"Дорослість надсилає електронні листи" Вибачте за вашу пізню відповідь! "Тут і там, поки хтось з вас не помре", - написала письменниця Марісса Міллер у своєму твіттері у лютому минулого року. Цей допис сподобався людям. Насправді це сподобалось понад 41 000 людям, і більше 27 000 людей передали його. Нещодавно Міллер сказала мені, що вона все ще отримує майже 100 повідомлень щодня від людей, які відгукувались на цю ідею протягом 14 місяців. Автор спочатку помістив його в папку у своїх чернетках, бо вважала, що вона «занадто смілива».
Я думав про цей твіт, коли читав есе з (на мою думку) непереборною назвою: "Ви хочете, щоб вас знали своїм стилем написання чи швидкістю, коли відповідаєте на електронні листи?" І тоді я зрозумів. У своїй роботі, опублікованій інтернет-літературним журналом «Катапульт», автор Меліса Фебос описує багато різних способів, якими поведінка електронної пошти погіршує наше життя. Цей нарис обширний, але мою увагу привернуло таке речення: "Припиніть вибачення за те, що зайняв деякий час, перш ніж відповісти на електронне повідомлення".
Фото ілюстрації: Pixabay.com
Скільки разів ви писали варіант цього речення - "Вибачте за затримку відповіді!" - Правда сьогодні? Я писав це двічі: перший раз - це відповідь на електронне повідомлення, надіслане вчора вдень, а вдруге - відповідь на повідомлення, надіслане два дні тому. Фебосова ввічливо просить нас бути поруч, ти і я, вони негайно зупинились. "Ви ускладнюєте всіх нас (і, отже, і вас самих), тому що підтримуєте все прийнятіші очікування негайної реакції", - пише він. "Здається, тиждень - це час, який ми можемо вважати розумним. Або довше ". На цьому я зупинився. У моїй поштовій скриньці є електронні листи, які не вимагають негайної відповіді, але вимагають принаймні дуже швидкого підтвердження, інакше не було б ділових зустрічей, а самозайняті люди не отримували б грошей за свою роботу. Не завжди легко вирішити, які повідомлення мені потрібно негайно обробити, а які вони можуть почекати день-два.
І це, на мій погляд, фіксує справжню проблему з відповідями на електронні листи: Коли ... вам слід відповісти? Іноді люди чітко і чітко пишуть, що хочуть відповісти сьогодні, до кінця тижня або до встановленої дати. Але це трапляється не так часто, як слід, і цей незрозумілий факт вводить поведінку в нашу економіку, каже поведінковий економіст Ден Арілі. "Коли ми пишемо електронне повідомлення, ми не завжди переконливіше висловлюємо свої вимоги", - сказав нещодавно Аріелі в подкасті "Ігровий план" Bloomberg. І тому він намагався це змінити. Якщо ви зараз надішлете Ariely електронний лист (за її підрахунками, вона отримує близько 300 електронних листів на день), ви отримаєте форму миттєвої відповіді з проханням вказати деталі вашої заяви, включаючи одну дуже важливу, але часто пропущену деталь: Коли вам потрібна відповідь?
Оскільки частина проблеми з електронною поштою, як нещодавно зазначив Джо Пінськер у журналі The Atlantic, полягає в тому, що ви можете відчути потребу негайно відповісти на електронне повідомлення; Одне дослідження показало, що люди в середньому відповісти на повідомлення електронною поштою (сповіщення) протягом шести секунд. Але скільки людей, які надсилають вам електронний лист, насправді очікують негайної відповіді? У згаданому підкасті Bloomberg Аріелі попросила своїх двох гостей підрахувати, скільки людей, які заповнили його електронну форму, вимагали негайної відповіді. "Десять відсотків", - здогадався перший. "Зараз я повинен його збільшити - на 35 відсотків", - говорить інший. Правильна відповідь: лише 2 відсотки.
"З електронними листами ми завжди поводимось так, ніби поспішаємо", - продовжив Аріелі. “Між ярликом електронного листа важливо a терміново є величезна різниця. Наступні слова не виражають ніякої неповаги до моєї матері, але все, що він мені пише, є важливим - жодне з них ніколи не є терміновим ".
Терміново, гостро або терміново Це може бути телефонний дзвінок, але, звичайно, не електронна пошта. Якщо щось є терміновим, тоді воно обов’язково вимагає впровадження або (більш-менш) швидкого рішення, швидкого втручання, наприклад, вам потрібно вжити певних заходів, що усувають виникаючу або заподіяну шкоду. Важливо це щось велике значення, велика серйозність, але воно не вимагає швидкої або навіть негайної діяльності. Це можуть бути, наприклад, суттєві зміни в житті, відхід основного клієнта з робочого місця, припинення діяльності або різні повідомлення про оплату.
У цьому подкасті Аріе торкнулася теми втрати часу та талантів так само, як це зробив Фебос у своєму есе: Наприклад, ви думаєте про те, як написати книгу. ... Щойно надійшов електронний лист із запитанням: “Що має перевагу? Книга чи електронна пошта? " Існує прекрасний термін структурована перенесення завдань (структурована прокримінація). Відчуття, що ми прогресуємо, незважаючи на те, що насправді ми складаємо лише довгі списки завдань, які ми поступово видаляємо, або видаляємо електронні листи, які нам не повинен був надсилати спочатку ніхто. Але це дає нам відчуття прогресу. Оскільки написання книги не дає вам однакового відчуття прогресу, тому що ви цілими днями намагаєтесь пояснити тему, і якщо наприкінці дня з’ясуєте, що не зробили хорошої роботи, завтра треба починати спочатку. Ми отримуємо відчуття прогресу з усіх цих електронних листів, списків справ та подібних речей - але це не справжній прогрес. Я хочу сказати, скільки людей помре із щасливим знанням того, що їм вдалося досягти "нульової скриньки", порожньої скриньки 721 день у житті?
Або, як коротко зазначив Фебос: "Електронна адреса не націлена."
Нова програма Фільтр, яку Аріе допоміг розробити, технічно може допомогти вам керувати поділом повідомлень на термінові та важливі. Ця програма дозволяє своїм користувачам призначати різний рівень актуальності кожному контакту в адресній книзі. Ви можете налаштувати його для негайного показу електронних листів від начальника, друзів чи партнера, тоді як нотатки з нижчим пріоритетом залишаються прихованими на потім. На жаль, це майже непридатне для мене, оскільки я давно видалив поштову програму зі свого телефону, і тому фільтр на моєму робочому столі не працює. Отже, для нас, не технічно досвідчених людей, я хотів би зробити пропозицію - ні, два запити: Під час надсилання електронного листа починайте писати рядок із поясненнями одержувачу коли (якщо взагалі?) потрібна відповідь. А коли відповідаєте на електронний лист, в якому не вказано час відповіді, або скористайтеся найкращим судженням, або швидко дайте відповідь і запитайте. Не потрібно вибачатися за це.