Збалансування бюджету подій є однією з головних проблем, з якими стикаються планувальники, і корінь більшості грошових проблем можна простежити на початкових етапах обговорення.

Завжди краще починати розробляти захід, виходячи з обсягу наявних фінансових ресурсів, а не навпаки.

Інформація нижче допоможе вам оцінити витрати та визначити сфери, де ви можете їх скоротити.

Схема витрат на планування подій

Витрати можуть надходити з широкого кола джерел, як тільки ви задумаєтесь про всі компоненти, пов’язані з постановкою функції.

Найбільш очевидними є витрати на реставрацію та оренду приміщень, але список звідти лише зростає. Річ у тім, що ігнорування навіть однієї категорії витрат може мати катастрофічний вплив на витрати на людину.

Натисніть тут для повного переліку витрат на проведення заходів.

заходів

Запитання, які слід задавати вашим клієнтам

Як організатор подій, ваша роль полягає у наданні експертної допомоги як у координації, так і у фінансовому управлінні заходом.

Майте на увазі, що ваші клієнти мріють про досконалість, і це може легко затьмарити ваше судження про те, що можливо з фінансової точки зору.

Час подолати розрив між вашим бюджетом та вашими очікуваннями є з самого початку. Багато разів це просто, як задати правильні запитання та написати бюджет під час першої зустрічі.

Нижче наведено 5 ключових питань, які повинні задати планувальники перед складанням договору для свого клієнта.

1- Яка прогнозована дата та місце проведення вашої події?

Це, мабуть, найосновніше питання, але важливо, щоб ваш клієнт надав пряму відповідь. Це може бути поганим знаком, якщо ви відчуваєте багато нерішучості або конфлікту з цією темою.

Зараз, звичайно, деяким клієнтам знадобиться ваша допомога у виборі місця, але вони дійсно повинні мати на увазі принаймні пару місць.

Ви можете витратити значну кількість часу в торгових центрах і витратите ще більше, якщо клієнт не уявляє, чого він хоче.

2- Скільки гостей відвідає захід?

Різниця у вартості між 200 та 500 учасниками є величезною, тому, якщо перспектива дає вам широкий підрахунок, вони, ймовірно, не проводили жодних досліджень щодо витрат.

У цьому випадку слід негайно перейти до наступного запитання у списку.

3- Який ваш бюджет на людину?

Ми вважаємо за краще проводити запит щодо бюджету "на особу", оскільки він дає кращу уяву про те, як клієнт думає про подію.

Відповіді із загальними цифрами, такими як 5000 або 20 000 євро, дуже далекі від досвіду гостей.

Незалежно від числа, яке ваш клієнт використовує для представлення свого бюджету, вам потрібно розбити його на ставку на особу, щоб ви обоє могли побачити, з чим вам насправді доведеться працювати.

4- Що є 3 важливими елементами для вашої події?

Дізнавшись більше про бюджет, настав час визначити, чи достатній він для задоволення очікувань вашого клієнта.

Потрібні люди можуть створити велику перешкоду в певних ситуаціях. Уявіть, що ваш клієнт хоче, щоб певна знаменитість виступила на їхньому заході, але вони навіть не уявляють, скільки це буде коштувати або якщо ця людина навіть доступна.

Ось такі типи питань вам потрібно вирішити спочатку, і ви не завжди можете довіряти замовнику їх вирішення.

5- Які 3 речі ви не хочете у своєму заході?

Хоча дуже схоже на попереднє питання, додавання негативного відтінку може додати значущу інформацію планувальнику.

Скажімо, наприклад, що клієнт категорично проти подавання курки на вечерю. Одним із наслідків цього може стати збільшення витрат на їжу. Без курки як варіанту вам доведеться розглянути яловичину або рибу, які, як правило, дорожчі.

Розуміння того, як "відсутність списку" впливає на загальну картину, є критично важливим вмінням оцінювати сумісність із клієнтами.

Ці 5 простих питань планування подій розкажуть вам багато про вашого клієнта, перш ніж ви погодитесь працювати разом.

І незважаючи на те, що нові перспективи мають важливе значення для вашого івент-бізнесу, неправильний тип клієнтів споживатиме всі ваші ресурси та коштуватиме вам грошей у довгостроковій перспективі.

Створіть базовий бюджет подій

Коли у вас є бачення події та оцінка того, з якою кількістю грошей вам доведеться працювати, нарешті настав час структурувати бюджет.

Як планувальник заходів, дотримання бюджету вашого клієнта є ключовим. І для цього вам потрібен детальний бюджет подій, який ви та ваш клієнт узгоджуєте.

Незалежно від того, хто ви новачок у плануванні заходів або досвідчений професіонал, дотримання бюджету подій допоможе вам бути організованими та підготовленими до будь-яких запитів клієнтів, а також уникнути надмірного бюджетування.

Для базової події, наприклад, семінару чи вечері, ви можете скористатися програмою Excel чи іншими табличними програмами, які можуть бути корисними.

