Підпишіться, щоб отримувати пропозиції!

Ви готуєте ділову конвенцію? Ми пропонуємо 8 кроків для успіху.

28,2% заходів, проведених у 2013 році, були конвенціями, це останні дані про сектор, надані Бюро конвенцій Іспанії (SPB). Але що саме таке конвенція? Це приватна зустріч, організована компанією і спрямована на створення бізнесу. Учасниками є власні працівники компанії, і тривалість такого виду ділових заходів зазвичай становить у середньому два дні.

Конвенції можуть мати різні цілі залежно від цілей компанії-організатора. Дуже важливо визначити їх для успішного проведення корпоративного заходу. Якщо ви перебуваєте в процесі організації одного або декількох конгресів, вам слід прочитати наступні кроки, щоб досягти успіху у своїй події.

слід

1. Визначте цілі та завдання: Чого я хочу досягти цією подією? Це питання, яке має поставити кожна компанія, яка збирається організувати конгрес. Встановлення мети або цілей, які, як очікується, будуть досягнуті за допомогою акту, є позитивним для складання наступної дорожньої карти, щоб це стало можливим. Деякі з найпоширеніших цілей на конгресах - це повідомлення відповідних новин про корпорацію, навчання та передача ідей або професійна мотивація до співробітників.

2. Встановіть тему: З чіткими цілями буде визначена тема конвенції, яка допоможе нам досягти цих цілей. Теми можуть бути найрізноманітнішими, і, звичайно, вони будуть позначені цілями. Наприклад, якщо метою конвенції є збільшення продажів компанії, теми, що обговорюватимуться, можуть бути пов'язані з новими способами продажу.

3. Визначте бюджет: Коли цілі та тема зрозумілі, потрібно буде визначити бюджет заходу. За повідомленням Meeting Professionals International бюджети на заходи в наступному році збільшаться між 1% і 5%. Бюджет важливий для того, щоб мати його перед тим, як приступити до роботи з заходом, оскільки саме він буде відзначати всю організацію цього заходу.

4. Встановіть дату: День конгресу важливіший, ніж здається. Потрібно уникати, щоб він збігався з результатами інших компаній, які можуть применшити вашу подію. Також шукайте дату, яка підходить для робітників. Наприклад, п’ятниця не є вдалим днем, оскільки це кінець тижня, і працівники зосереджені на вихідних. Бажано святкувати його у вівторок і четвер.

5. Сплануйте організацію: Щоб захід був успішним, потрібно буде скрупульозно організувати вчинок. Тим компаніям, які ніколи не організовували конгресів, рекомендується звернутися до професіонала чи агентства з організації заходів. Тож вони можуть бути спокійними, оскільки залишають свій корпоративний акт у руках професіоналів, що мають досвід у цій галузі.

6. Пошук спікерів та гостей: Конвенції, крім того, що вони є форумом для директорів корпорації, щоб висловити свою думку перед своїми працівниками, є хорошим каналом для передачі певних цінностей працівникам. Наприклад, ви можете шукати тренера, який працює над мотивацією співробітників, або відповідального за тематичне дослідження, пов’язане із сектором діяльності компанії, який пояснює їх історію успіху та передає ентузіазм тим, що вони роблять.

7. Повідомте та розрекламуйте подію: Хоча конвенції мають діловий характер, і безпосередніми одержувачами яких є працівники, завжди вигідно повідомляти про подію та оприлюднювати її. Це покращить зовнішній імідж компанії, передаючи повідомлення про сучасність та відданість працівникам. Спілкування може здійснюватися кількома способами. На форумі найкраще розповсюджувати прес-релізи для ЗМІ; в той час як в Інтернеті він може передаватися через корпоративний блог та профілі в соціальних мережах.

8. Призначте місце: Місце, де повинен відбутися конгрес, також відіграє важливу роль. Якщо це триватиме кілька днів, найкраще взяти його в готелі, щоб присутні могли залишитися там же, де і захід. Готелі мають багато переваг перед іншими майданчиками, наприклад, зручність мати все в одному місці і тим самим уникати поїздок, можливість поєднувати роботу з відпочинком за допомогою готельних ресурсів та можливість організації кейтерингу або буфету для учасників, що завжди є важливий стимул.

У всіх готелях групи AR Hotels & Resorts ми маємо спеціальний сервіс для проведення конгресів та інвенторів із багатьма перевагами, наприклад, номери місткістю до 900 осіб, новітні технології в обладнанні та адаптоване обслуговування громадського харчування.