малюнок 5. Видаліть зображення, предмети та фігури, щоб зменшити розмір файлу Excel.
Завантажте файл для тестування
Якщо вам сподобався цей підручник, зареєструйтесь у нашому списку розсилки та підпишіться на наш канал YouTube, щоб завжди бути в курсі того, що нового ми публікуємо.