Угорі перелічіть наступні чотири категорії:

  • Елемент (елементи)
  • Прогнозовані витрати
  • Фактичні витрати
  • Деталі

Потім класифікуйте та відстежуйте кожну з статей витрат.

Керуйте бюджетом подій

1- Відстежуйте витрати на оренду сайту. Плануючи саму подію та зустрічаючись із менеджером з продажу місць, слідкуйте за всіма прогнозованими ставками оренди події та функціонального простору, ведення домашнього господарства, обробки багажу та пов’язаних витрат.

2- Оцініть витрати на харчування. Сюди входять всі збори за їжу та напої, включаючи підказки, які можуть становити до 30%.

3- Документи за транспорт. Це включає тренери, трансфери подій та будь-які пов'язані з цим витрати.

4- Додайте витрати на прикраси. Більшість заходів включають витрати на прикраси, такі як центральні елементи, квіти, оренда наметів тощо. Тут перераховані ці витрати.

5- Документи за розваги та плату за обладнання. Загальні витрати в цій категорії включають аудіо/відео обладнання, але це також гарне місце, щоб перерахувати плату за оратори або якщо ви наймаєте артистів.

6- Підсумуйте витрати на друк. Насправді багаторазові збори за дрібні предмети об'єднуються, створюючи більший елемент витрат. Сюди входять запрошення, посвідчення особи, брошури програм, вивіски подій та банери.

7- Лінія подарункових предметів. Загальна порада події - ніколи не дозволяти гостю піти з порожніми руками. Тож, який би подарунок ви не подарували, будь-ласка, відстежуйте вартість окремо; Ви здивуєтесь, скільки можуть коштувати ці предмети.

8- Визначте витрати на діяльність. Якщо ваша подія включає такі заходи, як гольф, теніс, спа, рафтинг, їзда на велосипеді чи інші заходи, ви хочете вказати вартість цих зборів окремо. Подумайте про підсумовування загальної вартості електронної таблиці та додавання розбивки.

9 - Опублікувати інші витрати. Якщо витрати не входять до жодної з вищезазначених категорій, додайте їх тут як додаткові витрати.

10 - Визначте категорію як резервний фонд. Залежно від розміру або складності події, ви можете отримати тут до 20% бюджету. Незважаючи на найкраще планування, ваші витрати перевищать заплановані плани із витратами, які ви ніколи не врахуєте. Це дозволить вам не витрачати свій бюджет щоразу.

11 - Підсумуйте прогнозовані витрати. Складаючи графік подій, ви будете мати хороші прогнози загальних витрат. Цією інформацією ви поділитесь із клієнтом події, щоб переконатися, що вони знають про бюджет заходу, щоб згодом не було сюрпризів.

12 - Підсумуйте фактичні витрати. Це відбувається після завершення події. Проміжна сума рахунків-фактур у 10 категоріях вище та документує фактичний бюджет. Якщо це надзвичайно сприятливо, визначте фактичну та фактичну економію бюджету. прогнозований бюджет, демонструючи вартість, яку він приніс.

Плата за організацію заходів

Незалежно від того, починаєте ви бізнес чи бізнес із планування соціальних заходів, або поєднання обох; кожен, хто розглядає власну справу, повинен турбуватися про встановлення справедливої ​​плати за свої послуги. Важливо знати, як платити за свої послуги.

На жаль, відповідь не проста. Декілька факторів впливають на визначення тарифу, включаючи операційні витрати на планування заходів, зарплату та прибуток.

Звичайно, вам потрібно включити ваші збори за планування до бюджету, і це може бути делікатною темою для деяких.

Планувальники заходів мають кілька способів стягнення плати за наші послуги, починаючи від прямих зборів і закінчуючи процентними комісіями.

Зрештою, мова йде про пошук середньої точки зору, де обидві сторони можуть домовитись. Переконайтеся, що структура вашої плати задокументована у контракті та включена як витрата до всіх проектів бюджетів.

Реальність така: ставки варіюються залежно від того, де працює ваш бізнес, типів проектів, які ви берете, і того, що ринок готовий заплатити.

Це також залежить від вашого цільового ринку. Тобто ваш клієнт буде мати на увазі цільовий бюджет, а ваші послуги повинні бути конкурентоспроможними в межах цих параметрів.

Способи організаторів заходів структурують їх гонорари

Однак, якщо ви хочете розпочати бізнес неповний робочий день або навіть повний робочий день, існує приблизно 5 способів структурувати плату за події та вказати ваші збори своїм клієнтам:

  • Фіксована плата за проект
  • Відсоток витрат
  • Погодинна ставка
  • Відсоток витрат плюс погодинна ставка
  • Комісійні ставки

Скоротіть витрати на події

Ви рідко будете працювати на заході, який має необмежений бюджет. Дуже ймовірно, що ви досягнете точки в процесі планування, коли потрібно приймати рішення щодо зменшення витрат.

Тут досвідчений планувальник подій може по-справжньому засвітитись, допомагаючи своїм клієнтам.

Мета - визначити, які варіанти справляють найбільше враження на відвідувачів. Наприклад, чи варто витрачати менше на центральні деталі, щоб десерт не був вишуканим?

У деяких випадках планувальник може пройти через витрати та переукласти або зменшити області, де учасники ніколи цього не помітять.

Поради та інструкції щодо харчування

Оскільки їжа та напої становлять одну з найбільших витрат при плануванні заходів, це також чудова категорія, на яку націлено зниження витрат.

Майже у всіх меню подій є очевидний елемент відходів, який можна нешкідливо видалити, щоб звільнити кошти на інші потреби.

Вкажіть свої цифри

Існує наука щодо управління підрахунком гостей та номерами відповідей, з якими стикаються навіть досвідчені планувальники заходів.

З одного боку, у вас є кількість учасників, які зареєструвались на захід, а з іншого боку, ви повинні взяти до уваги «відсутність шоу» та несподіваних гостей.

Безкоштовні події матимуть більший відсоток відсутність шоу (25% або більше), тоді як більшість подій із тикетом мають середній рівень відсіву 10% .

Використовуйте ці середні значення для контролю непотрібних витрат. Щоб бути в безпеці, включіть 2% буферну зону для прибуття в останню хвилину .

Скоротіть споживання континентального сніданку

Мало їжі, що обслуговує, створює більше відходів, ніж континентальний сніданок. Справа в тому, що люди стали більше знати про вуглеводи та висококалорійну випічку.

Зважаючи на це, вам все одно потрібно мати достатню кількість кави, чаю та води для своїх ранкових занять.

У багатьох випадках ви можете заощадити, придбавши газовану газовану страву по меню, а не стандартні пакунки на особу.

Розрахуйте 0,5 торта та 1,25 напою на людину для ділової зустрічі та трохи більше для сімейних груп з дітьми.

Розгляньте більше страв з їжею замість буфетів

Поширений міф, згідно з яким вибір шведського столу заощадить ваші гроші на поданій тарілці.

Однак, якщо ви поглянете на більшість посібників з громадського харчування, то побачите, що це просто неправда.

Громадські організації повинні готувати більше їжі на людину для фуршетів, що призведе до більшої кількості відходів.

І навіть незважаючи на те, що вимоги до сервірування столу нижчі за шведським столом, менеджерам поверхових приміщень все ще потрібен штатний персонал, який зможе встановити чисті столи та тарілки після їжі.

Суть в тому, що запис - це просто найвигідніший вибір між ними. .

Обмежте свою послугу бару

Відкриті бари можуть стати хітом для відвідувачів, але це, мабуть, найскладніша вартість, яку можна спроектувати заздалегідь.

Якщо ви працюєте з обмеженим бюджетом, то найкращим варіантом буде використовувати систему квитків, щоб контролювати споживання напою.

Завдяки цьому ви надаєте кожному гостю один або два квитки на випивку після прибуття, по суті, платячи за перший раунд напоїв.

Якщо у учасника закінчуються квитки, він може придбати готівкові напої безпосередньо у бармена.

Це система, яка дозволяє одночасно лікувати гостей та контролювати витрати.

Максимально збільште кожен укус на прийомах

Прийом аперитивів може спричинити хаос для будь-якого бюджету, враховуючи, що більшість готелів платять більше 3 євро за кожен вхід.

Стандартний посібник передбачає подачу 3-5 штук на людину на прийом перед вечерею та 10-15 штук на людину для їжі.

Ви можете обрізати ці цифри, включаючи провали з хлібом або картоплею фрі та коктейльні закуски, такі як сир та горіхові суміші.

Найголовніше - знайти замінники наповнювачів для закусок із більш високими цінами. Десертні вироби, такі як печиво або тістечка (розрізані навпіл), також можуть враховувати вимоги кожного гостя і порівняно недорогі.

Перегляньте план

Що стосується планування порцій, найкращим способом заощадити гроші є перегляд логіки кожного пункту у вашому меню.

Не просто додайте такий предмет, як нарізані фрукти, щоб задовольнити категоричну потребу. Подумайте, що насправді буде їсти ваш гість, і замовляйте належним чином.

Проведіть опитування зі своїми працівниками, які статті, на їх думку, будуть найбільш популярними. Ця проста вправа сама по собі може надихнути на зміни у вашому меню.

Контроль аудіо/візуальних витрат

Світлотехнічне та звукове обладнання має величезний вплив на презентацію вашого заходу, але, як правило, має величезний вплив на бюджет.

Якщо врахувати інші витрати на аудіо/відео, як проектори, доступ до Інтернету та відео-послуги, ця категорія швидко стає однією з найбільших цифр у вашому бюджеті.

Пошук недорогих варіантів маркетингу в Інтернеті

Маркетинг - це ще одна витрата, яка може зростати в геометричній прогресії, якщо ви не отримаєте результати відразу.

Поширення інформації для досягнення відвідуваності повинно проводитися ефективно, оскільки в іншому випадку не буде достатньо учасників для покриття витрат на захід.

Ось чому має сенс використовувати стільки безкоштовних або недорогих варіантів, щоб поширити інформацію про майбутню подію. На щастя, Інтернет має багато можливостей, які ви можете розглянути.